Taken, teams en tools op een werkdag in 2020

De laatste maanden stuit ik steeds op het Nieuwe Werken. Onze IT-leverancier zegt er specialist in te zijn, en in aanbestedingstrajecten voor opdrachtgevers komt het voorbij. Blijkbaar gaan we straks allemaal tijd- en locatieonafhankelijk werken, versmelten werk en privé, en worden face-to-face gesprekken met collega’s, klanten en partners minder frequent. Om te zien hoe dat Nieuw Werken eruit kan zien, schets ik een werkdag medio 2020. En ik geef een paar speldenprikjes over de mogelijkheden en kansen op korte termijn.

7.00-9.30: thuis eerst nieuwe berichten lezen: alles in één inbox

Donderdag 14 mei 2020 — ‘s Morgens op tijd opstaan en onder de douche. De kinderen aangekleed en met ze ontbeten, en, zodra ze zijn opgehaald door de basisschool-shuttlebus aan het werk: gewoon, thuis m’n inbox checken. Alle gegevens komen binnen op mijn personal digital assistant (pda) — vroeger hadden we al smartphones als de BlackBerry, iPhone en Galaxy; de quasi-pda’s van de vroege jaren 2000 is iedereen vergeten — en ik projecteer ze op mijn tv.

Alle online communicatie via één inbox

E-mail, sms’jes, voicemails, berichten van verschillende social media, dm’s én het laatste nieuws, natuurlijk op basis van mijn eigen voorkeuren en interesses: alles ontvang ik in één en dezelfde applicatie. Het maakt niet uit via welk medium het bericht binnenkwam, en ik hoef me ook niet druk te maken om via welk medium ik antwoord. Mijn pda is altijd online en ik krijgt dus voortdurend voor mij belangrijke berichten gepusht. Berichten voor werk en sportclub, van vrienden en familie, en updates van m’n gezinsleden lopen weliswaar door elkaar, maar ik kan steeds kiezen of ik één of meer categorieën wil zien.

9.30-12.00: inloggen op flexplek en aan de slag; overleg met collega

Na de spits met bus en trein naar kantoor nog wat berichten en rapporten doornemen. Even bellen met een collega die vandaag terug is van vakantie. Alles met mijn pda, terwijl ik met hetzelfde toestel onderwijl naar het Magnificat van Bach luister… uiteraard streaming.

Automatisch werkplek op dezelfde verdieping als waar ik mijn afspraak heb

Nu alleen nog even checken waar ik aan het werk kan. Ik heb op mijn vaste kantoorwerkdag weliswaar een werkplek — ik werk één dag thuis, één dag op kantoor en twee dagen ben ik vooral onderweg — maar vandaag ben ik een extra ochtend op kantoor. Met een boekings-app op m’n pda heb ik eerder aangegeven wat ik vanochtend wil doen — een verslag van mijn vorige project afronden en een voortgangsgesprek met mijn directeur — en ik krijg een flexplek toegewezen op de 6e verdieping; dezelfde etage waar ik ook mijn afspraak heb, want die haalde de app uit mijn agenda.

Biometrische beveiliging: vingerafdruk en gelaatscan

Op kantoor meld ik me aan door mijn vinger over de scanner te halen. De deur gaat open, een stem heet me welkom en bevestigt dat ik op de zesde moet zijn. In de hal en de lift zie ik op schermen het laatste nieuws:

• journaalbeelden
• van projecten waar ons bedrijf aan werkt
• hoeveel telefoontjes er binnen komen
• en allerlei andere werkgerelateerde informatie

Als ik uit de lift stap, zie ik op de muur tegenover de liftdeur aan welke kant van de verdieping hoeveel werkplekken beschikbaar zijn. (Ik had natuurlijk ook op de plattegrond-met-looproute op m’n pda kunnen gebruiken, maar ik werk vaker op deze etage, dus ik weet de weg.)

Draadloos verbinding met netwerk én draadloos opladen

Op één van de kantooreilanden brandt een groen lampje. Ik groet mijn collega’s en ga zitten. Terwijl we bijpraten, haal ik mijn pda uit m’n tas en leg die op het bureau. De camera in de monitor scant mijn gelaat, wat bevestigt dat ik het ben. Nu ben ik automatisch aangemeld op deze plek, telefoontjes worden vanaf nu direct doorgeschakeld — dat Skype nog eens zo gemeengoed zou worden, wisten we tien jaar geleden nog niet — en ook mijn persoonlijke agenda en adresboek zijn meteen te gebruiken.

Pda is direct de basis voor flexibele werkplek

M’n pda maakt meteen draadloos verbinding met het netwerk, laadt de batterij op (ook draadloos), zet de monitor aan, en toont op het blad van het bureau een digitaal toetsenbord; een groot deel van het blad is bovendien een touch pad, want muizen gebruiken we al een paar jaar niet meer. Ik kan ook meteen bij al mijn bestanden: die staan fysiek weliswaar op servers elders in het kantoor — of elders in het land, dat weet ik eigenlijk niet eens — maar ik kan overal direct bij. Vanzelfsprekend past het bureau de hoogte automatisch aan mijn lengte en zitpositie aan.

