Zo houd je het vakantiegevoel op kantoor vast

Wie kent de verzuchting niet: terug van vakantie en alweer volop aan de slag, alsof je nooit weg bent geweest. Het lijkt alweer zo lang geleden dat je op een strand zat te niksen of juist met volle bepakking door de Sierra Nevada liep. Meestal betekent het dat je de draad weer oppakt en doorgaat met alles zoals je dat ook voor de vakantie deed, met het bijbehorende gevoel. Niks mis mee, want het heeft je tot nu toe veel opgeleverd. Maar het is ook jammer dat je het bijzondere moment van na-de-vakantie niet wat meer weet te benutten.

Start niet met je inbox

Het is verleidelijk om weer aan te haken bij alles wat speelt door je mailbox te openen. Als je dat niet tijdens je vakantie al gedaan hebt. Nadeel is dat je door allerlei fragmenten en delen van gesprekken probeert te reconstrueren wat er gebeurd is. Handiger is het om die mailbox pas aan te pakken, nadat je weer bijgepraat bent. Als je je out-of-office een dagje langer aan laat staan, ben je digitaal nog even weg, maar kun je wel alweer aan de slag gaan.

Bijpraten

Zoek de voor jou belangrijke partners op en praat bij. Het helpt als je ze voor de vakantie gevraagd hebt een bespreekpuntenlijstje bij te houden in plaats van jou te mailen. Door eerst met elkaar uit te wisselen hoe de belangrijkste zaken ervoor staan, kun je daarna veel preciezer bepalen waar voor jou nog acties liggen, wat prioriteit heeft en wat inmiddels achterhaald is en je alleen maar hoeft te archiveren. Daarnaast is het vaak een prettiger, socialere manier om weer terug aan de slag te gaan door elkaar te spreken, dan via losse e-mails er weer te zijn. Een gesprek kost meer tijd, maar het levert uiteindelijk een verdieping en versnelling op. Daarnaast hoef je vast maar met een paar sleutelpersonen aangesloten te zijn om weer volledig geïnformeerd te zijn over de hoofdzaken.

Door na zo’n gesprek de e-mails van deze persoon erbij te nemen (in Gmail typ je from:fred en in Outlook van:fred of afkomstigvan:fred) kun je de mails omzetten naar taken of archiveren, afhankelijk van wat je net hebt besproken. En als je eenmaal in de inbox duikt, dan kan sorteren op afzender of onderwerp een manier zijn om snel tientallen e-mails te groeperen en te verwerken. Lees in Out-of-office: minder inbox-stress rondom je vakantie meer tips om snel e-mails te filteren en te verwerken.

Ideeën, dromen, ambities verder aanpakken. Of niet.

Voor velen van ons is afstand – letterlijk en figuurlijk – tot het dagelijks werk ook een bron van inspiratie. Je krijgt vaak andere ideeën op een dakterras onder een sterrenhemel in Andalusië dan in een vergaderzaal op kantoor. Hopelijk heb je wat notities gemaakt of anderszins ideeën en inzichten vastgelegd. Welke projecten en acties komen daaruit?

De vakantieperiode is voor velen van ons ook een mooi moment om wat leeswerk te doen. De stapel aanbevolen boeken verwerken, de lees-laterlijst in je browser of speciale app wegwerken, geparkeerde pdf’jes ter inspiratie uit Evernote komen eindelijk aan de beurt. Na de vakantie is het een mooi moment de opbrengst van het leeswerk op te halen. Zaten er in die zaken die je gelezen hebt zaken waar voor jou acties uitkomen? Of kunnen de aantekeningen het archief in?

Later, misschien

Dat betekent niet dat je overal een project van moet maken, maar wel dat het helpt om het te doen of niet te doen. Het is verleidelijk – met name bij inzichten en inspiratie – om die waardevol te vinden, maar er verder geen actie op te ondernemen. Misschien voel je je er dan zelfs schuldig over. Alle goede ideeën, inzichten en inspiratie kunnen leiden tot mooie projecten en kunnen ook weloverwogen geparkeerd worden in archief of in wat we in Getting Things Done (verder: GTD) noemen: Later/Misschien. Nu geen commitment en nu geen actie, maar periodiek bekijk ik de Later/Misschien-lijst en wellicht is het dan een gunstig moment om er alsnog een project van te maken.

Voor de zaken waar je een project van maakt, is het idee in GTD dat je er een Gewenste Uitkomst en tenminste één Eerstvolgende Actie voor bedenkt. De Gewenste Uitkomst is dat wat er af moet zijn als je project klaar is. Eerstvolgende Acties zijn concrete stappen in de richting van die uitkomst. Door voor elk project begin en eind te bepalen, houd je de inspiratie van het eindbeeld en maak je het makkelijk er de komende dagen mee aan de slag te gaan. Eerstvolgende Acties zijn namelijk altijd heel concrete stappen.

