Out-of-office! Minder inbox-stress rondom je vakantie

Vaak is het één van de laatste dingen die je doet vlak voor je vakantie: de out-of-office-melding aanpassen en aanzetten. De laatste klussen die echt af moesten, zijn af. Dat wat je aan een ander kunt overdragen of waar een ander kan waarnemen, is in goede handen. Dus de hoogste tijd om de rest van de wereld te laten weten dat je er even niet bent. In dit artikel deel ik wat vragen die de tekst van de out-of-office oproept, bijvoorbeeld of je ook echt out-of-office bent. Immers, de laatste jaren is ‘office’ een weinig omlijnd begrip. In een tochtige bushalte met een smartphone kun je productief zijn.

Daarnaast lees je handige tips om de inbox een beetje te ontzien, zodat je bij terugkeer een zachte landing hebt. Hier en daar hoor ik kenniswerkers al voor de vakantie opzien tegen wat ze zullen aantreffen na de vakantie.

Mocht je er voor je e-mail uit zijn, dan is de volgende vraag hoe je diezelfde out-of-office-melding regelt voor berichten uit Slack, WhatsApp, Trello, Asana of Basecamp. Of denk aan DM’s uit Twitter of LinkedIn. Immers, je bent op vele manieren verbonden en waar e-mail klassiek out-of-office kent, is dat voor veel andere platforms niet geregeld.

Wel of niet van de radar af?

Een wezenlijke vraag voor de out-of-office is of je wel of niet bereikbaar wil zijn tijdens je vakantie. Regelmatig laten kenniswerkers dat een beetje in het midden in hun out-of-office. Wat kun je bijvoorbeeld verwachten van meldingen als deze:

• Ik bekijk mijn e-mail minder vaak
• Ik heb waarschijnlijk beperkt toegang tot mijn e-mail
• Als je e-mail dringend is, reageer ik zo snel ik kan

De bedoelingen zijn vast goed. Maar als ik haast heb, heb ik er nu niks aan en als ik geen haast heb, vind ik het zonde als je mijn mail tijdens je vakantie gaat verwerken.

De ambivalentie van zo’n tekst is misschien ook de ambivalentie van het achterliggende besluit: ik ben fysiek wel out-of-office, maar digitaal heb ik het office bij me en check ik af en toe in. Het risico daarvan is dat je niet écht bereikbaar bent en ook niet écht weg, een verschil met als je helder besluit om elke dag mail te checken of dat juist niet te doen.

Of dat je een afspraak maakt met iemand die jouw mail bekijkt om bij urgente zaken een WhatsAppje te sturen. Dit tegenover de mededeling aan iedereen dat je er niet bent en dat iedereen elk besluit mag nemen dat nodig mocht zijn om issues op te lossen.

Het is maar vijf minuten…

In workshops over e-mail hoor ik vaak, zeker van zzp’ers of medewerkers van kleine ondernemingen, dat even de e-mail bekijken maar een paar minuten kost. En aangezien je daarmee misschien een klant of collega blij maakt, is het een kleine moeite. Helemaal te begrijpen en het is zelfs voorstelbaar dat als je niet je e-mail checkt je er vaker aan denkt (FOMO), dan als je even een snelle check doet. En wat zijn die paar minuten op een verder vrije dag?

Tegelijkertijd is de kans klein dat je echt maar een paar minuten bezig bent met de e-mail en dus met je werk. Er bestaat zoiets als cognitief- of aandachtsresidu. De handelingen zijn op zich een paar minuten, maar je hersenen zijn er vaak langer mee bezig. Even een brood halen kan vijf minuten duren. Daar ben je daarna klaar mee. Maar een e-mail met een complexe vraag afhandelen of een kwestie aanpakken die de achterblijvers niet kunnen oplossen, is waarschijnlijk niet zomaar uit je hoofd. Je hoofd laat niet zomaar een kwestie los, zeker niet als het iets is waar je intensief over na hebt gedacht.

Ook is de kans groot dat hetgeen dat je besproken hebt tot vervolgacties leidt, waar je die dag best nog eens aan zult denken. Immers, ons hoofd houdt niet van losse eindjes. Vandaar dat je hoofd die gedachten iedere zoveel tijd weer eens presenteert: “Hoe zou het afgelopen zijn met die klacht van De Vries?” of “Zou NewCo het tegenvoorstel accepteren?”

Breder, dieper & verder kijken

Je kunt ook overwegen om wel productief te zijn, maar dan niet met operationele en lopende kwesties. Denk aan strategischer niveau, op langere termijn. Je zou de afstand die je letterlijk en figuurlijk hebt ook kunnen gebruiken om eens wat breder, dieper of verder te kijken. Om eens naar over een paar jaar te gaan in gedachten en je af te vragen wat er dan anders moet zijn dan nu.

