Meer impact met minder werk? Zo werk je aan Slow Productivity

Veel mensen zijn druk met diverse projecten, overleggen, digitale communicatie op allerlei platformen en administratieve klusjes daar omheen. Ondanks al die inspanningen, lijken veel kenniswerkers toch een gevoel van impact of betekenis te missen. Sterker nog, die stresserende dynamiek lijkt juist het tegenovergestelde van focuswerk dat echt waarde levert. Hoe kom je in die zone? Cal Newport stelt voor dat we minder werken, volgens zijn idee van Slow Productivity.

Productiviteit en kenniswerk

Er zijn meters boeken en vele uren podcasts gemaakt over productiviteit voor kenniswerkers, waarbij makkelijk voorbij gegaan wordt aan de vraag wat productiviteit eigenlijk is en  hoe je dat dan meet?

In het boek ‘Ons werk is stuk‘ (affiliate*) hebben Martijn Aslander, Mark Meinema en ik daar het nodige over geschreven met als centrale idee dat we te vaak fabrieksmaatstaven hanteren, zoals gewerkte uren of geschreven pagina’s. Kenniswerk is, zo divers als het is, anders dan fysieke productie met een tastbare output en de mogelijkheid de kwaliteit ervan te meten.

*Alle links naar boeken zijn affiliates.

De definitie van kenniswerk

Kenniswerk is daarnaast erg breed: beleidsmakers op een ministerie, call center-medewerkers van een klantenservice, advocaten, IT-support personen, CEO’s van een beursgenoteerde firma, management assistenten, bibliothecarissen, enzovoort. De agenda, taken- en projectenlijst zal voor elk van deze kenniswerkers compleet verschillend zijn, dus ook de vraag wanneer zij productief zijn.

In ‘Slow Productivity. De kunst van presteren zonder burn out‘ stelt ook de auteur Cal Newport dat productiviteit van kenniswerkers vaak niet gedefineerd is of betekenisvol gemeten wordt. Het is in elk geval niet druk doen met mail en berichten en voortdurend bezig zijn met van alles en nog wat tussen de vele vergaderingen door. Hij noemt dat pseudo-productiviteit. Ook hij heeft geen sluitende definitie van productiviteit voor kenniswerkers. Tegelijkertijd hebben we misschien net zo min een sluitende definitie van geluk, liefde of vrijheid en kunnen we evengoed prima met die begrippen werken.

Newport definieert kenniswerk vrij breed, waardoor zo’n beetje alle hierboven genoemde beroepen onder die definitie vallen.

Kenniswerk is de economische activiteit waarbij kennis door het gebruik van cognitieve inspanning wordt omgezet in een ding met marktwaarde.

De adviezen van Newport in ‘Slow Productivity’ en eerder in zijn boek ‘Diep werk‘ lijken meer gericht op mensen in een maker-rol dan mensen met veel communicatie en afstemming of een support-rol. Minder beschikbaar zijn en dagen geen besprekingen accepteren wordt voor een management-assistent of een projectleider waarschijnlijk lastig.

Slow Productivity = minder, beter doen

Newport noemt journalist McPhee, die complexe artikelen schrijft en graag nadenkt. Het liefst liggend, buiten op een picknicktafel. Door langere tijd niks anders te doen dan te liggen en na te denken, komt McPhee tot waardevolle input voor zijn schrijfwerk. Degenen die hem zouden zien liggen, hebben misschien niet het idee dat iemand hard aan het werk is.

Dat contrast gebruikt Newport graag: druk doen lijkt productief maar staat er juist haaks op. Het gaat erom te vertragen. Zoals Archimedes in bad een eureka-moment had of Newton liggend onder een appelboom een wereldschokkend inzicht had. Deze personen zijn dus alleen en in gedachten verzonken. Een rustige wandeling en met iemand filosoferen of bij de koffiemachine hardop samen nadenken, noemt Newport niet als denkmanieren.

Met de term Slow Productivity verwijst Newport naar de slow food-beweging, die tot allerlei slow spin-offs heeft geleid. Hij noemt in één zin ‘In Praise of Slow’, dat naast een boek een TED Talk is, waarin Carl Honore met het verhaal over The One Minute Bedtime Stories een prachtig verhaal schetst.

Slow Productivity: zo doe je dat

Hoe doe je aan Slow Productivity? Newport bouwt adviezen, hij noemt het principes, op in drie onderdelen.

1. Doe minder dingen
2. Werk in een natuurlijk tempo
3. Wees geobsedeerd door kwaliteit

Slow is dus vooral gericht op jou en de kwantiteit en kwaliteit van je werk.

Advies 1. Doe minder dingen

Doe minder dingen is volgens Newport het volgende: streef ernaar je verplichtingen zo te verminderen, dat je ze zonder moeite kunt voltooien. Profiteer van deze afgenomen belasting door het kleine aantal overgebleven projecten alle aandacht te geven.

Minder dingen doen betekent overigens niet minder doen. Je werkt niet per se minder, maar aan minder dingen. Die dingen doe je dan beter, met meer rust en aandacht, kortom slow.

