Information overload? Zo stroomlijn je e-mail, messaging en social media

Tientallen notificaties op je smartphone. Honderden ongelezen mails in je inbox. En duizenden vrienden, relaties en vakgenoten op social media waar je toch ook iets van wilt zien. Maar hoe vind je je weg in deze verlammende brei van verschillende berichten? Hoe onderscheid je belangrijke communicatie in dat constante bombardement? Het begin van een nieuw jaar is bij uitstek gelegenheid daarbij stil te staan. Deze keer eens niet vanuit de perspectief van de afzender, maar bekeken vanuit jou en mij als ontvanger van al die informatiestromen.

Onderscheid tussen soorten communicatie

Het is alweer een jaar of wat geleden dat ik zelf eens goed keek naar de media die ik gebruikte. Naast telefoon, sms en e-mail waren dat vooral Twitter en Facebook. En ik was nerd genoeg om RSS te gebruiken, dus Google Reader was één van de standaard geopende tabs in m’n browser.

Maar ik stuitte meer en meer op dezelfde berichten via dezelfde kanalen: een nieuwsbericht over autosport zowel via Twitter als in Google Reader, of een productaanbieding via e-mail en op Facebook. Dat kostte telkens tweemaal aandacht en inspanning (hoe klein ook) om zo’n bericht te filteren, er soms iets mee te doen, en het vaak ook weer weg te gooien.

Daarom begon ik eens te denken over hoe ik al die verschillende media wilde gebruiken. Want ik had sterk de indruk dat niet ‘information overload’ het probleem was, maar ‘filter failure’.

Daarvoor maakte ik een simpele matrix waarin ik differentieerde tussen:

1. Privé-communicatie en (semi-)openbare communicatie
2. Interpersoonlijke en ‘commerciële’ berichten

En al deze berichten begon ik van elkaar te scheiden.

E-mail: interpersoonlijk en privé

Mijn gebruik van e-mail beperkte ik allereerst tot interpersoonlijke privé-communicatie, zowel zakelijk als, eh… privé. Dus wel berichten van klanten en collega’s, maar niet meer van anonieme (bedrijfs)afzenders. Wel van vrienden en bekenden (en, vooruit, van die ene klantenservicemedewerker), maar niet meer van no-reply-adressen — of ten minste beperkt, want ik kon (en wilde) me niet overal voor afmelden.

Sms en later iMessage en WhatsApp kregen voor mij al gauw dezelfde beperking, dus interpersoonlijk en privé, maar zij hebben wel een hogere urgentie. En op basis daarvan heb ik bijvoorbeeld notificaties ingeschakeld (sms en iMessage) of uitgeschakeld (e-mail en social media) op mijn verschillende apparaten.

Social: interpersoonlijk en (semi-)openbaar

Tegelijk koos ik ervoor om interpersoonlijke, openbare of semi-openbare communicatie te doen via een beperkte hoeveelheid kanalen. Dus ging ik Twitter en LinkedIn nadrukkelijker werkgerelateerd gebruiken en Facebook beperkte ik tot een relatief kleine groep vrienden, bekenden en familieleden.

Wat betreft interne communicatie deelden mijn toenmalige collega’s bij Sabel Communicatie en ik nieuwtjes, statusupdates en vragen via Google+. Mijn huidige collega’s van Entopic wenden hier juist weer Yammer voor aan, terwijl we met het team van Bildung hiervoor alweer een tijd gebruikmaken van Slack. Daarmee delen we trouwens ook steeds vaker documenten.

RSS: ‘commerciële’ privé-communicatie

Consequentie van deze keuzes was dat ik me afmeldde voor de talloze e-mailnieuwsbrieven waarop ik geabonneerd was. En dat ik tientallen bedrijven en merken ontvolgde op Twitter, en pagina’s, artiesten en locaties ‘unlikete’ op Facebook.

Maar waar moest die ‘commerciële’ privé-communicatie dan naartoe? Want veel — vooruit: sommige — van die informatie was toch interessant en die wilde ik blijven ontvangen. Maar via welk kanaal?

Mijn alternatief voor Google Reader: Feedly

Daar bood het goede oude RSS natuurlijk uitkomst. (RSS staat volgens Wikipedia voor RDF (Resource Description Framework) Site Summary of Rich Site Summary, maar wordt eigenlijk uitgelegd als Really Simple Syndication: heel eenvoudige, gelijktijdige publicatie van content in de vorm van feeds.)

Maar… in het voorjaar van 2013 kondigde Google aan zijn RSS-service ‘Reader’ uit te schakelen. Gevolg voor mij en honderdduizenden andere gebruikers: paniek! Gelukkig verschenen binnen no time verschillende alternatieven voor Reader:

• Fans van (het inmiddels eveneens ter ziele gegane) iGoogle kozen bijvoorbeeld voor NetVibes
• iPhone-gebruikers installeerden apps als Feeddler
• Aol lanceerde een vernieuwde webbased RSS-reader
• En natuurlijk waren daar alternatieven als Flipboard en Zite

De service die voor mij alle boxjes checkte, was Feedly. En daarmee was in mijn matrix ook het vakje ‘commerciële’ privé-communicatie netjes gevuld: via RSS ontving ik geen interpersoonlijke berichten, want daarvoor zijn e-mail en iMessage enerzijds, en Twitter en Slack anderzijds, maar wel autosportnieuws, berichten rond intranet en digital workplace, user experience en online communicatie, en zelfs rond persoonlijke thema’s als spiritualiteit en religie.

Content bewaren voor later én delen via social media

Gemakkelijk aan RSS-tools als Feedly is dat je heel eenvoudig content kunt bewaren om later te lezen. Dat kan in Feedly zelf, maar ik stuur ‘bewaarde’ posts via IFTTT automatisch door naar Instapaper (alternatief daarvoor is Pocket), omdat dat ook een voorleesfunctie heeft, wat weer handig is als ik onderweg ben.

Delen is ook gemakkelijk: dat kan direct naar bijvoorbeeld Twitter of Facebook, maar via Buffer weer op vaste publicatiemomenten op meerdere kanalen tegelijk. Maar goed, dan betreden we het terrein van ‘lifehacking‘, en daar kunnen anderen je vast veel meer over vertellen.

Het leuke van Feedly is verder dat je sinds kort je eigen collecties met feeds met anderen kunt delen. Zo kun je mijn collecties ‘Digital’, ‘Intranet’, ‘UX’, ‘Content’ en ‘Comms’ volgen op feedly.com/lustigson (/schaamteloze-zelfpromotie). En vind je op feedly.com/i/discover niet alleen interessante thema’s, maar ook boeiende collecties om te volgen. (Hiervoor moet je je wel bij Feedly registreren.)

En ‘commercieel’ (semi-)openbaar dan?

Nu denk je misschien, je mist een categorie, want waar is de ‘commerciële’ (semi-)openbare communicatie gebleven? Nou, ik kwam erachter dat ik die communicatie vooral als reclame was gaan zien: ongevraagd, oninteressant en soms zelf ongepast. Die content wilde ik niet in m’n mailbox, niet op Facebook en steeds vaker ook niet op websites. En daarmee was ook de adblocker gauw geïnstalleerd.

Hoe stroomlijn jij je binnenkomende berichten? Welke media gebruik je waarvoor? Of waar worstel je op dit vlak nog mee? Deel het in de comments hieronder, of roep iets tegen me op Twitter: bij uitstek het medium voor interpersoonlijke en (semi-)openbare communicatie. 😉

Afbeelding intro met dank aan Fotolia