Een maand lang je agenda afblokken voor meer productiviteit

Wist je dat het na elke onderbreking ongeveer 20 minuten duurt voordat je weer op dezelfde ‘diepte’ zit? Een onderbreking, al is het van je telefoon, haalt je dusdanig uit de concentratie dat het weer even duurt voordat je de focus te pakken hebt. En dan te bedenken dat we gemiddeld elke 3 minuten gestoord worden en dus zelden echt volledige focus te pakken kunnen krijgen.

Afgelopen maart zat ik bij een lezing van Mark Tighelaar (onder andere bekend van het boek Focus AAN/UIT). Hij sloot de startbijeenkomst van de maand van de digitale fitheid af. Hij vergeleek het met een vliegtuig die opsteeg. Het brandstofverbruik in de eerste fase (het opstijgen) is vrij hoog, maar eenmaal op hoogte met een steady snelheid neemt het verbruik weer af.

Het probleem, zo gaf hij aan, is dat we nooit optimale hoogte en cruisesnelheid halen. We blijven als het ware de hele tijd op de startbaan terugkomen en verbruiken daardoor enorm veel (cognitieve) energie. Zelfs een trilling van je telefoon kan je uit je concentratie halen (telefoon weg en op stil zetten is aan te raden).

Eenmaal in die diepe concentratie (flow) lijkt de tijd te vliegen zonder dat het enige energie kost. Na verloop van tijd neemt het verbruik weer toe en weet je dat het tijd is om te stoppen.

Als een voetbalwedstrijd

In mijn boek beschrijf ik dat als een voetbalwedstrijd. Mensen werken het beste als ze ergens tussen de 45 en 60 minuten ongestoord kunnen werken, waarna we een korte break nodig hebben (<15 min) om weer fit aan de 2e helft te beginnen. Na elke wedstrijd hanteer je een langere pauze (>15 min) , waarin je meer doet dan even benen strekken, kop thee of koffie pakt en even naar de toilet gaat.

Na 3 voetbalwedstrijden is het wel gedaan met de prik. Het beste wat je dan kan doen is stoppen met werken. Misschien dat je op maandag het gevoel hebt meer te kunnen doen, maar dit breekt je uiteindelijk gedurende de week op. Dit geldt zowel voor cognitief als voor fysiek belastend werk.

Dit wist Adam Smith al. Hij schreef: “Een man die zo matig werkt dat hij constant kan werken behoudt niet alleen zijn gezondheid het langst, maar verricht in de loop van het jaar de grootste hoeveelheid werk”. Frederick Taylor noemde een werkdag die je ook de volgende dag aankan ‘a good days work’.

Van werkbrein naar speelbrein

Het gaat dus niet zozeer om hoelang je kan werken, maar hoe effectief je bent in de momenten dat je daadwerkelijk geconcentreerd aan het werk bent. Daarbij is het belangrijk dat we de inspanning afwisselen met ontspanning. Voor kennis- en schermwerkers is dit belangrijk omdat je hiermee van je active mode network (AMD) naar je default mode network (DMN) gaat. Zeg maar gerust van je werkbrein, naar je speelbrein gaat. In je speelbrein ben je veel creatiever, kan je dingen relativeren en schieten vaak oplossingen te binnen.

Wil je meer structureel ruimte geven aan mensen om langere tijd met een onderwerp bezig te zijn en niet afgeleid te worden door afspraken? Vergaderingen blijven terugkomen als nr.1 van tijd- en energievreters. Wist je dat 3 a 4 vergadervrije dagen een productiviteitstoename van 73/74% oplevert? Ook neemt micromanagement af en zelfstandigheid en autonomie toe. Er is dus meer voor te zeggen dan alleen vanuit productiviteitsoogpunt.

Vergaderingen staan altijd net gepland wanneer het niet uitkomt. Je houdt er vooraf rekening mee (op tijd stoppen, want indien fysiek ook nog naartoe verplaatsen) en achteraf (het verwerken van wat er gezegd is en even rust pakken om weer iets nieuws te starten) of verder te gaan waar je gebleven was.

Hierdoor zijn we vaak druk, maar zijn we ook behoorlijk ineffectief. Cal Newport noemt dit pseudoproductiviteit. Mensen krijgen niet de kans om langer op een onderwerp te zitten en zich er volledig op te storten.

Tips om anders om te gaan met vergaderingen

Na het lezen van het boek Slow Productivity van Cal Newport heb ik die momenten uitgebreid en heb ik 2 x per jaar een maand (soms 2) zonder afspraken. Mijn Calendly is dan afgeblokt. Dat doe ik nu in december, maar ook in juli en augustus.

Bonustip: mijn Calendly plant niet verder dan 1 maand vooruit. Als iets een maand kan wachten heeft het geen prioriteit en is het overleg niet belangrijk genoeg. Een kleine drempel opwerpen helpt om je agenda niet vol te laten lopen met afspraken waarvan de toegevoegde waarde beperkt is. Klinkt wat onaardig, maar blijkt zakelijk gezien juist te zorgen voor een hogere kwaliteit van afspraken en een hogere ‘conversie’.

Eerder schreef ik al over je werk zoveel mogelijk asynchroon in te delen en dat zijn (online) vergaderingen natuurlijk alles behalve. Vind je een maand te veel of te lang en denk je dat het risico op het verliezen van opdrachtgevers te groot is? Je kan altijd klein beginnen. Het zijn stappen die je kan zetten om je werkweek niet alleen fijner en beter te maken, maar ook om daadwerkelijk ‘productiever’ te worden.

Andere tips:

Geen vergaderingen voor 12:00 uur

Als je weet dat mensen het meest geconcentreerd zijn in de ochtend, houdt het denkwerk dan voor de relatieve rust van de ochtend en plan de overleggen alleen in de middag.

 1 vergadervrije dag in de week

Zet dit vooraf in de agenda’s. Dit kan je makkelijk een jaar vooruit afblokken. Dan kunnen mensen daar rekening mee houden en hoeft het niet standaard de maandag te zijn (al kan dat wel).

Het is een manier op de week rustig te starten, dingen van de vorige week af te kunnen handelen en niet achter de feiten aan te lopen. Het voordeel van maandag(ochtend) geen afspraken te plannen, is dat mensen ook op zondagavond meer rust en minder stress ervaren.

Vergadervrije weken

Universiteit Utrecht voert een paar keer per jaar een vergadervrije week in. Een week waarin alle medewerkers ongestoord kunnen werken aan projecten zonder afgeleid te worden (of rekening te houden met) overleggen. Maak gebruik van de reguliere vakantieperiodes om mensen (met kinderen) ook niet het gevoel te geven dat ze iets missen en met een gerust hart vakantie kunnen plannen.

Bij succes voer je elke maand 1 vergadervrije week in en wie weet blok jij dan eind 2025 ook maand lang je agenda zodat je ongestoord kan werken.