Wat ga je niet meer doen?

Erg veel gedeelde artikelen, tenminste in mijn bubbel, gingen over niksen (uniek Nederlands, kennelijk). Periodiek niks doen, afstand nemen, het belang van reflectie. Op vakantie zal dat vast lukken. Al is het maar omdat een uur wachten op een huurauto een prima oefening in geduld is.

Ik ben benieuwd hoe dit soort inspiratie zich concreet vertaalt in het werk van alledag. Zoals je hierboven las, dan zou je voor bijvoorbeeld dat niksen een Gewenste Uitkomst kunnen bedenken en tenminste één Eerstvolgende Actie. Dat laatste kan veel betekenen:

• tijd nemen voor lunch met anderen
• wandelen tijdens een pauze
• smartphone-verbod rond de koffiemachine en waterkoeler
• eindtijd van het werk vastzetten en je daaraan houden
• geen vergaderingen meer langer dan 30 minuten (dus netto 25 minuten)

Gedrag veranderen

Het betekent dat je bepaalde zaken niet meer doet. Dat is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Immers, als het zo makkelijk was, dan had je het vast al eerder gedaan. Wat kan helpen om bijvoorbeeld die pauze te houden en niet nog even door te werken aan een presentatie?

Door een oververhitte iPhone (mucho calor in Andalusië) en een Tele2-storing heb ik zeker vier dagen geen smartphone gehad of geen internettoegang, wat zo’n smartphone aanzienlijk minder smart maakt. Het was ook mijn bedoeling veel minder met de smartphone aan de gang te zijn, maar ik heb toch tientallen keren op de iPhone-loze dag een reflexbeweging naar mijn broekzak gemaakt. Het went, maar gaat niet vanzelf.

Om het thuis vol te houden, zijn wat concrete acties makkelijker dan op wilskracht proberen gedrag te veranderen. In dit concrete voorbeeld:

• nog striktere aanpak van notificaties: nee, tenzij…
• kleurinstellingen op zwart/wit zetten, wat een lelijkere, minder aantrekkelijke smartphone oplevert
• bepaalde socialmedia-apps van de smartphone af halen en alleen via de mobiele browser gebruiken
• mail niet op eerste schermen

Dominogewoonten

Hoe kom je van gewoonten af die jou nog verder van dat vakantiegevoel af helpen? Zoek dan met name naar dominogewoonten. Deze gewoonten leiden tot een soort keten van gedrag. Positief gesteld: ’s ochtends beginnen met een grote, ingewikkelde klus levert zo’n positieve start van de dag, dat die dag soepel loopt. Hoe anders dan ’s ochtends in een maildiscussie verzeild raken of de dag beginnen met een onproductieve vergadering die uitloopt. Een aantal gewoonten kost niet alleen die tijd, maar kan impact op de hele ochtend of dag hebben.

Kortom, wat je anders wil doen is ook weer een project. Vraag jezelf af welke Gewenste Uitkomst je ter inspiratie voor ogen houdt en met welke concrete Eerstvolgende Acties je zorgt dat je dagelijks in de pas blijft. En archiveer of ‘later/misschien’ zonder schuldgevoel alle ideeën en inspiratie die leuk en aantrekkelijk waren op vakantie, maar geen project worden. Het vergroot meteen de kans dat je echte projecten de aandacht krijgen die ze verdienen.

Een wekelijks moment van reflectie

Waarschijnlijk heb je voor je vakantie opgeruimd, overgedragen, bepaald wat kon blijven liggen, oude projecten verwijderd, prioriteiten bekeken en opnieuw bepaald. Dat geeft meestal – al kost het wat kruim – een gevoel van controle en overzicht. Nuttig en nodig om ook echt even eruit te zijn. Een gevoel dat je elke week zou kunnen hebben met een gewoonte die binnen GTD het Wekelijks Onderhoud wordt genoemd: één keer per week een pas-op-de-plaats om georganiseerd te raken en terug en vooruit te kijken.

De meest bestendige manier om het gevoel van inspiratie uit de vakantie mee te nemen, is elke week een half uur tot een uur in je agenda te blokken op een wat rustiger moment (bijvoorbeeld vrijdag net na de lunch) om aantekeningen te verwerken, inboxen te legen, agenda en takenlijst te actualiseren, terug te kijken op de afgelopen week en vooruit te kijken en te prioriteren.

Door per week het gevoel van controle en overzicht te houden, voorkom je dat je enkele weken na de vakantie verzucht dat veranderingen toch niet beklijven. Zoals het ook te vaak met goede voornemens in het nieuwe jaar gaat. Per week de balans opmaken en bijsturen. Het kost tijd en energie, maar levert heel veel op. Probeer het eens een paar weken, alleen of met je team, en zie hoe je zo makkelijk koers houdt of bijstuurt waar nodig.