De 5 belangrijkste trends voor intranet in 2011

Wat zijn de belangrijkste trends en aandachtspunten voor intranet in 2011? Jane McConnell deed, net als de afgelopen 4 jaar, uitgebreid onderzoek. De highlights uit haar rapport, Global Intranet Trends for 2011, op een rij.

2010 was een veelbewogen jaar voor intranetmanagement

2010 was een overgangsjaar voor het vakgebied intranetmanagement, constateert de Frans-Amerikaanse intranetexpert Jane McConnell (foto) in haar rapport Global Intranet Trends for 2011.

Intranetmanagement wint jaarlijks aan kracht. Senior management wordt wakker en ruikt de koffie: governancestructuren worden steviger en flexibeler, langzaam maar zeker worden intranetverantwoordelijkheden ingebed in functieomschrijvingen voor managementfuncties en toplevelmanagement wordt zich langzaam aan bewust(er) van de noodzaak om zich als eigenaar op te stellen.

Discussies op LinkedIn-groepen, Twitter (#intranet) en talloze blogposts door steeds meer slimme mensen – er vormt zich een steeds grotere, hechtere en wereldwijde community van intranetmanagers. In ons eigen land is het Congres Intranet – met 600 bezoekers een van de grootste congressen ter wereld – daar een mooi voorbeeld van.

Tegelijkertijd concurreren in sommige organisaties samenwerkingstools en socialmediatoepassingen met intranet. Er is dus een grote noodzaak voor veel organisaties om een nieuwe, global intranetstrategie te ontwikkelen. Een strategie die de verschillende onderdelen integreert van wat McConnell ‘the workplace web’ noemt – en die zo aantoonbaar toegevoegde waarde levert.

McConnell deed dit jaar voor de 5^e keer uitgebreid onderzoek naar de belangrijkste trends in intranetmanagement. De respons groeit elk jaar: in 2010 namen 440 organisaties, verspreid over de hele wereld, deel.

5 megatrends herdefiniëren de rol van intranet

Uit de onderzoeksresultaten komen 5 overduidelijke trends naar voren. Deze ‘megatrends’ herdefiniëren de rol van intranet in organisaties en hebben grote impact op de manier waarop mensen werken.

Trend 1: Intranet als ingang naar ‘the workplace web’

Ik stipte het al even aan: McConnell muntte het begrip ‘the workplace web’. Daaronder verstaat ze de verzameling content, services, tools en applicaties die mensen nodig hebben om hun werk te doen. Intranet wordt in steeds meer organisaties dé ingang naar deze verzameling.

Intranet wordt daarmee het startpunt van elke taak. Deze trend is gebaseerd op de constatering dat, na communicatie, ondersteuning van de bedrijfsprocessen en productiviteit de belangrijkste doelen zijn die een intranetstrategie moet helpen realiseren.

Dat sluit aan bij de visie van intranetexperts als Gerry McGovern en James Robertson. Hoewel ze daar elk hun eigen benadering in hanteren, propageren beiden al jaren dat intranet:

• mensen – inderdaad – productiever moet maken (aanrader: download het whitepaper van Gerry McGovern, Increasing employee productivity in a networked world);
• en om dat te bereiken taakgericht moet worden ingericht.

Trend 2: Intranet draait meer en meer om het versterken van teamvorming

Intranet is steeds meer gericht op het versterken van teamvorming, door het faciliteren en ondersteunen van werkprocessen:

• 10% van de organisaties die deelnamen aan het Global Intranet Trends-onderzoek gaf aan dat hun intranet volledig gestoeld is op samenwerking
• 20% heeft samenwerkingstools en –werkomgevingen geïntegreerd met intranet
• bij 40% is intranet simpelweg gekoppeld aan samenwerkingstools en –werkomgevingen

Trend 3: Intranet draait meer en meer om mensen

Intranet wordt meer en meer een plek voor werkelijke interactie tussen mensen in organisaties. Door de mogelijkheden te reageren op geplaatste content, maar ook door toenemende mogelijkheden om onderlinge verbanden te leggen en verbindingen aan te gaan, netwerken op te bouwen en te onderhouden en communities te vormen.

Een paar cijfers op een rij:

• 70% van de organisaties gebruikt social media
• 55% van de organisaties gebruikt wiki’s en blogs
• 30% van de organisaties gebruikt intranet c.q. social media om ideeën voor verbeteringen te verzamelen onder medewerkers

Trend 4: Intranet als platform voor (bijna) real time communicatie

Intranet versnelt de samenwerking en communicatie in organisaties. Dat komt de samenwerking ten goede. Microblogdiensten als Twitter en Yammer worden in 26% van de organisaties ingezet.

