Waarom visueel brainstormen zoveel oplevert voor software-ontwikkeling

Brainstormen doe je altijd als je een nieuw systeem gaat ontwikkelen of een bestaand platform gaat uitbreiden. Het doel van zo’n sessie is om – in een relatief korte tijd – veel bruikbare ideeën te verzamelen. Op basis daarvan kun je later een gebruikerservaring gaan ontwerpen. Maar aan zo’n traditionele brainstorm, waarbij iedereen zijn ideeën uitspreekt en opschrijft, zitten vaak een hoop haken en ogen…

De nadelen van traditioneel brainstormen

In een traditionele brainstorm zit je met een aantal mensen om tafel en roept iedereen wat in hem of haar opkomt. Het grootste probleem van deze techniek is dat mensen die hard kunnen roepen de meeste input leveren, en mensen die wat meer introvert zijn vaak niet gehoord worden. Je geeft in de brainstorm simpelweg een podium aan mensen die goed kunnen praten, terwijl de input van de ‘stille krachten’ vaak onmisbaar is.

Een ander nadeel van deze traditionele opzet, is dat het vertellen van een idee flink veel ruimte voor interpretatie over laat. Als je aan twee mensen je idee vertelt, krijgen ze waarschijnlijk allebei een ander plaatje in hun hoofd. Om dat allemaal te voorkomen, kun je er voor kiezen om niet traditioneel, maar visueel te brainstormen.

Wat is visueel brainstormen?

Als je mensen hun ideeën laat tekenen en schetsen – in plaats van vertellen en opschrijven – krijgt iedereen een eerlijke kans om zijn of haar visuele zegje te doen. Je kunt elkaar immers makkelijk overschreeuwen in een groep, maar elkaar overtekenen is een stuk lastiger.

Als je iets schetst, weet je bovendien bijna zeker dat je het over hetzelfde hebt. Het is een cliché, maar o zo waar: een beeld zegt meer dan duizend woorden. De kans is dus groter dat iedereen elkaar meteen goed begrijpt. En dat is niet alleen handig binnen de groep die aan het brainstormen is, maar ook voor de ontwerpers en ontwikkelaars die uiteindelijk met de output van de brainstorm aan de slag gaan.

Het is een cliché, maar o zo waar: een beeld zegt meer dan duizend woorden.

Hoe gaat zo’n brainstorm in zijn werk?

Stel, je wil een visuele brainstorm organiseren om ideeën te verzamelen, concepten en oplossingen te bedenken voor een nieuwe website, leer-of werkomgeving, webshop, portal of iets vergelijkbaars. Wanneer doe je dat dan in het proces en hoe pak je dat aan?

Wij zetten deze techniek in als we weten wat de gebruikersbehoeften precies zijn en welke doelstellingen de opdrachtgever heeft. In de brainstorm kunnen we bij die wensen en behoeften een aantal functionaliteiten, content, afbeeldingen, teksten etc. bedenken. We zorgen er altijd voor dat we ons eerst goed hebben ingeleefd in de (eind)gebruikers en de organisatie, zodat we de brainstorm in kunnen kaderen. Vervolgens gaan we in 4 stappen aan de slag met de visuele brainstorm.

1. Zorg dat je de juiste mensen bij elkaar zet

Verzamel een groep van 15 á 20 personen die belangrijk zijn voor het succes van het project. Dat zijn zowel mensen uit de organisatie als het bureau dat de oplossing gaat bouwen. Je hebt mensen nodig uit allerlei disciplines: designers, ontwikkelaars, de product owner, mensen van marketing & communicatie, specialisten van de IT-afdeling en natuurlijk: de doelgroep.

Het liefst zijn de eindgebruikers fysiek aanwezig bij de brainstorm. Als dat niet lukt, betrek je ze in de vorm van persona’s. Zorg er voor dat alle brainstormdeelnemers zich van te voren hebben verdiept in het probleem, de wensen, doelstellingen en persona’s. Deel alle deelnemers vervolgens op in een aantal kleine, multidisciplinaire teams. Laat in die groepjes altijd minstens iemand van het bureau (ontwikkelaar/designer) en van de opdrachtgever samenwerken. Ongeveer vier personen per groepje is ideaal.

2. Start de brainstormsessie met een korte introductie

Trek een dagdeel (4 uur) uit voor de brainstorm. In een korte ‘klassikale’ introductie vertel je iedereen wat visueel brainstormen precies inhoudt, hoe het proces in zijn werk gaat, hoe de dag eruit gaat zien en wat het doel van de brainstorm is. Laat tijdens deze introductie ook één of meerdere voorbeelden zien van schetsen, zodat mensen weten wat er ongeveer van ze verwacht wordt (en dat je heus geen tekenheld hoeft te zijn om een waardevolle bijdrage te kunnen leveren).

3. Geef ieder groepje een eigen opdracht

Vervolgens gaat ieder groepje aan de slag met een eigen opdracht. Deze opdrachten bedenk je aan de hand van de gebruikersbehoeften en doelen van de opdrachtgever.

