Het ideeënplatform: zo stimuleer je innovatie onder medewerkers [case]

Innoveren lijkt het buzzwoord van de eenentwintigste eeuw. En we willen het allemaal: vernieuwing, zodat de organisatie relevant blijft. Maar hoe stimuleer je innovatie onder medewerkers? Een social intranet kan hierbij helpen.

Kennisinstituut Deltares, dat onder andere een belangrijke rol had bij het realiseren van de Deltawerken, gebruikt het social intranet om innovatie te stimuleren. En het werkt: binnen driekwart jaar zijn er 116 ideeën ingediend, drie ideeën in de plan-van-aanpak-fase en drie ideeën in de projectfase. Hoe heeft Deltares dat voor elkaar gekregen? En wat kun je daarvan leren voor je eigen organisatie? Mariska van Gelderen, communicatieadviseur bij Deltares, geeft in dit artikel de belangrijkste learnings.

Wat is Deltares?

Allereerst een kijkje in de keuken bij Deltares. Deltares is gehuisvest naast de TU Delft. Daar staan twee hallen vol met grote bassins en goten om golven en stroming na te bootsen en onderzoek te doen. De unieke golfgoot van 300 meter lang, de Deltagoot, laat regelmatig golven op ware grootte los op constructies om effecten van extreme golven op dijken, duinen, golfbrekers of offshore bouwwerken te testen. In de laboratoria wordt ook de interactie van water en ondergrond, de opbouw en de draagkracht van de ondergrond onderzocht.

De kennis en expertise van Deltares levert bij aan goed leefklimaat in kwetsbare deltagebieden. Kennis vergaren en delen gebeurt in nauwe samenwerking met overheden, ondernemingen, kennisinstellingen en universiteiten in binnen- en buitenland. Deltares speelde bijvoorbeeld een grote rol bij de ontwikkeling van de Palmeilanden in Dubai. Ook was het betrokken bij grote rampen, zoals de tsunami in Zuidoost-Azië en orkaan Katrina die een spoor van verwoesting achterliet in de Amerikaanse staat Louisiana. Verder dragen ze hun steentje bij door onderzoek te doen naar het terugdringen van de plasticsoep en helpen ze Boyan Slat bij de verwezenlijking van zijn droom om plastic uit de oceaan te halen.

Openlijk kennis delen

Iedere dag zijn ruim 800 medewerkers – zoals hydrologen, waterbouwkundigen, ecologen, geotechnici, geologen en economen – bezig met wetenschappelijk onderzoek. Ze bouwen softwaremodellen, proefopstellingen en staan met hun laarzen in de modder om de resultaten in het veld te testen. Uiteindelijk maken ze na al die tests hun kennis bruikbaar voor anderen. Kennis wordt gedeeld in de overtuiging dat werken vanuit een ‘open community’ kansen biedt om het nóg beter te doen en om van elkaar te leren. Zo komen ze (gezamenlijk) tot slimme innovaties waar mens, milieu en maatschappij van profiteren en tot toepassingen die de waterveiligheid vergroten, het economisch rendement verbeteren én de natuur ten goede komen.

Als kennisinstituut speelt Deltares dus een belangrijke rol bij het testen, ontwikkelen en toepassen van innovaties wereldwijd. Innovaties brengen hen als kennisinstituut vooruit. Zonder innovatie geen economische groei, zonder kennis geen innovatie.

Innovatie stimuleren via intranet

Dat Deltares baat heeft bij het stimuleren van innovatie staat buiten kijf. Waarom is er gekozen om dat via het intranet te doen?

Aanleiding

Voordat Deltares op zoek ging naar een goede socialintranet-oplossing, heeft het onderzoek gedaan naar de meerwaarde van een nieuw social intranet voor de organisatie. De uitkomsten zijn uitgewerkt in verschillende casussen. Een van die casussen was het creëren van een plek waar medewerkers hun innovatieve ideeën en marktkansen kunnen delen, verrijken en toetsen. En de mogelijkheid om een idee te volgen. Dus het moest meer zijn dan de mogelijkheid om een berichtje te plaatsen.

