In 6 stappen slimmer werken & langetermijndoelen halen

Elke dag slimmer werken? We ontvingen veel positieve feedback op ons artikel waarin we hiervoor 6 tips gaven. Maar een aantal mensen gaven aan moeite te hebben om doelen te halen die wat groter zijn of wat verder weg liggen in de tijd. Vandaar 6 nieuwe tips die je kunt gebruiken om niet alleen elke dag slimmer te gaan werken, maar ook elke week. Zo kun je ook de langetermijndoelen behalen.

1. Start met reflectie, vergroot je horizon en verbindt doelen met je rollen

Als je al gewend bent om in dagdoelen te denken (zie tip 1 uit het vorige artikel) dan heb je al een flinke stap voorwaarts gezet. Maar hoe verbind je deze dagdoelen met doelen die verder weg liggen? Niet alleen werkdoelen, maar ook privédoelen? Tijdens onze trainingen horen we dat veel mensen juist deze koppeling erg lastig vinden, vooral als doelen heel groot en onbereikbaar lijken. Een nieuwe taal leren, een diploma halen, die leuke functie krijgen, een eigen bedrijf succesvol maken, een nieuw product bedenken, enzovoort.

Een quote van Vincent van Gogh geeft hierbij richting: “Grote zaken krijg je niet gedaan op basis van impulsen, maar door een serie van kleine zaken samen te brengen.” Hoe voorkom je dan dat je op basis van impulsen elke dag wel veel doet (hard werkt), maar niet het gevoel hebt dat je ‘goed bezig bent’ (slim werkt)? Dat je wel je dagdoelen haalt, maar niet de doelen die verder weg liggen?

Grotere doelen zijn alleen te halen als je ze kleiner maakt, ze opbreekt in subdoelen. Werk je alleen met grote doelen, dan zul je merken dat er nogal een drempel is om überhaupt aan dat doel te beginnen, laat staan erop te kunnen sturen.

Grote zaken krijg je niet gedaan op basis van impulsen, maar door een serie van kleine zaken samen te brengen. – Vincent van Gogh

Stel per rol één, maximaal twee doelen

Bedenk wat de rollen zijn die je nu in je leven al hebt, zowel werk als privé en zowel formeel als informeel. Misschien ben je officieel projectmanager, maar geef je ook spreekbeurten over een bepaald onderwerp of coach je nieuwe collega’s. Zet die rollen in een mindmap (zie bovenstaande afbeelding). Stel per rol één, maximaal twee doelen voor de komende ‘overzienbare’ tijd. Een kwartaal is een mooie tijdseenheid om in te werken. Lang genoeg om echt wat te bereiken en kort genoeg om te overzien.

Vertaal dan een doel naar een kleinere eerste stap. Bijvoorbeeld voor de rol ‘sport(st)er’: doel over twee kwartalen is het lopen van de halve marathon onder de twee uur. De opbreking in de mindmap is dan bijvoorbeeld: over 4 maanden 45 kilometer per week lopen (3 maal 10 km en 1 maal 15 km) waarvan de 10 kilometer onder de 50 minuten en over 2 maanden gemiddeld 35 kilometer per week lopen (2 maal 10 en 1 maal 15 km) en voor komende weken 3 maal 10 kilometer per week. Als je zo al je rollen hebt ‘opgebroken’ in je mindmap naar subdoelen, dan kun je deze als tijdsblokken in je (week)agenda zetten. Bij deze tip is het wel van belang dat je elk kwartaal ook kijkt naar hoe de voortgang is en reflecteert, zodat je nog kunt bijsturen richting je jaardoelen.

2. Begrijp wat je motiveert en maak daar gebruik van

Om doelen te halen zul je keuzes moeten maken, bijvoorbeeld in wat je wel en niet gaat of kunt doen. Vraag je daarbij af wat voor jou belangrijk is in het leven. Wat motiveert je? Waar ben je goed in? Waar krijg je energie van? Wat zijn je waarden? Door je hiervan bewust te zijn, kunnen de antwoorden op deze vragen een grotere rol spelen bij keuzes die je maakt. Elke dag. Om grip te krijgen op je talenten, zaken waar je goed in bent en hoe je die kunt ontwikkelen, adviseren we je eerst ‘Ontdek je sterke punten’ (aff.) te lezen van Marcus Buckingham en de gratis test te doen (die bij andere methodieken tot wel 200 euro kosten!) om je vijf talentgebieden te ontdekken.

