Een complete briefing voor copywriters [checklist]

Mijn advies aan elke ondernemer is om in eerste instantie altijd zelf je teksten te schrijven. Jij kent jezelf en je doelgroep het beste. En dat zijn twee belangrijke elementen bij het schrijven van een tekst. Heb je geen zin of tijd (meer) om zelf teksten voor je bedrijf te schrijven? Dan kun je kiezen: niets doen of een copywriter inhuren om dat voor jou te doen. Als je voor dat laatste kiest, kan een goede briefing je veel geld schelen. In dit artikel ontdek je hoe je een copywriter brieft.

Waarom brief je een copywriter?

Het schrijven van een briefing is niet verplicht. Een goede copywriter stelt je deze vragen toch wel. Maar het schrijven van een briefing helpt jou om jouw vraag helder te krijgen. Daardoor kan die tekstschrijver zijn (of haar) werk beter doen. En dat scheelt je tijd en geld, omdat je niet verzandt in eindeloze correctierondes, doordat de copywriter niet schrijft wat jij voor ogen had. Hoe gedetailleerder jij bent in je briefing hoe groter de kans is dat je tevreden bent met de output van de tekstschrijver. En die zal van jou houden als klant, omdat je hem helpt, zodat hij zijn werk goed kan doen.

Wat moet er in een briefing staan?

Wat er in een briefing moet staan, ligt eraan of je vaker met de copywriter hebt gewerkt of niet. Werken jullie voor het eerst samen, voeg dan informatie over jouw bedrijf toe. Hoewel schrijven schrappen is, geldt dat niet voor je briefing. Die mag uitgebreid zijn. Liever een link te veel in je briefing, dan dat de schrijver met vragen blijft zitten.

Jouw bedrijf

Heb je nog nooit met de tekstschrijver gewerkt? Stel jezelf en je bedrijf dan voor. Denk bijvoorbeeld aan:

• De naam van je bedrijf
• De missie en visie van het bedrijf
• Je merkverhaal/corporate story (als je die hebt)
• De (kern)waarden van het bedrijf
• Links naar je website en social media accounts
• Jouw naam en je contactgegevens
• Is het nodig dat de copywriter tijdens het schrijven contact met anderen opneemt? Geef dan ook de namen en contactgegevens van die personen door.
• Wie zijn je concurrenten? Zijn er dingen die je bewondert aan de concurrent? Welke zijn dat en waarom?

Tip: heb je bestaand marketing- en communicatiemateriaal (folder, flyers, brochures, websites, et cetera)? Geef het aan de copywriter, zodat hij dat kan bestuderen.

Het project

• Geef een (korte) beschrijving van het project waarvoor de copywriter aan de slag gaat.
• Wie is de doelgroep? Wie wil je bereiken met de tekst? Hoe bekend zijn ze met de materie, hoe goed kennen ze de organisatie en wat is hun taalniveau?
• Wat is het hoofddoel dat met de tekst moet worden behaald (informeren, entertainen, verkoop stimuleren)?
• Welke subdoelen zijn er? (bijvoorbeeld meer volgers op social media, meer bezoeken aan de website)
• Wanneer is de tekst een succes en hoe wordt dat gemeten? (aantal bezoekers aan de website, conversiepercentage, betrokkenheid op social media)
• Wanneer moet de tekst klaar zijn?

Details van de tekst

• Wat is de hoofdboodschap?
• Voor welk medium wordt de tekst geschreven (radio, tv, web, magazine, et cetera)?
• Moet in de tekst worden verwezen naar andere content, zoals foto’s, video’s of geluidsfragmenten?
• Wat is de call to action (wat moet de lezer doen na het lezen van de tekst)?
• Is er een tagline? Welke is dat?
• Hoeveel woorden moet/mag de tekst zijn?

Schrijfstijl gids

Heb je een stijlgids voor het schrijven van teksten? Geef je tekstschrijver een exemplaar. Die kan dit gebruiken om zich de schrijfstijl eigen te maken. Het voorkomt dat je extra correctierondes hebt, omdat de tekst ‘niet goed klinkt’. Heb je zo’n gids niet? Geen probleem. Geef de schrijver dan aanwijzingen, zoals:

• Eerste of derde persoon
• U of jij
• Tone of voice
• Hoe namen van het bedrijf, afdelingen, et cetera worden geschreven
• Hoe cijfers, zoals telefoonnummers, worden geschreven

Budget

Geld, wij Nederlanders praten er meestal niet graag over, maar elke schrijver wil weten wat het beschikbare budget is. Doe je daar moeilijk over, dan beginnen er automatisch alarmbellen te rinkelen en denkt de copywriter dat het een ‘het is heel goed voor je zichtbaarheid’-klus is (lees; beperkt of geen budget). Of hij ziet zichzelf al contact opnemen met een incassobureau. Wees dus eerlijk over je budget.

Hoe veel talent een schrijver ook heeft, hij is (meestal) niet helderziend. Jouw input is nodig, zodat de copywriter een tekst kan schrijven waar jij blij van wordt.