Process design: dit is wat Google & Spotify succesvol maakt

Google en Spotify weten wat hen succesvol maakt. Dit succes wordt vaak uitgelegd aan de hand van innovatieve producten, nieuwe services of ontwrichtende businessmodellen. Vandaag wil ik daarom een andere kant van hun succes belichten: de manier waarop ze werken. Het process design van Google en Spotify is een van de meest ondergewaardeerde en minst beschreven aspecten van hun succes. In dit artikel vertel ik je er meer over.

Google en Spotify focussen zich zowel op wat voor producten ze maken, als op hoe ze die producten maken. Andere innovators doen dit ook. Hierbij spelen process designers een rol. Process designers zijn speciale werknemers die ontwerpen hoe collega’s samenwerken.

Dan rijst de vraag ‘Wat is process design en wat is de waarde ervan?’ Ik deel deze vraag op in tweeën. Eerst leg ik uit wat ik bedoel met proces. Daarna leg ik uit wat een process design is.

Inhoud versus proces

Wat is een proces? Dit kan ik het beste uitleggen met een voorbeeld. Stel je voor, jij en ik bestellen samen een pizza. Terwijl we dit doen, kunnen we het hebben over twee dingen: de inhoud en het proces.

Inhoud gaat over wat voor een pizza we bestellen. We vragen ons bijvoorbeeld af naar welke pizzeria we gaan, welke pizza het wordt en hoe groot hij is. Alle vragen zijn gericht op de inhoud of op wat we doen.

Als we focussen op het proces denken we na over hoe we de pizza bestellen. Wat verwacht ik van jou en jij van mij? Wat verwacht ik van de pizza? En hoe beslissen we welke pizza het wordt?

Walnut Model

De methode om op twee verschillende manieren na te denken over hoe we pizza bestellen – of hoe we samenwerken – wordt het Walnut Model of het Content and Process Model genoemd. Het is afkomstig van de Swedish Defence University.

Het model is een interessant hulpmiddel om te begrijpen wat er gebeurt als mensen samenwerken, zoals bij het bestellen van pizza. Ik wil bijvoorbeeld pizza met salami, terwijl jij er een met tonijn wil. Jij wil dat deze pizza de beste pizza wordt die je in je leven hebt gegeten, terwijl ik alleen maar mijn honger hoef te stillen en het me niet uitmaakt hoe de pizza smaakt. En trouwens, ik bel de pizzeria in mijn eentje op en beslis zelf welke pizza we gaan eten!

Wat gebeurt er als we ons alleen focussen op de inhoud, maar niet op het proces? Een van ons zal niet de pizza eten die gewenst is.

Organisatorische problemen

Genoeg gepraat over pizza. Wat heeft dit te maken met problemen op werk?

Organisaties en teams zijn netwerken van mensen die samenwerken om een ​​gemeenschappelijk doel te bereiken, zoals een pizza bestellen. In 1969 schreef emeritus MIT-hoogleraar en organisatiecultuur big fish Edgar Schein: ”Alle organisatorische problemen zijn fundamentele problemen waarbij menselijke interacties en processen een rol spelen. Ongeacht hoe technisch of financieel het probleem is, mensen zijn altijd betrokken bij het ontwerp en de implementatie ervan.”

Alle organisatieproblemen zijn dus interpersoonlijke problemen. Hoe beter we deze problemen (processen) begrijpen en kunnen identificeren, hoe beter we ze kunnen oplossen. De kans dat de oplossingen worden geaccepteerd en uitgevoerd door het hele team of de hele organisatie, wordt daardoor ook groter.

Lees op deze (verouderde) website meer over het boek en over Edgar Schein en zijn visie op processen. Het boek uit 1969 is een aanrader als je er meer over wil weten!

Alle organisatieproblemen zijn interpersoonlijke problemen.

Wat een process designer doet

Process designers geven inzicht in het proces en de interpersoonlijke problemen. Dit gaat over wat er om je heen en tussen jou en anderen gebeurt. Herinner je je nog dat jij en ik hele andere verwachtingen hadden van de pizza die we wilden bestellen? Een process designer maakt ons hiervan bewust en biedt tools om onze verwachtingen overeen te laten komen.

Bij het oplossen van problemen helpen process designers teams en organisaties op verschillende manieren. Zo denken ze na over wat het doel is en waar het betreffende team of de organisatie behoefte aan heeft. Ook bedenken ze hoe teams en organisaties het beste zelf oplossingen kunnen vinden.

Process designer als procesconsultant

Schein zegt het volgende: “Bij het helpen van anderen kunnen consultants drie rollen aannemen: de expert, de arts of de procesconsultant. De expert geeft deskundig advies over hoe je het probleem kunt oplossen. De arts lost het probleem voor je op. Een procesconsultant helpt anderen zichzelf te helpen.”

Een procesconsultant helpt anderen zichzelf te helpen.

Een process fesigner geeft anderen de ruimte om te leren hoe ze het probleem zelf kunnen oplossen. Als hetzelfde of een vergelijkbaar probleem zich in de toekomst voordoet, kan het team het zelf oplossen en is de process fesigner niet meer nodig.

Meestal faciliteert de process designer één of meerdere sessies om de groep te helpen het probleem zelf op de lossen. Dit complete proces van probleem naar oplossing noem ik het design.

Wat een process designer precies doet, hangt af van het team of de organisatie, het probleem en de gewenste uitkomst. De daadwerkelijke vorm kan verschillen van een workshop tot het coachen van anderen, het helpen bij een cultuurverandering of het faciliteren van een strategie-, innovatie- of co-creatiesessie.

Google & Spotify

Zowel Google als Spotify focussen zich op hoe werknemers samenwerken en op wat zij maken. Beide bedrijven hebben process designers die het proces van teams binnen de organisatie zo goed mogelijk designen, al noemen ze hen anders. Wil je meer weten over de manier waarop zij dit doen? Bekijk dan de volgende twee bronnen:

• Google deelt via het eigen blog re:Work tools, onderzoeken en ideeën van de eigen organisatie en andere organisaties. Dit varieert van teaminteracties en organisatiecultuur tot alles dat bijdraagt aan een betere manier van met elkaar omgaan. Op die manier willen ze dat mensen blijer, gezonder en productiever kunnen zijn. Lees bijvoorbeeld dit artikel over het belang van psychologische veiligheid in teams.
• Spotify heeft onlangs twee video’s gepubliceerd waarin ze uitleggen en visualiseren hoe er in het bedrijf wordt samengewerkt en wat voor cultuur ze creëren. Bekijk hieronder deel 1, en hier deel 2.

Relevantie van process designers

De wereld verandert elke dag. En dat gaat steeds sneller. Om relevant te blijven voor klanten moeten organisaties blijven innoveren. De problemen waarmee organisaties te maken hebben zijn groter, complexer en hebben meer stakeholders dan ooit. Daarnaast worden werknemers diverser met meer variërende achtergronden en meningen. Dit maakt het steeds lastiger om met goede oplossingen te komen.

Process design stelt jou in staat om het potentieel van een organisatie of team om te zetten in de meest creatieve oplossingen. Het beste eindresultaat krijg je door je op zowel de inhoud als het proces te focussen. Zo doen Google en Spotify het ook.

Pizza en process design

Om terug te komen op onze pizza: door te bespreken hoe we de pizza gaan bestellen, eten we allebei de pizza die we willen!

Heb jij al ervaring met process designers in je bedrijf of ben je van plan er binnenkort mee aan de slag te gaan? Ik lees je verhaal graag terug in een reactie!