Daarna kun je dan ‘Benut je sterke punten’ (aff.) lezen en toepassen. Om je waarden en principes te expliciteren, adviseren we je om eens rond te neuzen op de site van ‘het deugdenproject‘ en ze op te nemen in je mindmap (zie onderstaande afbeelding).

3. Ontwikkel nieuwe, betere gewoonten en stop met de slechte

Zeker bij slimmer werken willen we graag nieuwe, betere gewoonten aanleren en stoppen met slechte gewoonten, maar dat is lastiger dan we denken. Volgens onderzoeker B.J. Fogg van het Stanford Persuasive Technology Lab zijn mensen die veel wilskracht moeten opbrengen om tot nieuw gedrag te komen, juist de eersten die weer terugvallen in oud gedrag of zelfs ‘slecht gedrag’ gaan vertonen op andere gebieden. Volgens hem kun je wilskracht vergelijken met spierkracht. Een spier raakt vermoeid en kan dan niet veel meer. Fogg stelt dat je juist met heel weinig, maar wel consistente, wilskracht grote positieve veranderingen in je gedrag kunt bewerkstelligen op de langere termijn.

Zijn onderzoek wijst op het bestaan van een ‘motivational wave’: een golf van motivatie die opkomt, maar ook weer verdwijnt. Veel mensen starten een nieuwe gewoonte of proberen doelen te halen op de toppen van de golf (zie lijn A). Dit houden ze een tijdje vol, maar als de golf inzakt, stoppen ze en beginnen ze weer bij de volgende ’motivatiegolf’. Na een paar golven geven ze op en proberen ze wat nieuws. Volgens Fogg moeten we daarmee stoppen en juist op lijn B (heel weinig motivatie voor nodig) beginnen met nieuwe gewoonten en deze zo klein maken dat je er eigenlijk geen nee tegen kunt zeggen.

Volgens Fogg heeft het geen zin om tegen een kind te zeggen: “Stop met op je nagels te bijten”, of tegen een volwassene: “Stop toch met roken.” Gedrag is volgens hem immers op te delen in drie stappen:

1. De aanleiding (A)
2. Het gedrag zelf (G)
3. De beloning (B)

Als je je bewust wordt van stap 1 (aanleiding) en stap 3 (beloning) dan kun je bewuster beslissen over stap 2. Ofwel: wat je gaat doen (gedrag). Als je iets anders wil gaan doen, moet je volgens Fogg op zoek gaan naar een goede aanleiding (A) en beloning (B). Dan kun je het ‘middenstuk’ (G) beter aanpakken. In het voorbeeld van nagelbijten is de aanleiding bijvoorbeeld nervositeit en de beloning: een rustiger gevoel. Je zou dus het nagelbijten (gedrag) kunnen verwisselen bijvoorbeeld met het spelen met een kralenarmbandje.

De kunst is, volgens Fogg, om nieuw gedrag terug te brengen tot hele kleine stapjes, hij noemt dit ‘tiny habits’ (zie onderstaande voorbeeld over roken). Eigenlijk zijn het nog geen gewoonten (‘habits’) en zou je ze, wat ons betreft, beter ‘minidoelen’ kunnen noemen. Je gaat immers via minidoelen naar je hogere doel: een nieuwe gewoonte. Je moet volgens Fogg je gedrag gaan opdelen in ‘minidoelen’ die zo klein zijn dat je er gewoon geen nee tegen kunt zeggen: lijn B in de afbeelding hierboven. Het geheim van een goed ontworpen minidoel is het kiezen van de juiste A en de juiste B.

Elke dag flossen

Hij bespreekt het voorbeeld van elke dag flossen. Als A kies je dan ‘tanden poetsen’ (je maakt het je nog makkelijker als je een bakje in je gezichtsveld neerzet waar je de draadjes al op de goede lengte hebt ingelegd). Je neemt je dan voor maar één tand te flossen (G, of het minidoel). Het héél klein maken is erg belangrijk volgens Fogg (zie ook deze video). Als B zet je bijvoorbeeld elke keer een streepje op een post-it die je op de spiegel plakt (met daarop ook de datum dat je gestart bent). Dat helpt je te zien hoe vaak je hebt geflost (en om het ook daadwerkelijk elke dag vol te houden: het ‘kettingeffect’). Die ene tand kost je zo weinig tijd en moeite dat je dit gemakkelijk drie weken vol kunt houden, daarna ga je alleen je voortanden flossen. Na twee weken je hele bovengebit enzovoort. De valkuil bij het vormen van nieuwe gewoonten is dat je te snel wilt opschalen. Eerst moet de gewoonte zich vormen, daarna ga je opschalen.

