Zorg met je vormgeving voor een onvergetelijke presentatie [7 tips]

Een presentatie voorbereiden kost veel energie en tijd. Je wil je boodschap overbrengen aan het publiek dat de moeite heeft genomen naar je presentatie te komen luisteren. Dan wil je natuurlijk dat ze onthouden wat je hen te vertellen hebt. Maar hoe doe je dat nu zo effectief mogelijk? Een goede vormgeving van je dia’s kan je hierbij helpen.

In dit artikel worden 7 tips gepresenteerd voor het vormgeven van je dia’s. Als je de tips volgt, dan zul je zien dat niet alleen het publiek jouw boodschap beter onthoudt, maar dat je ook minder tijd kwijt bent aan het maken van je presentatie.

Tip 1. Gebruik geen presentatiesoftware, tenzij…

Hmm… software als PowerPoint en Prezi zijn toch juist ontworpen voor het maken van presentaties? Klopt, maar de honderden functies vormen het risico dat je ze veel wil gebruiken. Ben je al wat ouder? Dan herinner je vast nog wel de overhead-projectoren waarmee je informatie op een transparant vel kunt projecteren op de muur. Ook in die tijd was het mogelijk om meeslepende en inspirerende presentaties te geven. Kun je de verleiding van alle mogelijke toeters en bellen in presentatie-software weerstaan? Gebruik dan alleen de basis.

Tip 2. Laat data je verhaal ondersteunen, niet verstoren

Een grafiek bevat al snel tientallen onderdelen en bijna nooit zijn alle elementen van belang voor je verhaal. Belicht alleen de punten waarvan je wil dat je publiek ze onthoudt. Dus vervang je grafiek door losse dia’s met de belangrijkste onderwerpen. Je voorkomt zo dat je publiek druk is met het vergelijken van appels en peren terwijl jij juist hun aandacht wil voor de zorgen rondom de export van pruimen.

Tip 3. Gebruik duidelijke beelden

Een afbeelding zegt meer dan 1000 woorden. Laat je een foto voor je spreken, kies dan wel een afbeelding die het juiste verhaal vertelt. Een clipart kan feitelijk bij het onderwerp passen, maar het gebruik ervan heeft effect op de uitstraling van je dia en zeker op de kans dat je publiek je boodschap onthoudt. Een aantal tips en aandachtspunten

Tip 3a. Gebruik een afbeelding die je zelf gemaakt hebt

Maar doe dit alleen als deze je verhaal goed ondersteunt. Past de foto niet helemaal bij de boodschap, zoek dan een geschikte afbeelding op één van de vele stockfoto sites zoals 123RF en Stock.Adobe. Deze sites bevatten miljoenen afbeeldingen en illustraties. Grote kans dat er één bijzit die jouw verhaal goed ondersteunt. Bijkomend voordeel: doordat je een geringe vergoeding betaalt, maak je geen inbreuk op mogelijke auteursrechten.

Neem wel even de tijd om de juiste afbeelding te vinden. Ben dus niet direct bij de eerste zoekresultaten tevreden. De afbeelding moet altijd een meerwaarde hebben. Tenslotte kun je gebruikmaken van filtermogFelijkheden om specifieker te zoeken. Je kunt bij de meeste sites filteren op bijvoorbeeld kleur en richting (liggend of staand).

Ben dus niet direct bij de eerste zoekresultaten tevreden. De afbeelding moet altijd een meerwaarde hebben.

Tip 3b. Gebruik een afbeelding om op humoristische wijze een situatie te schetsen

Bijvoorbeeld een foto van een finance manager met lege zakken. Of een lege rol toiletpapier als metafoor voor een uitverkocht magazijn. De kans is groot dat je publiek de essentie van je verhaal onthoudt.

Tip 3c. Laat de afbeelding zoveel mogelijk raken aan de randen van de dia

Hierdoor voorkom je dat er kunstmatige witte kaders rond je foto ontstaan. Je dia wordt hier rustiger van en het vergroot de impact.