Tegelijk met collega’s in hetzelfde document werken

Samen met een collega waarmee ik nauw samenwerkte aan het onlangs afgeronde project, maak ik het verslag verder af. We hebben een rechtstreekse telefoon- en videoverbinding — zij werkt vanuit huis, vandaag — en allebei kunnen we tegelijk in hetzelfde document werken: ik zie welke wijzigingen zij aanbrengt, en zij ziet wat ik aanvul aan de tekst. Zonder moeite voegen we foto’s en cijfers van het project bij uit de gedeelde bibliotheek — alle informatie staat immers op een centraal en overal beschikbaar systeem. Ik krijg een dm-berichtje van mijn programmamanager die benieuwd is naar het verslag. Direct deel ik het bestand waaraan mijn collega en ik werken en ook de programmamanager kijkt even mee met onze vorderingen.

12.00-15.00: resultaten bespreken en op weg naar projectlocatie

Dan is het tijd voor mijn afspraak met de directeur. Ik pak mijn pda van het bureau en direct gaat het scherm op slot en worden telefoontjes niet meer naar deze werkplek doorgestuurd. In mijn agenda had ik al aangegeven dat ik een uur niet gestoord wilde worden, dus als mensen me nu bellen, gaan ze direct naar mijn voicemail. Zou ik langer dan twee uur wegblijven, dan word ik vanzelf afgemeld op deze werkplek en komt die weer beschikbaar voor een collega. (Wat overigens betekent dat je je jas en tas niet zomaar moet laten slingeren…)

In de spreekruimte gaan we aan tafel zitten. We bespreken de onderwerpen die we wilden, maar hij vraagt ook hoe het met mijn verslag gaat. Ik open het bestand op mijn pda en laat het op het digitale tafelblad projecteren. Samen bekijken we wat er nog aan schort.

Onderweg managementsamenvatting van projectplan beluisteren

Nadat ik, samen met mijn directeur, heb geluncht, ga ik met de auto — een elektrische van Greenwheels, natuurlijk — naar een projectlocatie voor een afspraak met collega’s en enkele partners. Onderweg beluister ik de managementsamenvatting van het projectplan nog even: m’n pda maakt hiervoor verbinding met het intranet, zet het document om in spraak, en zendt de stream naar het audiosysteem van de Greenwheels-auto.

15.00-18.00: projectoverleg

Op locatie aangekomen meld ik me bij de receptie. Eén van de mensen waarmee ik had afgesproken, is een halfuur verlaat. Ik kan in de hal even wachten, wat mij gelegenheid geeft om m’n partner een sms te sturen dat ik vanmiddag wat later thuis ben. Zo vaak zie ik de andere leden van mijn team immers niet, en ik vind de afspraak belangrijk genoeg om ‘m niet te willen inkorten.

Terwijl ik wacht, regel ik een afspraak met een ander team

In de tussentijd kan ik op m’n pda nog wat korte berichten lezen. Eén ervan is een vraag van een van de programmamanagers om een afspraak te regelen. Ik ga naar de boekings-app en geef aan op welke locatie, met hoeveel personen, en hoe lang we willen afspreken. Omdat alle genodigden hun agenda delen via intranet, krijg ik een aantal opties voor een datum en tijd. En de app stelt ook voor om een lunch te laten bezorgen, aangezien een vergadering tussen 11.00 tot 14.00 uur het beste uitkomt. Ik ga akkoord en de afspraak verschijnt meteen in de agenda. Doorgaans heb ik met een uurtje of twee van de meeste aanwezigen een bevestiging ontvangen dat ze aanwezig zullen zijn.

Videoverslag van het project bekijken en gezamenlijk documenten bijwerken

Dan komt ook de laatste persoon die bij mijn afspraak van die middag aanwezig zou zijn. We lopen naar de vergaderruimte en ook de andere genodigden druppelen nu snel achter elkaar binnen. We beginnen met een kort videoverslag van het verloop van project tot nu toe. Ik kies op mijn pda de juiste video — het bestand staat dus ook weer op de centrale server — en stuur het beeld direct naar de HD-projector in deze kamer. Na de video openen we de planning en het projectplan; beide documenten projecteren we ook weer op het scherm, en ook de aanwezigen kunnen direct werken in het bronbestand, via hun eigen pda en de displays, digitale toetsenborden en touch pads in de tafel.