4. Begin met de ’hoeksteengewoonten’ en bedenk strategieën voor terugval

Stel nu dat het niet lukt, hoe komt dat dan en wat zou je daaraan kunnen doen? Wat het lastig maakt, is dat stress het mechanisme van zelfbeheersing en daardoor je wilskracht ondermijnt, dat beschrijft gezondheidspsychologe Kelly McGonigal in haar boek The Willpower Instinct (aff.). Volgens McGonigal voert een gebied in je prefrontale cortex, ze noemt dit je ‘verstandige ik’, overleg met een gebied in het oudste gedeelte van je brein wat ze je ‘impulsieve zelf’ noemt. Onder de druk van stress wordt het overleg vaak in het voordeel van je impulsieve zelf beslecht. Angsten, depressies, eenzaamheid en zelfs chronische pijn zijn volgens McGonigal in verband gebracht met een lage zelfbeheersing.

Gelukkig is er wat aan te doen. Als we B.J.Fogg (van de vorige tip) erbij betrekken, dan stelt hij dat er een aantal ‘key stone habits’ zijn, die je jezelf eerst eigen moet maken. Zeker als het nieuwe gedrag complex is. Bijvoorbeeld om af te vallen, te stoppen met roken, om slimmer te gaan werken of (nog lastiger) je werk/leven-balans te verbeteren. Volgens Fogg kun je beter eerst met deze ‘hoeksteengewoonten’ beginnen, omdat je daarmee een ‘sterkere wilskracht-spier’ opbouwt. Hoeksteengewoonten zijn: voldoende slapen, goede voeding, beweging en meditatie, maar ook tijd doorbrengen met vrienden en familie.

Mocht het tóch niet lukken om je wilskracht te vergroten, en dat zal vast gebeuren, dan zijn er volgens McGonigal 5 strategieën die je helpen om niet terug te vallen in ongewenst gedrag.

1. Iedere keer als er een beloning in beeld komt, komen er stofjes vrij in je brein die je een goed gevoel geven en je motiveren te gaan voor de ‘impulsieve oplossing’. Je helpt je ’verstandige ik’ door pauze te nemen, diep in- en uit te ademen en tegelijkertijd te denken aan ‘je toekomstige zelf.’ Ofwel: de versie van degene die graag wil zijn (je ‘versie 2.0’, zogezegd).
2. Je ’impulsieve zelf’ is zo gevoelig voor een kortetermijnresultaat dat het de neiging heeft je langetermijndoelen te negeren in de beslissing die je nu moet nemen. Voorbeeld: studenten in een onderzoek kozen eerder voor het direct ontvangen van $50 dan te kiezen voor $100 over twee weken. Dit wordt het ‘korting nu’-effect genoemd en wij als mens zijn hier erg gevoelig voor. Wees je daarvan dus bewust.
3. Bouw een ‘sociale controle’ in door iemand te vertellen dat je met een bepaald langetermijndoel bezig bent of door te vragen met je mee te doen.
4. Bekijk of je ‘de schepen achter je’ kunt verbranden. Dan moet je wel vooruit en verder, bijvoorbeeld om handmatig mindmappen echt te leren, gooi je al je gelinieerde blocnotes weg en koop je een speciaal mindmap-notitieboekje (en potlood met gum).
5. Je schuldig voelen als het niet lukt of als je vervalt in ongewenst gedrag, leidt juist tot méér ongewenst gedrag. Wees mild voor jezelf, begin opnieuw en maak zo mogelijk de minidoelen nog een stapje kleiner.

De enige manier waarop je jouw doelen zeker niet gaat halen, is door deze op te geven. Terugvallen gaat gebeuren en is niet erg, maar zorg ervoor dat je snel weer op het juiste spoor zit door hier vooraf over te na te denken.

5. Plan je doel als eerste en werk dan in blokken

De grote valkuil is ‘geen tijd meer over te hebben’ bij het proberen te halen van je langetermijndoelen. Hoe ga je hiermee om? Door het om te draaien! Maak hierbij gebruik van tip 6 uit ons vorige artikel: reflectiemomenten. Probeer niet het hele komende jaar of kwartaal in één keer te plannen, maar begin eens met het verdelen van je grotere doelen over perioden van twee weken. Korter is vaak te snel voorbij en langer geeft je het gevoel dat het nog ver weg is. Bovendien kun je in twee weken nog bijsturen als het niet lekker loopt (bijvoorbeeld als je na één week nog niet veel bent opgeschoten).