Een interessante leestip in dit verband is Diep werk (affiliate) van Carl Newport. Newport stelt dat jouw vermogen om diep werk te doen de manier is om relevant te blijven de komende jaren. En geen concurrentie van AI’s en robotjes te hebben. Diep werk is werk dat veel waarde toevoegt en waar je langere tijd aaneen en in diepe concentratie mee bezig moet zijn.

Single serving-devices maken het makkelijker

Ik vond een hardloophorloge handiger om mee te lopen, dan de app op mijn smartphone. Hiermee heb ik dan geen afleidingen onder het lopen. Horloges doen maar één ding, hoewel die ook steeds ‘slimmer’ worden, en daardoor zie je berichtjes en dergelijke niet. Uiteraard kan een smartphone in de vliegtuigstand, maar het is altijd meer een bron van afleiding dan een basic horloge.

Dus neem op vakantie een horloge mee. Een wekker, een eierwekker, een tijdschrift en maak de smartphone overbodig voor al die zaken. En als je dan een wekker zet, zie je geen meldingen van allerlei nieuws of kom je niet in de verleiding eens na te gaan wat er nieuw in de wereld is.

Out-of-office versus e-mailregel of -filter

Je kunt in de meeste mailprogramma’s een out-of-office-melding maken, die voor een bepaalde periode aan iedereen die jou mailt één keer jouw bericht stuurt. Een alternatief is een e-mailregel (Outlook) of filter (Gmail) maken. Het belangrijkste nadeel van een regel of filter is dat elke keer dat iemand een e-mail stuurt, er een out-of-office-bericht verstuurd wordt.

Het belangrijkste voordeel is dat je preciezere voorwaarden kunt maken, zodat het antwoord dat verstuurd wordt kan afhangen van het e-mailadres van de verzender. Of van domein of woorden in onderwerpregel of de mail. Als je een algemene out-of-office-regel maakt en daarbij een aantal specifieke, dan kunnen verzenders twee antwoorden van je krijgen. In Outlook kun je bij de laatste stap van een e-mailregel uitzonderingen aangeven. In Gmail gebruik je negatieve zoektermen.

Standaardantwoorden

Om een standaardantwoord naar een bepaalde verzender te sturen, gebruik je in Gmail standaardantwoorden. Gebruik je die optie nu nog niet, zet die dan aan (onder Instellingen bij Labs). Als je een mailtje maakt, zie je nu bij de verzendknop opties om een standaardantwoord te maken op basis van deze tekst.

In Outlook kun je een e-mailregel maken die een sjabloon stuurt, dus richt je op de diverse sjablonen die je wil gebruiken. Je kunt dan voor bepaalde personen, groepen of onderwerpen een eigen out-of-office regelen.

Met een filter of regel kun je de e-mail ook een label of categorie geven. Je weet dan bij terugkeer dat deze mails al een eerste antwoord hebben gehad en welk antwoord dat was. Dat maakt dat de verwerking als je terug bent, sneller gaat.

Intern mag het wat duidelijker (en leuker)

Veel mailprogramma’s kennen het verschil tussen in- en externe out-of-office-meldingen. Intern hoef je misschien minder uitvoerig de alternatieven te noemen en is een wat persoonlijker stijl misschien wel aardig.

Het is intern een goed idee om af te spreken elkaar liever niet te mailen tijdens afwezigheid, maar om een bespreekpuntenlijstje te maken. Zo’n bespreekpuntenlijst werk je dan bij terugkeer af. Dit is doorgaans veel sneller en productiever, dan als de teruggekeerde collega uit e-mails moet reconstrueren wat de stand van zaken is rond een aantal kwesties.

De boodschap

Smaken verschillen, maar het kan helpen te bedenken wie je mogelijk een e-mail sturen bij de keuze voor een gifje. Dus een leuke out-of-office-melding over de consumpties die je nu gebruikt, de locatie waar je bent of een out-of-office die zogenaamd van de thuisblijvende afwezigheidsassistent is, vallen misschien minder goed bij klanten die klachten naar jouw e-mail sturen. Die leuke gif is dan misschien niet zo’n topidee.

Ben je weg tot of ben je terug op?

Het is een kleine moeite om goed aan te geven, maar voor de ontvanger is wanneer je er weer bent misschien een meer welkome boodschap dan tot hoe lang je weg bent.

Neem een dagje in je out-of-office voor een zachte landing. Het kan helpen om je eerste werkdag digitaal nog out-of-office te zijn. In feite is dat ook vaak zo, want je hebt even tijd nodig om aan te haken bij alles en iedereen. Door jezelf daar tijd voor te gunnen, maak je een betere start. En je kunt de collega’s en teamgenoten die voor jou bespreekpuntenlijstjes hebben gemaakt, belonen met ruime aandacht.

