Agenda eerst, takenlijst later: zo krijg je weer grip op je werkdag

Inkomende acties stroomlijnen en goed inplannen: je kunt er een dagtaak aan hebben of je er zelfs in verliezen. De oplossing? Zorg niet alleen voor inzicht in je werk, maar ook voor overzicht. En vraag je telkens af of ene activiteit echt belangrijk is of alleen maar urgent. Ik deel graag een paar praktische handvatten uit Getting Things Done (aff.) en een stroomschema om belangrijke en urgente acties van elkaar te onderscheiden, die mij helpen om overzicht te houden over mijn dagelijks werk.

Inkomende berichten stroomlijnen…

Begin vorig jaar schreef ik in ‘Information overload? Zo stroomlijn je e-mail, messaging en social media’ al eens over de enorme hoeveelheid berichten die de meesten van ons dagelijks binnenkrijgen. Notificaties, e-mails, tweets, statusupdates, enzovoort. Wat mij hielp om die continue stroom te beheersen, heeft te maken met kiezen welke informatie ik wil ontvangen en hoe, met schrappen, en vooral ook met zelfdiscipline.

… en taken goed inplannen

Uit inkomende berichten volgen natuurlijk vaak acties, handelingen en taken. Ik ontvang die meestal via e-mail, soms via WhatsApp of iMessage, en vaak leveren afspraken en vergaderingen ook acties op. Ik schets graag hoe ik overzicht houd over mijn dagelijks werk, en welke keuzes ik daarbij maak. Twee belangrijke verschillen helpen mij daarbij.

Het verschil tussen inzicht en overzicht en het verschil tussen belangrijk en urgent. Ik ga op beide kort in en schrijf dan verder over hoe ik hier in de dagelijkse praktijk mee omga.

Inzicht versus overzicht

Net als waarschijnlijk velen van jullie, schipper ik voortdurend tussen enerzijds inzicht in de inhoud van mijn werk en anderzijds overzicht over mijn taken. Dat is een belangrijk verschil.

• Inzicht vind ik nog vrij gemakkelijk te verkrijgen, namelijk door de inhoud van taken en werkzaamheden tot me te nemen. Ik leest een e-mail nog eens door, sla er nog eens een document op na, enzovoort. Dat kost uiteraard tijd en het vraagt een bepaald kennisniveau, maar ingewikkeld is het niet.
• Overzicht krijgen in die veelheid aan berichten vind ik echter veel lastiger. Wat moet wanneer gebeuren? Wie verwacht wanneer wat van mij? Dit monitoren kost niet alleen tijd, maar vraagt ook het nodige jongleren. Veel mensen doen dat gewoon in hun gedachten, maar mij lukt dat niet.

Dit artikel gaat over hoe ik hiermee omga. Met een aantal hulpmiddelen probeer ik eerst overzicht te krijgen en houden, om vervolgens taak voor taak, actie voor actie, inzicht te krijgen en de activiteit uit te voeren.

Urgent versus belangrijk

Een ander verschil is voor mij ook relevant, namelijk dat tussen urgent en belangrijk. Jaren geleden leerde mijn eerste leidinggevende me dit, die het weer had opgepikt uit ‘The Seven Habits of Highly Effective People’ (aff.) van Stephen Covey.

Covey maakte van belangrijk versus urgent een kwadrant. Als je dat online opzoekt, vind je verschillende versies. Ik kies voor deze, omdat hierbij belangrijke en urgente dingen linksboven staan, en meteen daarnaast de belangrijke en meer langetermijndingen.

Inkomende taken beoordelen

Aan de hand van de tegenstelling belangrijk-urgent probeer ik ingekomen berichten of activiteiten te beoordelen en sorteren. Ik heb daarvoor een mini-procesje bedacht dat mij alweer een aantal jaren erg goed helpt.

Handvatten uit Getting Things Done

Hiervoor heb ik wat praktische hulpmiddelen geleend uit de methode ‘Getting Things Done’ van David Allen. GTD is een onderwerp op zich, maar ik heb er heel basaal een structuur van mappen op gebaseerd.

• Actie: dingen waar ik op korte termijn iets mee moet. En korte termijn is bij mij in principe vandaag of morgen.
• Later: taken of berichten die wat meer middellange termijn zijn en die ik bijvoorbeeld deze of volgende week kan afhandelen.
• Wacht op: ik heb iemand iets gevraagd en wacht nog op respons. Deze map check ik eens in de paar dagen.
• Archief: de rest van de berichten belandt hier. Sommige mensen vinden het prima om alles in één map te hebben. ik vind het prettig om voor lopende projecten een submap te hebben, en gebruik een map ‘Zzz’ voor al het andere.

Door twee tot vier keer per dag berichten consequent in een van deze mappen te plaatsen, houd ik die inbox in principe op nul. Ik heb dus nooit meer tientallen (ongelezen) berichten in m’n mailbox. Ze zijn netjes verdeeld. Dat geeft heel veel ademruimte.

