PDF of interactieve publicatie? Laat je inspireren door Albert Heijn, Kampioen & Renault

De PDF, moeten we daar geen afscheid van nemen? Maar wat is dan het alternatief? In dit artikel deel ik inspirerende voorbeelden.

Een tijdje geleden las ik een sterk artikel van Femke Koning op Frankwatching met 6 redenen waarom PDF’s op websites niet meer kunnen. Al lezende herkende ik me in haar frustraties rondom de PDF en zijn de ‘gebruiksvriendelijkheid’ – tussen aanhalingstekens. Het format is uitgevonden in 1993 en dat is te merken. Uit de opmerkingen onder het artikel blijkt dat velen het met haar eens zijn, maar er werd óók een terechte vraag gesteld: wat is het alternatief?

De PDF past niet meer bij online lezers van vandaag

Eerst even terug naar waarom de meesten zo’n hekel hebben aan de PDF. Femke geeft zes goede redenen en vertelt in het kort dat PDF’s…

1. niet gebruiksvriendelijk of digi-toegankelijk zijn
2. slecht schalen op verschillende apparaten
3. niet goed vindbaar zijn in Google (SEO)
4. moeilijk te meten zijn op interactie
5. omslachtig zijn om te onderhouden
6. niet goed converteren

Daar sluit ik me bij aan en voeg ik graag nog aan toe dat ik ze statisch en saai vind. Bovendien zijn ze slecht deelbaar. Een PDF die je via de mail verstuurt of deelt op je website moet altijd eerst worden gedownload. Heb je een nieuwe versie? Dan mag je die opnieuw uploaden of nog een keer via de mail versturen. Je hebt er geen grip op of je lezer wel naar de meest recente versie kijkt.

Op dit punt ga ik er vanuit dat je overtuigd bent dat we afscheid moeten nemen van de PDF als format. Om dat te kunnen doen, moeten we ons richten op een alternatief.

De wereld van online publiceren

Om het alternatief op statische PDF’s te vinden, zullen we verder moeten kijken dan statische bestandsformaten. Laten we kennismaken met ‘digital publishing’—of gewoon ‘digitaal publiceren’ in het Nederlands. Ik hoor je denken: “Huh, maar dit kennen we toch al? Van de eBooks enzo?”. Dat is deels correct. In deze context wil ik het echter hebben over een bredere vorm.

Wat ik er mee bedoel in dit artikel is het publiceren van (zakelijke) documenten en long-form content op het web. Online dus. In deze situatie is je content niet langer een vast bestand dat je moet downloaden, maar een levende collectie van web pagina’s op een eigen URL. Daarom noemen we ze ook wel ‘online publicaties’.

Alle voordelen van het web zonder de complexiteit van een website

Online publicaties bieden simpelweg mogelijkheden waar de PDF niet tegenop kan. Logisch, want we hebben het over een webdocument versus een statisch bestandsformaat. Het belangrijkste verschil is dat een webdocument kan reageren op input van de gebruiker. Een website is een voorbeeld van een verzameling webdocumenten.

Het feit dat een online publicatie dus leeft op het web komt met een aantal voordelen, namelijk:

Direct te lezen en delen op een eigen URL

Geen gedoe met downloads, maar gewoon een linkje delen. Dat werkt zo’n beetje het lekkerst voor alle kanalen, zoals e-mail, social media en zelfs messengers als WhatsApp.

Direct leesbaar in je website

De meeste online publicaties zijn ook ‘embeddable’. Dat houdt in dat ze geïntegreerd kunnen worden in je website en direct te lezen zijn zonder dat je bezoeker de website hoeft te verlaten of een bestand moet downloaden.

Altijd up-to-date

Waar je voorheen bij wijzigingen je document opnieuw moest uploaden of rondsturen, is dat bij online publicaties niet meer het geval. Slechts een klik op de knop en je wijzigingen zijn gepubliceerd. Het beste? De wijziging wordt doorgevoerd op dezelfde URL én op alle plekken waar je publicatie geëmbed is. Zo leest iedereen met de link altijd de nieuwste versie.