Breek je weekdoelen op naar dagdoelen en bekijk welke dagdoelen je op welke dag het beste kunt behalen. Zorg ervoor dat je niet alle ‘witruimte’ in je agenda inkleurt met geplande blokken, want je zult wat uitloop nodig hebben. Plan je werk in blokken (zie ook tip 4 van ons vorige artikel: ‘werk in tijdsblokken’). Bijvoorbeeld: twee of drie e-mailblokken op een vast moment in je agenda. Ga dit niet steeds tussendoor verwerken. Een creatief schrijfblok één tot anderhalf uur na je ontbijt. Een administratief blok vlak voor de lunch (met een lekkere lunch als beloning) enzovoort. Houd rekening met reistijd en uitwerk- of reflectietijd, bijvoorbeeld na een afspraak. Als je in een team werkt, gebruik dan een zogenaamd ‘kanban’-board of scrumboard om het werk onder te verdelen in ‘werkvoorraad’, ‘onderhanden werk’ en ‘gereed werk’. Werk dan samen in korte sprints: een periode van bijvoorbeeld twee weken.

De enige manier waarop je jouw doelen zeker niet gaat halen, is door deze op te geven.

6. Doe niet alles zelf, werk in kleine groepen en gebruik een dashboard

Volgens Hoogleraar sociale psychologie Roos Vonk is de toegenomen grootschaligheid een probleem geworden. “De problemen zijn te grootschalig, waardoor niemand er meer grip op heeft.” Op het gebied van werk is een nadeel van de grote schaal dat je niet meer uit eigen ervaring weet wat mensen kunnen, waar ze goed in zijn. In kleine groepen kun je dat gewoon zien bij je mede groepsleden. We hebben het grootste deel van onze evolutionaire geschiedenis in kleine groepen geleefd… We zouden eigenlijk terug moeten naar kleinere en meer overzichtelijke samenlevingsvormen.

Jonge mensen willen allemaal beroemd worden

Het verdwijnen van kleine verbanden zou ook kunnen verklaren dat jonge mensen tegenwoordig allemaal beroemd willen worden. Mensen zijn groepsdieren, ze zijn veel gelukkiger als ze samen ergens aan werken dan als ze bezig zijn met punten scoren”. Een gezamenlijk doel verbindt (zie tip 5). Tijdens de rit (om het doel te halen) kunnen teamleden zien wie wat doet, samen reflecteren en leren, gemotiveerd blijven en zien waar je elkaar kunt helpen. Gebruik hierbij een (dynamisch) team-dashboard, ofwel een overzicht van hoe doelen met elkaar verband houden en in hoeverre het team bezig is om die doelen ook daadwerkelijk te halen.

Want, door nieuwe ontwikkelingen en informatie ‘live’ te kunnen toevoegen (dynamisch), kun je beter sturen. Zorg ervoor dat je niet alleen bepaalt waarop je wil sturen (bijvoorbeeld door gebruik te maken van bestaande en bekende modellen zoals het INK-model, het Business Model Canvas, het OGSM enzovoort), maar neem ook in je ‘sturingsmodel’ de doelen en de motivatie daarachter (de waarom van het team) voor de komende tijd op. Maak het daarmee werkbaar (zie tip 1 uit ons vorige artikel). Dit principe van het gebruik van een overzicht in de vorm van een bestaand (of zelf ontworpen) dashboard kan gebruikt worden op elk niveau binnen de organisatie.

Gebruik de motivatiegolf alleen om op gang te komen

In het eerste artikel lag de nadruk op elke dag slimmer te gaan werken en in dit artikel op slimmer werken op de wat langere termijn. Door onder andere je blik wat verder (op de) weg te richten en niet met al deze tips tegelijkertijd te beginnen, maar juist die tips eruit pikken die voor jou, de komende tijd, goed kunnen werken. Gebruik de ‘motivatiegolf’ alleen om op gang te komen. Begin eerst zelf door per tip een ‘gewoontesysteem’ te ontwerpen (A-G-B, en dus onder de golf) en probeer later, samen met anderen (je team), meer tips te implementeren en monitoren. Help elkaar bij terugval.

Download de poster

Wil je de 6 tips in compacte vorm als poster? Je kunt de poster hier downloaden.

Heb je nog vragen, of misschien zelf tips? Laat ze hieronder achter. Zo kunnen we elkaar helpen.

Afbeelding intro met dank aan 123RF.