Informatie breed gedeeld, maar met verschillende zichtbaarheidsniveaus

Financiële informatie is alleen voor mij en mijn collega’s zichtbaar, terwijl vertrouwelijke inkoopgegevens juist weer alleen voor onze leverancier inzichtelijk zijn. Samen brengen we enkele wijzigingen aan in de planning. Die worden automatisch naar de betrokken programmamanagers gestuurd, zodat ook zij inzicht houden in het verloop van het project. Ook andere betrokkenen — management, secretariaat, enzovoort — van leveranciers en andere partijen krijgen direct een update toegestuurd. Dit geeft alle partijen het benodigde overzicht en bovendien kunnen ze allemaal reageren op onze wijzigingen. Die suggesties worden zichtbaar in de brondocumenten verwerkt, en wachten alleen nog op goedkeuring (of afwijzing) door de projectleider

18.00-23.00: pda is ook privé de hub voor alle media

‘s Avonds, na het diner, als de kinderen op bed liggen — het Nieuwe Werken is heel gewoon, het Nieuwe Onderwijs is nog gewoon van 08.00 tot 16.00: ; de biologische klok van kinderen laat zich immers minder sturen — ga ik met m’n pda in een luie stoel zitten. Ik loop de laatste berichten van vrienden en familie na, zie een tip van m’n broer voor een interessante documentaire, en stel m’n partner voor om die samen te bekijken. Ik leg m’n pda neer, en de film streamt direct naar de tv. Met een goed glas wijn bekijken we de docu, en na afloop praten we nog wat na.

Dan is het bedtijd en lees ik op m’n pda nog een stukje uit e-book waarin ik bezig was, met op hetzelfde apparaat wat relaxte muziek op de achtergrond. De wekker voor de volgende ochtend hoef ik niet te zetten, want m’n pda weet hoe laat ik aan het werk moet: om 06.15 geeft ie een signaal aan de lamellen om langzaam op en te gaan, en produceert ie het geluid van fluitende vogels om me te wekken.

Terug naar vandaag: welke stappen kun je zetten om zo te gaan werken?

Goed nieuws: heel veel dingen kunnen al

Het goede nieuws van deze schets van een werkdag in 2020 is dat heel veel dingen al min of meer realiteit zijn. Smartphones en tablets zijn niet aan te slepen: denk aan de iPhone en iPad, BlackBerry, Samsung Galaxy en Galaxy Tab, en de nieuwe HP TouchPad en HP Veer. Dat je met die apparaten níet altijd en overal online bent, is voor velen al bijna ondenkbaar. Tegelijk met collega’s in dezelfde bestanden of gegevens werken, kan met Google Docs en (het overigens min of meer geflopte) Google Wave. Muziek luister je streaming met Spotify, bestanden bewaar en bewerk je vanaf je pc, laptop of smartphone in Dropbox, draadloos opladen kan al met de Touchstone van HP (voorheen Palm) — m’n elektrische tandenborstel kan het zelfs — en e-mail, social media en andere online-communicatiemiddelen komen steeds meer op éénplek samen, bijvoorbeeld in je Facebook Social Inbox.

Forse impact op de organisatie van nu

Deze nieuwe manier van werken en de stappen ernaartoe hebben flinke gevolgen voor hoe we dingen nu organiseren. Bijvoorbeeld:

• Zo moet je verschillende systemen als ERP- en CRM-achtige applicaties, fileservers en (het web-based) intranet aan elkaar koppelen.
• Zoeken óver die diverse systemen heen (meta search) wordt cruciaal, net als identificatie en classificatie (metadata) van al die gegevens.
• En wat te denken aan filtering, toegang en beveiliging voor alle medewerkers, maar ook voor je klanten en partners.
• Dit vraagt veel meer openheid dan er nu vaak is, net als flexibiliteit — de uitdrukking design for change blijft wat dit betreft bij me hangen.
• En van medewerkers mag je verantwoordelijkheid eisen, waar natuurlijk vertrouwen tegenover moet staan.

Functies en taken verschuiven van werkstation naar widgets en app

Om de enorme hoeveelheid functionaliteit en data die ERP- en CRM-systemen en intranettools in zich bergen, staat een enorm hek. Dat is goed vanuit beveiligingsoogpunt, maar voor de mensen die willen (en moeten) werken zoals ik schetste, is het hopeloos. Want deze functies en taken verschuiven van desktop-pc en laptops, via browsers op smartphones, tablets, naar widgets en (mobiele) apps. Deze apps ontsluiten meer en meer (deel)functies van ERP-, CRM- en intranettools: contact (e-mail, sms, voicemail, messaging), agenda, werkbeschrijvingen en procedures, relatiegegevens en projectinformatie, faciliteiten boeken, enzovoort. En bovendien zijn veel van die apps location-aware: sommige functies zijn op bepaalde plaatsen immers (veel) belangrijker dan andere.

Taakgericht intranet eerste stap in deze ontwikkeling

Waarom schrijf ik hier nu over? Ik ben geen organisatie-expert of specialist in het Nieuwe Werken. Maar ik herken wel één van de eerste stappen voor deze verschuiving van werken met taken, teams en tools in mijn dagelijkse praktijk. Want voor één van onze opdrachtgevers bij Sabel Online is intranet het middel dat in bovenstaande ontwikkeling centraal staat. Maar dan niet louter het web-based intranet dat er nu is. En zeker niet volgens de huidige inhoudelijke opzet. Ik denk dat dé beginstap in al deze ontwikkelingen moet zijn een scherpe focus op taken. Berichten ontvangen en versturen, afspraak maken, procedure zoeken, reiskosten declareren, collega vinden die me met een specifiek probleem kunnen helpen, enzovoort — ik wil op het juiste moment en niet beperkt door waar ik me bevind, de juiste tools en informatie voor die taken.