Ontwerpen in scrumprojecten: 3 stappen voor de beste agile aanpak

Hoe werk je ontwerpen uit bij het ontwikkelen van nieuwe websites en applicaties? Daarmee wordt verschillend omgegaan. In traditionele projecten worden de ontwerpen grotendeels vooraf uitgewerkt en worden er gedurende het project wijzigingen doorgevoerd. Dat is kostbaar, omdat de applicatie dan al deels of helemaal is gebouwd. Het is daarom een goede keuze om het project op basis van scrum aan te pakken. Dat is momenteel bij heel veel bedrijven al de norm. Zo stellen overheidsorganisaties en andere grote organisaties steeds vaker scrum als voorwaarde bij softwareontwikkeling. Maar hoe zit het dan met ontwerpen binnen scrumprojecten?

Werk als designer niet het hele design vooraf uit. Ook is het niet handig om de opdrachtgever met een gedetailleerd grafisch design de indruk te geven dat alles al duidelijk en afgestemd is, en als het ware ‘alleen nog maar even hoeft te worden gebouwd’. Je ontneemt de klanten, gebruikers en developers dan de mogelijkheid om tussentijds te toetsen, te ervaren en waar nodig bij te stellen.

Het is veel effectiever als je de ideeën en ontwerpuitgangspunten al zo vroeg mogelijk met klanten en gebruikers gaat toetsen. Dat sluit ook beter aan bij een agile aanpak. In een agile aanpak werkt een gefocust multidisciplinair team (het scrumteam) in korte perioden van één tot vier weken (de sprints) aan de geleidelijke verbetering van een product. Het team realiseert vanuit een geprioriteerde wensenlijst (de product backlog) de belangrijkste onderdelen het eerst. Aan het eind van iedere sprint is er een werkend product dat getoetst kan worden met klanten en gebruikers (de stakeholders). Onderstaande afbeelding geeft de aanpak van zo’n scrumproject weer.

Een scrumteam kent naast de development-teamleden de volgende twee rollen. De scrum master coacht het team in het scrumproces, en de product owner is het aanspreekpunt voor het scrumteam over het te ontwikkelen product en de afstemming met de stakeholders.

Hoe ontwerp je binnen een scrum-aanpak?

De vraag is nu: hoe pas je in zo’n scrum-aanpak op een zo goed mogelijke manier de ontwerpwerkzaamheden in? Hoe ver ga je met het uitwerken van de ontwerpen vooraf, en wat kun je juist beter overlaten aan de sprints in de uitvoeringsfase van het project?

Het antwoord op deze vragen zit hem in de drie belangrijkste uitgangspunten voor een succesvol project:

1. Ga al zo vroeg mogelijk samenwerken met klanten en gebruikers
2. Anticipeer op wijzigingen door keuzes pas te maken op het moment dat het echt noodzakelijk is
3. Richt je op een goede teamsamenwerking

Globale opzet van het ontwerp

Met dit in je achterhoofd is het zinvol om binnen de sprints een globale opzet van het ontwerp te maken en dit vooral met klanten of gebruikers van je systeem te toetsen. Dit kan bijvoorbeeld door eerst op hoofdlijnen aan te geven hoe de gebruikersflows door de applicatie kunnen zijn (dit kan in de vorm van ‘draadmodellen’, ook wel wireframes genoemd). Deze draadmodellen en de uitgangspunten voor de interactiedesigns kun je dan toetsen met de verschillende soorten klanten of gebruikers die van je applicatie gebruik gaan maken.

Het uitwerken van het gedetailleerde grafische ontwerpen laten we echter bewust over tot het moment dat deze user stories in de sprints aan de orde komen. Op deze manier kun je steeds zo optimaal mogelijk meenemen wat uit het toetsen met de klanten en gebruikers is geleerd.

Wat in de uitvoeringsfase ook helpt is als je de toe te passen huisstijl en de herbruikbare componenten, voor zover die er zijn, al klaar hebt liggen.

In onderstaande afbeelding is aangegeven hoe je in zo’n proces van globaal idee op een efficiënte manier tot realisatie in de sprints kunt komen.

1. Stel een klantpanel samen, zodat je direct kunt beginnen met toetsen

Een heel goede manier om ideeën uit te werken is om deze direct te toetsen met een klantpanel. Daarbij geldt: hoe eerder hoe beter. Samen brainstormen met je doelgroep is altijd beter dan vanuit een ivoren toren bedenken hoe het zou moeten zijn.

2. Ga canvassen

Het gebruik van het ‘Value Proposition Canvas’ is een aanpak om op een gestructureerde en snelle manier te kunnen zien wat de taken en echte wensen van de klant zijn. Het canvas dwingt je om kort en bondig te formuleren en te denken. Je kijkt naar wat klanten echt willen, welk probleem je voor ze oplost en waar hun pains en gains liggen. Dit helpt om in kaart te brengen wat de uitwerking van het idee gaat oplossen en wat je product of dienst moet ‘kunnen’.

3. Gebruik een vision board

In het product vision board vat je je productvisie kort en krachtig samen. Wat zijn de doelgroepen, wat zijn de pains en gains uit het canvas, uit welke onderdelen gaat je product bestaan en wat levert het op? Als dat voor iedereen duidelijk is, scheelt dat veel discussies en communicatie. Dat maakt projecten ingrijpend effectiever!

Probeer de focus te houden op het testen van je ideeën en erachter te komen wat het belangrijkste is. Bepaal wat minimaal noodzakelijk is om je product in de markt te zetten (minimum viable product) en welke onderdelen best nog even mogen wachten. Als je je productpropositie goed hebt getoetst, wordt het ook veel makkelijker om te bepalen hoe je applicatie moet gaan werken. Het globale interactiedesign kun je dan bijvoorbeeld toetsen met wireframes. Een ingewerkt scrumteam kan vervolgens prima op basis van huisstijlstandaards en al beschikbare onderdelen zelf het grafische design per sprint uitwerken voor de onderdelen die dan aan de orde zijn.

Voorbeelden uit de praktijk van hoe het wel moet:

• ‘Het klantpanel is bij ons bij alles betrokken.’
• ‘In de opstartfase gaan we hier canvassen om tot een heldere vision te komen.’
• ‘Grafische ontwerpen maken we hier met name voor het interactie-ontwerp.’
• ‘Binnen enkele weken hebben we een vision, product backlog en de scope van het minimum viable product (MVP).’
• ‘Voor het MVP worden wireframes en een globaal interactie ontwerp uitgewerkt.’
• ‘De bouw start zonder functioneel ontwerp.’
• ‘Per sprint geeft het klantpanel terugkoppeling om het product te verbeteren.’

Voorbeelden van hoe het niet moet:

• ‘Dit idee is gewoon goed. Toetsen met klanten is niet nodig.’
• ‘In onze situatie is toetsen met klanten niet mogelijk.’
• ‘Dit design is zo mooi, dat willen we zeker hebben.’
• ‘De directie heeft al ja gezegd.’
• ‘Alles is eigenlijk al uitgewerkt. De techneuten hoeven het alleen nog maar te bouwen.’
• ‘Alles is onderdeel van het MVP.’

Ten slotte: aan de slag?

Meer over het gebruik van canvassen lees je in dit eerdere artikel. Een uitleg over hoe je het vision board kunt gebruiken lees het best op de website van Roman Pichler zelf. Ook zijn boek ‘Agile productmanagement with Scrum’ (aff.) is echt een aanrader.

Afbeelding met dank aan 123RF.