“Wij maken gebruik van een ideeënplatform. Dit platform is door onze socialintranet-leverancier gebouwd en gekoppeld aan het intranet. Het stelt ons in staat om, via het intranet, online ideeën te delen. Samen over ideeën praten in combinatie met onze expertise helpt om innovatieve ideeën te laten groeien.”  – Mariska van Gelderen, communicatieadviseur Deltares

Ideeënplatform

Het ideeënplatform biedt ruimte om innovatieve ideeën en concepten te delen en te verrijken met kennis van collega’s. Alle medewerkers kunnen actief bijdragen, door bijvoorbeeld ideeën te posten of door te reageren op een idee. Zo wordt de haalbaarheid en potentie van een idee besproken en ontstaan samen de beste ideeën. Met het platform wordt samenwerking tussen units, afdelingen en vestigingen verder gestimuleerd. Bovendien is het nu een transparant en permanent proces om goede ideeën uit de organisatie te krijgen en deze verder te brengen.

Innovatie in de praktijk

Medewerkers kunnen via het platform hun idee indienen. Dat kan in de ‘open marktplaats’ of via een ‘challenge’.

Open marktplaats

Medewerkers die met een idee rondlopen kunnen te allen tijde hun idee indienen op het platform via de ‘open marktplaats’.

Challenge

Ook worden er ‘challenges’ uitgeschreven: voor een specifiek onderwerp wordt er actief gezocht naar ideeën en oplossingen. Die challenges worden zowel via het social intranet, als via aankondingsborden bij de koffieautomaat onder de aandacht gebracht. Ook worden er gericht mensen op geattendeerd. Elke challenge heeft een team dat bestaat uit experts. Zij reviewen alle ingezonden ideeën en geven alle idee-eigenaren feedback op hun idee. De feedback kun je ook teruglezen op het platform.

Het ideeënplatformteam

Het ideeënplatformteam zoekt actief mee naar relevante collega’s voor reacties en feedback op zowel inhoudelijk als procesmatig gebied. Denk hierbij bijvoorbeeld aan inhoudelijke experts en collega’s die ervaring en affiniteit hebben met het onderwerp. Minstens elk kwartaal worden alle ideeën besproken door het ideeënplatformteam. Dit team bestaat uit medewerkers vanuit de hele breedte van de organisatie. Zij bekijken samen of en hoe het idee het beste verder kan worden gebracht. Hierbij wordt onder andere gekeken naar:

• Aansluiting bij een behoefte of vraag uit de markt of onderzoekswereld
• Aansluiting bij het strategische plan van Deltares
• Toepassing (dat het in de praktijk daadwerkelijk toegepast kan worden) en marktpotentie
• Innovativiteit en originaliteit

Stuur je een idee in, dan krijg je naast adviezen, nieuwe connecties en inzichten ook de mogelijkheid om met een sparringpartner samen de cruciale aspecten van het verdere ontwikkeltraject te bespreken. Het levert een deelnemer dus altijd iets op. Het meest recent ingediende idee of reactie op het idee wordt door een widget op de homepage getoond. Zo komen de ideeën, het platform en de medewerker dus extra onder de aandacht.

Een reactie van een idee-eigenaar:

“Je idee publiceren, ook zonder directe prijs, levert een klein netwerk op van gelijkgestemden. Zo kun je elkaar in de toekomst makkelijk vinden. Verder ontvang ik feedback op mijn idee van meer mensen dan alleen mijn naaste collega’s, ook van mensen van andere afdelingen die ik minder vaak zie of zelfs niet ken. Mijn idee komt nu veel verder dan de koffieautomaat.”

De voordelen

Bij het stimuleren van innovatie via het intranet komt meer kijken dan puur alleen een platform beschikbaar stellen. Er is een bedrijfsproces aan gekoppeld, er moet budget voor worden vrijgemaakt, het moet onder de aandacht worden gebracht en er is een team dat de ideeën reviewt. Als je dat als organisatie hebt geregeld, dan levert het voor zowel de organisatie als medewerker veel voordelen op.