(Sommige mensen die werken volgens Getting Things Done gebruiken overigens ook nog de map ‘Ooit’ voor dingen die ze nog eens een keer willen doen. Dat heb ik ook een tijd geprobeerd, maar uiteindelijk heb ik de map toch weer verwijderd. Berichten die ik ‘ooit’ wil lezen gaan bij mij naar Instapaper – dat zijn meestal inhoudelijke stukken of artikelen – en dingen waar ik te zijner tijd eens iets mee wil doen, bewaar ik in Evernote. Maar dat is een onderwerp voor een andere keer.)

Classificatie op basis van urgent versus belangrijk

Op basis van welke criteria beoordeel en sorteer ik inkomende berichten dan? Dat doe ik door bij elke nieuwe taak of activiteit de volgende vragen te stellen. Dat lijkt heel ingewikkeld, maar dat is het niet. Na een paar dagen gebruiken, gaat het bijna vanzelf.

1. Is iets belangrijk én urgent? Dan handel ik het meteen af. Zo nodig laat ik alle andere dingen meteen vallen.
2. Is iets wel belangrijk, maar niet urgent? Moet ik er iets voor uitzoeken of uitwerken? Dan maak ik tijd vrij in mijn agenda, bijvoorbeeld een paar uur in een van de volgende weken.
3. Is het niet belangrijk, maar wel urgent? Dan vraag ik me af of iemand anders het kan doen, en zo nee, dan zet ik de taak op mijn actielijst voor later die dag of eventueel een dag later.
4. Is het niet belangrijk en ook niet urgent? Eventueel probeer ik het te delegeren, soms stop ik de actie in mapje ‘Later’, maar vaak ook in het archief, of zelfs in de prullenbak.

En dat past natuurlijk ook netjes in het kwadrant van Covey.

(Ik moet hierbij natuurlijk ook zeggen dat je voor jezelf heel goed moet weten wat belangrijk is. Wat past bij je persoonlijke langetermijndoelen, die van je functie, of die van je team, afdeling of organisatie. Maar ook dat is weer een heel ander onderwerp.)

Waarom geen ‘to do’- of takenapp?

“Ik spendeer graag mijn hele werkdag in mijn inbox”, zei niemand ooit. Dus dat geldt voor mij net zo goed. Ik probeer mijn inbox zoals gezegd leeg te houden. Maar toch laat ik de dingen die ik moet doen in m’n e-mail staan. Waarom gebruik je dan geen takenapp, hoor ik je denken.

De afgelopen jaren heb ik wel met diverse taken(lijst)apps geëxperimenteerd. Het laatst was Wunderlist de app die ik, met een aantal collega’s, gebruikte. Vanuit een van de ingangen (e-mail, messaging, vergaderingen) kwam een taak dan binnen en die verplaatste ik dan naar mijn takenlijst.

Ik heb geprobeerd dat te automatiseren met IFTTT, bijvoorbeeld door e-mails met het label ‘Actie’ automatisch naar Wunderlist door sturen, of reminders die ik via Siri in de app Herinneringen bewaar, automatisch naar mezelf laten e-mailen.

Maar ik merkte steeds dat dit me niet écht hielp. Tegelijk wilde ik niet én m’n mailbox én een takenapp in de gaten houden, naast Slack, iMessage, WhatsApp, enzovoort. Dus bleef die goede oude agenda over. Die laat me zien wat ik wanneer moet doen, en ik kan aan activiteiten natuurlijk ook een duur meegeven.

Agenda eerst, takenlijst later

Resultaat van bovenstaande is dus dat ik probeer zo veel mogelijk in mijn agenda te leven. Daar staan immers de belangrijke dingen die niet (altijd) urgent zijn, en dus anders nooit door tijdsdruk als vanzelf in beeld komen. Zo blok ik een paar uur om aan een document of offerte te werken. Een uur om een e-mailnieuwsbrief voor te bereiden. Maar ook een halfuur om met een relatie te bellen, en krijg ik geen contact, dan verschuif ik dat blokje naar later op de dag of later die week.

Valkuil van primair je agenda gebruiken: ik moet niet vergeten ook tijd in te ruimen om die ‘losse’ taken ook te doen, die bij mij nu in mijn mapje ‘Actie’ en ‘Later’ staan, maar bij jou misschien in een notitieboekje of in een takenapp. Anders zit mijn agenda vol en moet ik extra uren maken om je werk gedaan te krijgen. Dat is natuurlijk niet zo erg, maar als het een gewoonte wordt, wordt niemand daar blij van. Ook mijn werkgever of opdrachtgever niet, maar in de eerste plaats ikzelf niet.

Hoe houd jij overzicht over je werk? Hoe classificeer jij binnenkomende berichten en acties? Welke media gebruik je daarvoor? Deel het in de comments hieronder.