Verbeterde toegankelijkheid en responsiveness

Iets dat is gemaakt in ‘taal’ van het web presteert automatisch beter. Online publicaties zijn zo te ontwerpen dat ze mooi schalen op zowel kleine als grotere schermen. Daarnaast heb je controle over digi-toegankelijkheid om er voor te zorgen dat écht iedereen je publicatie kan lezen, zoals bijvoorbeeld slechtzienden.

Goed vindbaar in zoekmachines

Je document bestaat uit onder andere HTML, wat goed te indexeren is door zoekmachines. Dat betekent dat, als je content hebt geschreven die goed aansluit op de zoekintentie van de gebruiker, er een grotere kans is dat Google jouw document hoger in de zoekresultaten toont. En welke organisatie wil er nu niet makkelijk worden gevonden?

Meetbaar

Meten is weten, toch? Je kunt je online publicaties ‘tracken’ met tools als Google Analytics. Op die manier krijg je inzicht in het aantal views, kliks, scrolls, en op welke apparaten je doelgroep de publicatie lezen. Zo kun je je content verbeteren op basis van data.

Opties die in PDF’s niet (of slecht) ondersteund worden

Een online publicatie kan reageren op input van de lezer. Dat betekent dat je elementen kunt laten animeren of veranderen aan de hand van muis bewegingen, kliks, scrollen, en key strokes – wat de leeservaring een stuk interessanter maakt! Bovendien bevat het betere ondersteuning als het gaat om formulieren of het maken van een koppeling met een extern systeem, bijvoorbeeld Hubspot. Hoe lager de drempel, hoe hoger je kans op conversie!

Een aantal voorbeelden

Uiteindelijk kun je online publicaties beter zelf zien om te begrijpen waar ik het over heb. Daarom een aantal voorbeelden van online publicaties aan de hand van bekende merken.

1. ANWB bereikt een bredere doelgroep met een digitale variant van de ‘Kampioen’

De Kampioen is onmiskenbaar een bekend ledenblad in Nederland dat komt bij je lidmaatschap. Maar goed, niet iedereen vindt het meer prettig om ‘m op de deurmat te krijgen. Daarom maken zij naast een print óók een online variant. En dat is handig, want die is overal te lezen op elk apparaat. Bovendien kan ANWB zo bijhouden welke topics hun lezers interessant vinden door views en clicks te meten. Het interactieve format biedt mooie mogelijkheden bij hun topics, bijvoorbeeld een interactieve kaart waar de gebruiker in kan rondklikken.

Bekijk een voorbeeld van de digitale Kampioen hier.

2. Gemeente Amsterdam streeft naar inclusiviteit met een digitaal magazine

Veel overheidsinstanties moeten verplicht communiceren. Digi-toegankelijkheid is voor hen een ontzettend belangrijk element, want de gemeente moet er voor iedereen zijn. Zo publiceert Gemeente Amsterdam belangrijke informatie via een digitaal magazine dat toegankelijk is voor iedereen. Nog een bijkomend voordeel? Je maakt binnen een handomdraai dezelfde publicatie in een andere taal, bijvoorbeeld Engels.

Bekijk als voorbeeld deze begroting van 2024.

3. Albert Heijn maakt complexe data behapbaar en helder

Als er iets saaier is dan een PDF, dan is het wel een PDF met veel complexe informatie. Voornamelijk in het geval van verplichte rapportering (bijvoorbeeld door de invoering van de CSRD) moeten veel bedrijven grote bakken cijfers te delen met belanghebbenden. Die lezers gaan echt niet door je hele document scrollen. Het liefst geef je hen in één oogopslag duidelijkheid met infographics, tabellen en grafieken en andere mooie datavisualisatietechnieken. Albert Heijn begrijpt dat heel goed en publiceert elk jaar opnieuw een duurzaamheidsverslag dat prettig leest. Daarnaast bieden ze de PDF-variant aan onder een downloadbutton voor wie het wil.