Voordelen voor medewerkers:

• Er is een plek voor ideeën
• Medewerkers blijven eigenaar van hun eigen idee
• Medewerkers kunnen een idee volgen
• Medewerkers worden verdergeholpen met hun idee door het innovatieteam
• Het netwerk van medewerkers wordt vergroot
• Medewerkers worden enthousiast van andere ideeën, raken geïnspireerd en de drempel om een idee in te dienen wordt steeds lager

Voordelen voor organisatie:

• Goede ideeën helpen de business verder
• Het vergoot de medewerkerstevredenheid
• Ideeën blijven niet liggen en worden serieus opgevolgd
• Innovatie wordt gestimuleerd
• Inzicht in wat er leeft bij medewerkers
• Inzicht in innovatieproces

Resultaten

Het ideeënplatform staat sinds de livegang in juli 2017 in de top 10 van meest bezochte pagina’s van het intranet. Kort samengevat de resultaten:

• 116 innovatieve ideeën
• 3 ideeën met zoveel potentie dat er budget beschikbaar is gesteld om het nader te onderzoeken en aan te scherpen
• 3 ideeën zo goed dat het nu projecten zijn
• Het ideeënplatform staat in de top 10 meest bezochte pagina’s op het intranet
• Collega’s volgen ideeën en reageren op ideeën
• Idee-eigenaren voelen zich gehoord, breiden hun netwerk uit en ontvangen constructieve feedback

Deze resultaten overtuigden de jury van de Intranet Value Award 2018 voor het toekennen van de prijs aan Deltares. Het ideeënplatform heeft zijn toegevoegde waarde dus ruimschoots bewezen.

Learnings

Wil je ook aan de gang met het stimuleren van innovatie via het ideeënplatform? Dit zijn de belangrijkste punten om in je achterhoofd te houden:

1. Verbind offline met online

Een social platform kan de offline communicatie versterken en vice versa. Zo ook bij innovatie. Door middel van ideation-sessies te houden en direct de discussie en resultaten online te delen, haal je het beste uit medewerkers en de organisatie. In de ideation-sessies wordt het onderwerp toegelicht en worden mensen uitgedaagd om in een brainstorm hun ideeën te delen. Deze worden meteen besproken en aangescherpt door de deelnemers. Vervolgens posten de idee-eigenaren de resultaten online op het platform.

2. Borg het proces in de organisatie

Faciliteer niet alleen een technisch platform, maar kijk hoe je het beste aansluit op behoeften en bestaande processen in je organisatie. Leg het vast en bed het in. Zo heeft Deltares gekeken hoe het ideeënplatform aansluit op de zaken waar ze al aan werken en hoe ze bepaalde groepen van de organisatie kunnen activeren om de kansen te vergroten om een idee te laten landen. Daarnaast heeft Deltares een ideeënplatformteam in het leven geroepen, dat zorgt voor het faciliteren van de challenges en het beoordelen van ideeën. Hier wordt dus tijd voor vrijgemaakt. Zij vragen actief naar problemen die een oplossing behoeven. Als dat zo is, wordt er gezamenlijk een challenge opgezet waarin verantwoordelijkheden en budget zijn vastgesteld.

3. Vragen werkt beter

Een vraag naar een idee of oplossing over een specifiek onderwerp (challenge) werkt beter dan het spontaan indienen van een idee (open marktplaats). Een challenge heeft een duidelijk doel, een eigen team van mensen die er baat bij heeft dat er goede ideeën worden ingediend én er is een tijdslimiet aan gekoppeld. Hierdoor zijn de belangen anders en zit er meer energie op het proces.

4. Volg het afgesproken proces op

Geef snel en kwalitatieve feedback. Zorg er dus voor dat de idee-eigenaar verder op weg geholpen wordt. Dit stimuleert medewerkers om een idee in te dienen (ze krijgen ‘waar voor hun geld’). Bovendien verdienen medewerkers het ook dat de tijd die ze in het idee hebben gestoken wordt beloond met feedback.

Samen over ideeën praten in combinatie met de kennis van medewerkers helpt om innovatieve ideeën te laten groeien. Door offline met online te verbinden kun je (flexibel) inspelen op de veranderende vraag van de markt, maar ook van de medewerker.

Ben jij na het lezen van deze learnings enthousiast om ideeën onder collega’s of medewerkers te delen en innovaties te stimuleren via een ideeënplatform? Of heb je zelf nog tips? Deel het in een reactie!