Tip 4. Gebruik een leesbaar lettertype

Niets is zo vervelend als het slecht kunnen lezen van informatie op je dia. Gebruik daarom een lettertype dat op verschillende afstanden goed te zien is. Schreefloze lettertypes zijn beter leesbaar dan letters met een schreef (de dwarsstreepjes aan de uiteinden van de letters). PowerPoint maakt vaak standaard gebruik van het schreefloze lettertype Arial. Dit is al beter dan bijvoorbeeld het klassieke Times New roman. Toch zijn er betere alternatieven. Gebruik het lettertype Avenir of Myriad. Deze zijn opgebouwd uit letters die goed van elkaar te onderscheiden zijn.

Gebruik een normale (medium) dikte van het lettertype. Vet (bold) of dun (light) kun je gebruiken als je met de zwaarte van het lettertype iets wil zeggen, maar realiseer je dat deze varianten de leesbaarheid negatief beïnvloeden. Gebruik je ze toch, pas ze dan toe op enkele woorden, zoals in titels of (sub)kopjes.

Tip 5. Pas op met animaties!

PowerPoint bevat tegenwoordig een tabblad speciaal voor het toevoegen van honderden animatie-effecten. Beweging via zelf in te stellen paden en geanimeerde kleurverlopen? Het is allemaal mogelijk… Maar is het nodig? Bedenk hier: zou mijn boodschap slechter overkomen als ik de animaties niet gebruik? Mijn ervaring is dat dit bijna nooit het geval is. Wil je toch gebruikmaken van deze effecten? Beperk je dan tot het laten verschijnen van onderdelen binnen opsommingen. Hier heeft animatie een toegevoegde waarde, omdat je jouw publiek stap voor stap leidt door de punten die je wil behandelen. Daarnaast voorkom je dat men alvast vooruit gaat lezen.

Tip 6. Kleur maakt een dia levendig, maar vergis je niet

Kleur beïnvloedt de toeschouwer op een onbewust niveau. Gebruik kleur om een gevoel op te roepen dat past bij je boodschap, maar overdrijf het niet. Je loopt anders het risico dat je dia’s er rommelig en amateuristisch uit zien. Laat de kleur van een afbeelding terugkomen in de kleur van de tekst. Je creëert zo een verbinding tussen de boodschap en het beeldmateriaal.

Tip 7. Verwijder alle elementen die geen toegevoegde waarde hebben

Gebruik jij ook de standaard PowerPoint-templates van jouw organisatie? Grote kans dat elke dia alvast gevuld is met het bedrijfslogo, een plek waar jij de titel neer moet zetten en een footer met een paginacijfer en datum. Als je doel is om met elke dia te laten zien voor welk bedrijf je werkt of als je continu je publiek eraan wil herinneren welke datum het is, dan hebben deze elementen een toegevoegde waarde.

In alle andere gevallen doe je jezelf en je publiek een enorm plezier door deze verstorende informatie weg te halen. Vergelijk het met het gebruik van een flap-over. Ik moet de eerste persoon nog tegenkomen die eerst op elke flap het logo tekent en daarna pas de punten opschrijft die er op dat moment echt toe doen.

Zo begrijpt én onthoudt je publiek je boodschap nog beter

Pas je bovenstaande tips toe, dan benut je de toegevoegde waarde van dia’s. Ze ondersteunen je verhaal op zo’n manier dat je publiek je boodschap nog beter begrijpt en onthoudt. Om de waarde van dia’s zo groot mogelijk te laten zijn, stel je steeds de vraag: draagt dit element of deze animatie bij in het verduidelijken van mijn boodschap? Zo niet, haal het dan weg.

Wat is jouw ervaring met het vormgeven van presentaties? Wat werkt volgens jou goed en wat niet? Ik ben benieuwd naar je reactie.