Bekijk het duurzaamheidsverslag van 2023.

4. Renault maakt elektrisch rijden simpel met een dynamische brochure

Organisaties die iets verkopen hebben één belangrijke doel: converteren. Om dat te doen moet je je doelgroep voorzien van de juiste informatie. De digitale brochure van Renault over elektrisch rijden neemt je mee door alles dat je moet weten voordat je over gaat tot aankoop. Bewegende elementen passen dan ook goed bij het onderwerp en komen mooi uit de verf in dit online format.

Bekijk hier de brochure.

Beginnen met online publiceren

Het maken van een online publicatie vergt meer ‘skill’ dan het exporteren van een PDF. Gelukkig zijn er een hoop softwareplatformen die het hun core-service hebben gemaakt om gebruikers documenten te laten designen, publiceren en analyseren binnen één plek zonder dat je daarvoor code hoeft te schrijven. Wat past bij jouw organisatie ligt er aan wat jij belangrijk vindt. Hier zijn een aantal zaken om op te letten bij het oriënteren:

Type publicatie

Digitale publicaties komen in verschillende vormen. De meest bekende zijn flipbooks (met ‘flipbare’ pagina’s) en HTML5-publicaties (zoals de voorbeelden hierboven). De leeservaring begint bij het kiezen van je leesvorm en vaak is deze afhankelijk van het softwareplatform dat je gebruikt om te publiceren. Veel van de eerder genoemde voordelen zijn voornamelijk van toepassing op HTML5-magazines, maar een flipbook is een goede middenweg als je al een PDF-versie hebt van je document.

Vrij design of templates

Denk goed na over je ontwerp. Ga je graag voor snelheid en gemak? Dan zijn templates een goed startpunt. Liever zelf tot een origineel ontwerp komen? Kies dan voor software die je die vrijheid biedt. Uiteraard kun je ook gaan voor een balans tussen beide. Welke gradaties passen is voor jou hangt af van je doel, ervaring en tijd.

Aparte omgeving voor mobiel ontwerp

Een enorm groot deel van online content wordt op mobiel gelezen. Daarom is het belangrijk dat je publicatie geoptimaliseerd is voor kleinere schermen. Een softwareprogramma dat je apart de opmaak voor mobiel laat ontwerpen is dan een enorme plus. Zo kun je testen of dat alles goed leesbaar en aanklikbaar blijft.

Statistieken en koppelingen met externe systemen

Meten is weten. Zodra je data hebt over je lezer, kun je gericht aanpassingen maken om de leeservaring te verbeteren. Kies dus een type publicatie of softwareplatform dat inzicht biedt in leesgedrag in de vorm van statistieken. Wellicht dat je nu al data verzamelt in een eigen tool. De mogelijkheid om de publishingsoftware te kunnen koppelen aan je bestaande tools is dan geen overbodige luxe.

Wanneer je toch beter bij de PDF kunt blijven

Ik durf het bijna niet te zeggen, maar… in sommige gevallen kun je toch beter kiezen voor de PDF. De lijst met redenen wordt echter steeds korter naarmate technologie vordert. Een van de weinige voordelen die PDF heeft boven digitale publicaties, is dat het dichtbij het printformat blijft. Als het uitprinten van je document belangrijk is, dan kun je beter voor de PDF kiezen. Of natuurlijk gewoon allebei. Wie zegt dat je moet kiezen?

Desalniettemin kunnen er niet meer omheen dat we steeds meer online gaan communiceren. Je voorsorteren op nieuwe vormen van communicatie is dus een slimme zet. Doe jij nog veel van je bedrijfscommunicatie in PDF-format, zoals een magazine, brochure of whitepaper? En zijn die eigenlijk niet lekker te lezen, lastig te onderhouden en weet je eigenlijk niet hoe die ontvangen wordt door je lezer? Dan is een alternatief iets om over na te denken.