De groepjes gaan nu onder tijdsdruk aan de slag om een oplossing te schetsen voor het probleem dat je ze voorschotelt. Dat gebeurt in een vast proces, met strenge tijdslimieten. Bijvoorbeeld:

1. Ieder leest de opdracht en vormt zelfstandig een idee (5 minuten)
2. Iedereen schetst zijn idee en legt het voor aan het team (10 minuten)
3. Het team schetst gezamenlijk een oplossing (15 minuten)

Dat schetsen gebeurt trouwens op speciaal schetspapier. We hebben A3-papier voor zowel desktop-schermen als mobiele devices (tablets en smartphones). Het ontwerp kan dus direct ‘in’ het scherm getekend worden. Naast de schets is ruimte voor aantekeningen en opmerkingen die het concept verduidelijken. Verder liggen er voor ieder team pennen, potloden en stiften in allerlei kleuren klaar, zodat iedereen zijn fantasie en creativiteit de vrije loop kan laten.

4. Verzamel feedback en verbeter de geschetste ideeën

Hebben alle teams hun idee geschetst? Dan presenteert elk groepje zijn idee aan de andere groepen (bijvoorbeeld: 3 minuten). De andere groepen luisteren gedurende die drie minuten en geven daarna gedurende 7 minuten opbouwende feedback. Het team noteert deze feedback en verbetert vervolgens gezamenlijk de geschetste oplossing aan de hand van feedback (7 minuten). Tot slot presenteert het team de verbeterde schets nogmaals aan alle groepjes (3 minuten).  Op deze manier kun je gedurende een dag diverse opdrachten aan de groepjes geven. Twee á drie opdrachten per dag is heel goed te doen.

Hoe zorg je ervoor dat je visuele brainstorm een succes wordt?

Natuurlijk gaat zo’n visuele brainstorm niet vanzelf goed. We hebben er inmiddels een behoorlijk aantal gedaan, en er gaat eigenlijk altijd wel iets mis. Onze belangrijkste best practices delen we graag met je.

1. Bewaak de tijd (streng)

Er is steeds een vast aantal minuten gedefinieerd voor iedere fase van de brainstorm. Bewaak die tijd ook goed. Zet een eierwekker en zorg dat iedereen stopt als de wekker gaat. In de eerste sessie mag je nog wel een beetje coulant zijn, omdat de teams ook nog moeten wennen en doorkrijgen hoe het proces werkt. Vaak is de eerste opdracht ook wat eenvoudiger, zodat iedereen ‘erin kan komen’. Maar wees daarna streng. De teams merken al snel dat die tijdsdruk er niet voor niets is. Het zorgt ervoor dat ze niet verzanden in discussie, niet blijven hangen op details en snel tot consensus moeten komen.

2. Stel een facilitator aan

Zorg ook dat er vanuit het bureau een een facilitator aanwezig is om het proces te begeleiden en in goede banen te leiden. Als het ergens in een groepje niet goed gaat – er is veel discussie of bepaalde personen krijgen geen kans om input te leveren – dan helpt de facilitator de groep weer op weg. De facilitator is bij voorkeur een conceptontwikkelaar of interactieontwerper: de persoon die straks ook met de output van de brainstorm aan de slag gaat.

3. De locatie moet geschikt zijn

Een inspirerende locatie bevordert de creativiteit. De ruimtes moeten verder niet te groot (dan voel je je verloren) en niet klein (dat voelt benauwend) zijn. De groep moet in z’n geheel ergens kunnen zitten om naar de kick-off te luisteren en de schetsen aan elkaar te presenteren. Verder moeten er kleine ruimtes aanwezig zijn, zodat ieder team zich kan terugtrekken en kan brainstormen zonder dat de andere groepen er last van hebben.

4. Alle deelnemers moeten écht vrij worden gemaakt

We merken helaas nog al te vaak dat mensen maar een deel van de brainstorm bij kunnen wonen in verband met andere belangrijke afspraken of dat ze worden gebeld halverwege een sessie. Dat werkt niet en komt de resultaten niet ten goede. Alle belangrijke stakeholders moeten aanwezig zijn en voor dit dagdeel volledig worden vrijgemaakt.

Waardevolle input én draagvlak realiseren

Het mooie van deze vorm van brainstormen bij softwareontwikkeling is dat het niet alleen resulteert in een prototype waar de designer en developers mee aan de slag kunnen. Het levert ook nog eens een hoop betrokkenheid en draagvlak op bij de stakeholders.

Omdat iedereen actief betrokken is bij het bedenken van de oplossingen. Omdat ze – dankzij de opdrachten en de tijdsdruk – verplicht hebben gefocust op wat de doelgroep belangrijk vindt en graag wil. En dus niet op wat zij zelf mooi vinden. En tot slot omdat de plaatjes in ieders hoofd, dankzij de schetsen, hetzelfde zijn. Dat betekent dat het eindresultaat ook veel beter zal aansluiten bij alle verwachtingen.

Heb jij zelf ervaring met visueel brainstormen? Ik vind het leuk als je jouw do’s and don’ts met me wilt delen!

Afbeelding header met dank aan 123RF.com