Trend 5: Intranet wordt plaatsonafhankelijk

Was intranet in het verleden vaak slechts toegankelijk vanaf een werkplek in de organisatie (soms zelfs niet eens vanaf álle werkplekken), tegenwoordig is intranettoegang niet meer beperkt tot 1 locatie (of misschien moeten we zeggen: 1 netwerk). In 90% van de organisaties is intranet vanuit huis toegankelijk. Bovendien is er een duidelijke verschuiving zichtbaar naar mobiele toegang: intranet op je mobiele telefoon (of ander mobile device). In 25% van de organisaties liepen hier pilots voor, of was men in de voorbereidende fase daarvoor.

Resultaten 2010 bevestigen beeld in 2009

Zijn deze megatrends verrassend? Niet echt. Al in 2009 bleek uit de resultaten van de 4^e editie van het Global Intranet Trends-onderzoek dat deze 5 trends van grote invloed zouden zijn. De resultaten van 2010 bevestigen dat beeld. Dat betekent dus dat we er echt niet meer omheen kunnen. En dat is natuurlijk wel het vermelden waard.

De impact van social media

McConnell signaleert niet alleen trends. Ze benoemt daarnaast de impact van social media op intranet.

Waarde voornamelijk op zachte domeinen

Opvallend is de conclusie dat minder dan 20% van de organisaties de waarde van social media voor de business zelfs maar probeert te meten. Toch ziet het merendeel van de organisaties die waarde voornamelijk op de ‘zachtere’ domeinen: beter kennisdeling, beter geïnformeerde en meer betrokken medewerkers. Verder heeft het in veel organisaties onvermoede effecten, bijvoorbeeld het feit dat mensen sneller experts op bepaalde terreinen vinden, wat de organisatie veel waarde oplevert.

Mate van ervaring bepaalt mate van afname scepsis en bezorgdheid

Organisaties maken zich minder zorgen over de waarde van social media voor de organisatie, als ze er meer ervaring mee opgedaan hebben. Datzelfde geldt voor de relevantie voor de business en het gepercipieerde risico dat medewerkers hun tijd ermee verdoen.

Toch blijven de zorgen over onder meer vindbaarheid van informatie en veiligheid en betrouwbaarheid van informatie overeind.

Ten slotte blijken de governancemodellen steeds meer in te gaan op social media en samenwerking.

Belangrijkste uitdagingen voor intranetteams

De belangrijkste uitdagingen voor intranetteams liggen op 2 terreinen:

• Governance en het betrekken van de juiste stakeholders
• Faciliteren van de sociale dimensie

Governance versus management

Misschien is het goed om nog even te definiëren wat ‘governance’ eigenlijk is. Het duidelijkst wordt dat als je het afzet tegen ‘management’.

McConnell bedoelt met ‘governance’ het sturingsinstrumentarium dat de kaders stelt en definieert hoe de strategische doelen, de beslisstructuren, de eisen rond accountability en de procedures om verschillen van inzicht te slechten, werken. ‘Management’ gaat om het in de praktijk brengen van governance, met behulp van richtlijnen, regels, procedures etc.

Belangrijkste uitdaging op het gebied van governance

Wat is nu de belangrijkste uitdaging op het gebied van governance? McConnell: “The challenge is to identify appropriate governance principles for the organization, to include all the right people in the decision-making process, then to invest the time and energy required to transform the principles into reality.”

Faciliteren van de sociale dimensie

Ten slotte beschrijft McConnell de uitdaging op het gebied van de sociale dimensie. Social media leiden tot fundamentele vragen over de rol van intranetten in organisaties. Dat betekent dat communicatiestrategieën, de mogelijkheden voor samenwerking en de manier waarop intern zaken wordt gedaan, herijkt moeten worden.

Een aantal belangrijke vragen daarbij:

• Welke positionering en scope hebben intranet, social media en samenwerkplatforms? En hoe passen ze in elkaar?
• Hoe vervullen we de behoeften en verwachtingen van de business en de medewerkers, en hoe koppelen we de behoeften en randvoorwaarden van de organisatie daaraan?
• Wat is de perfecte balans tussen top-down en bottom-up initiatieven, als het gaat om social media?

Zelf een intranetstrategie ontwikkelen? Gebruik het rapport!

Waarom zou je, nu je deze post gelezen hebt, toch nog het onderzoeksrapport aanschaffen? Als je zelf met een intranetstrategie aan de slag gaat, is het zeer waardevol om te zien wat de koplopers in de markt doen.

Dat is dan ook de bedoeling van het onderzoeksrapport. “It will help you define your strategies and build business cases based on evidence: facts, figures, analysis and firsthand learnings from intranet managers from around the world”, schrijft McConnell.

Helaas kan ik niet verder ingaan op de meest boeiende verhalen in het rapport – dat heb ik met McConnell afgesproken. Maar ik kan je wel verklappen: het is echt de moeite waard.

Je kunt het hier kopen en downloaden: https://www.global-intranet-trends.com/purchase.