Waar kun je nu terecht?

Het is handig om de verzender concrete opties te bieden wie er op dit moment met welke kwesties kunnen helpen. Heb je meerdere rollen, dan is de kans groot dat je meerdere personen als alternatief biedt. Vaak is een e-mail makkelijker dan het nalezen van een help-pagina, maar wie weet zijn er bronnen waar je naar kunt verwijzen waar een aantal kwesties die anderen jou voorleggen worden uitgelegd. Alle hulp is welkom.

Controleer of je handtekening ook onder de out-of-office komt. Zeker als deze lang is (aanwezigheid op social media, campagne van de week, de aansporing deze e-mail niet te printen, disclaimer in twee talen), dan kan dat afleiden van de compacte out-of-office.

… en je mail wordt verwijderd

Je kunt uitleggen aan de verzender van de e-mail dat je op 15 augustus aan de e-mail toekomt. Je kunt ook zeggen dat je er dan weer bent en dat deze e-mail verwijderd wordt. Ook gezien de alternatieven die je biedt om de verzender nu te helpen, is de kans groot dat deze e-mail in deze vorm over enkele weken niet meer relevant is. Dus het is misschien wel lekker opgeruimd terugkeren van vakantie als je e-mailinbox helemaal leeg is.

Let op dat de verzender misschien zijn e-mail zou willen intrekken of aanpassen als hij of zij weet dat jij out-of-office bent. Het is mogelijk dat iemand je liever belt als je terug bent, dan één van de honderden mailtjes te zijn die in de inbox wachten op antwoord. Of dat degenen waar je in je out-of-office naar verwijst de kwestie hebben opgelost, zodat de mail weg kan.

Mocht je dat een wat robuuste strategie vinden voor klanten, dan kun je deze regel ook alleen hanteren voor je interne out-of-office. Collega’s kunnen hun punten op een bespreekpuntenlijstje bijhouden en zijn weer aan de beurt als je terug bent.

Houd je inbox opgeruimd met filters en regels

Mocht je jouw e-mail willen lezen tijdens je vakantie, dan is het handig als het de meest relevante e-mail is. Bij terugkeer van vakantie kan het helpen als je niet een grote bak mail hebt, maar stapeltjes. Denk aan degene die vroeger op je huis paste tijdens de vakantie en reclame en drukwerk van echte post scheidde. Dat is net wat sneller verwerken, aangezien je dan weet dat het mapje Facturen alleen maar rekeningen bevat en het mapje LinkedIn alleen maar LinkedIn-updates.

Maak dus regels (Outlook en Mac Mail) of filters (Gmail) om minder mail in je inbox te hebben en te zorgen voor stapeltjes met voorspelbare inhoud. In Outlook of Mac Mail maak je dan voor alle soorten mail een apart mapje. In Gmail ken je een label toe. Bijvoorbeeld:

• Urgent: mail die de verzender als urgent heeft gemarkeerd, hoe betrekkelijk de inschatting van sommigen van ons ook is. Zo was een telefoontje dan misschien handiger geweest. Maar goed, urgent in een mapje ‘urgent’.
• Alleen aan mij: zet e-mail waarbij jij de enige ontvanger bent (‘alleen aan mij verzonden’ in Outlook) apart. Helaas lijkt dat in Gmail niet te kunnen.
• Nieuwsbrieven: alle nieuwsbrieven die je wil hebben, denk hierbij aan het unieke e-mailadres of de naam van de nieuwsbrief. Of wat generiek met ‘nieuwsbrief’ of ‘newsletter’ erin. Hoewel vaak ook als zoekterm voor nieuwsbrieven ‘unsubscribe’ of ‘uitschrijven’ kan helpen.
• Robot-mail: alle mail met ‘no reply’ in allerlei varianten in het e-mailadres. Voeg hier ook updates van CRM- of ERP-systemen aan toe.
• CC-mail: ook niet waterdicht, maar het idee met mails die je krijgt waarin je in de CC staat is dat ze voor jou ter informatie zijn. En je dus niet in actie hoeft te komen. Maak eventueel als uitzondering op deze regel e-mails waarbij in de tekst staat @Jouwnaam of Jouwnaam, aangezien iemand je dan in de e-mail aanspreekt.
• Social: alle updates van social media.

Met minder inspanning je vakantie in

Met wat voorbereiding en praktische handgrepen ga je hopelijk met minder inspanning je vakantie in. En uiteraard bepaal je helemaal zelf of en hoe je bereikbaar wil zijn voor de wereld.