De adviezen van Newport zijn vooral kwantitatief, dus echt gericht op minder doen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende acties:

• Beperk het grote. Zoek in je werk naar wat essentieel voor jouw werk is. Heb bijvoorbeeld maar drie lopende projecten.
• Beperk missies. Hoe meer missies, hoe meer werk.
• Verminder kleine taken. Onderschat niet dat bij elk project weer communicatie en besprekingen en administratieve overhead hoort.
• Werk op de automatische piloot. Heb rituelen en werk op vaste locaties om zo min mogelijk energie te verliezen aan het denken over hoe je werkt.
• Laat andere mensen meer werken. Alles wat anderen doen, hoef jij niet te doen.
• Heb een omgekeerde takenlijst. Deel je taken en laat mensen daar wat toevoegen. Omdat er al veel op staat, zal het mensen afschrikken.
• Geef geld uit. Gebruik tools als Calendly om je beschikbaarheid te delen en makkelijker afspraken te maken. Gebruik DocuSign om makkelijker handtekeningen te zetten, de professionele versie van Zoom om beter te online werken. Huur een professionele dienstverleners in. Hoe meer je automatisering en delegatie kunt inzetten, hoe meer jij je richt op hoofdwerk. Opvallend afwezig voor een boek uit 2024 zijn daar de vele AI-oplossingen die kenniswerkers zo kunnen ondersteunen, waar op dit platform een wereld aan adviezen voor te vinden is. In zijn nieuwsbrieven en podcast heeft Newport het over nieuwe technologie en hoe die helpend kan zijn, maar zijn primaire advies is vooral nieuw gedrag proberen:

We don’t need transformer-based neural networks to revolutionise work, we just need a willingness to try something new.

Geef grenzen aan je werk

Newport benadrukt later dat je naar een levenswerk of dat ene grote project moet zoeken, maar dat wordt niet concreet. De kans is groot dat je nu meerdere nuttige projecten en rollen hebt. Andere auteurs op het vlak van productiviteit beginnen doorgaans met te suggereren hoe je op hogere niveaus keuzes maakt, om beter de grenzen van je werk aan te geven.

• Focus de doelen voor een à twee jaar op wat jij echt belangrijk vindt, wat jouw purpose belichaamt, wat uniek voor jou is en selecteer daarop projecten die daarbij passen. Zie mijn eerdere bespreking van 4.000 weken van Oliver Burkeman: Vergeet timemanagement! Werk eens wat minder of het werk van de beroemde Covey in De zeven eigenschappen.
• Tony Crabbe werkt in zijn boek Nooit meer te druk vanuit personal branding en strategie: welke projecten helpen jouw loopbaan vooruit en zijn strategisch relevant? Jim Collins gebruikt daarvoor het hedgehog principle (doe één ding heel goed) wat de overlap is in: waar je gepassioneerd in bent, wat je goed kunt én waar vraag naar is.
• Boeken als The One Thing en Essentialism helpen op organisatieniveau te versimpelen en werk te beperken.

Kortom, dat je minder moet doen en hoe je minder doet maakt Newport duidelijk, maar wat je dan minder gaat doen, is nog aan jou.

Wees zo onaangenaam dat niemand je nog lastigvalt

Een sleutel om minder werk te hebben, is minder vindbaar zijn, frictie in samenwerking in te voeren en geen veelgevraagde teamspeler te zijn. In Newports eerdere boek Diep werk, kon je ook al veel oplossingen voor focus lezen die veelal neerkwamen op minder sociaal zijn. Of zoals Feynman stelde toen hij voor een groot ruimtevaart-project gevraagd werd:

Het plan om zo onaangenaam te worden dat niemand je nog lastigvalt, is dus moeilijk uitvoerbaar.

Dat zal voor veel kenniswerkers een mogelijke sta-in-de-weg voor minder werk zijn. Immers, veel mensen vinden samenwerken leuk en helpen graag anderen. Minder goed samenwerken zal dan niet je eerste keuze zijn. Wat niet echt aandacht krijgt, is dat een team juist een manier kan zijn om:

• samen te bewaken of niet iemand teveel oppakt
• elkaar te helpen focussen op de prioriteiten
• onderling werk te verdelen dat de één beter ligt dan de ander, dan wel bij tourbeurt minder leuk werk op te pakken

Kortom, teamleden kunnen zeker helpen bij goed werk doen dat in tijd behapbaar is.

Advies 2. Werk in een natuurlijk tempo

De tweede groep met tips en adviezen gaat over de manier van werken, namelijk in een natuurlijk tempo.

Werk in een natuurlijk tempo. Maak met je belangrijkste werk geen haast. Kies voor een houdbare snelheid, met voor topprestaties bevorderlijke omstandigheden en wisselingen in intensiteit.

Het natuurlijke ritme is een ritme met pieken en dalen, in- en ontspanning met elkaar in balans. Dat is daarmee een antwoord op de altijd-aan-en-altijd-bereikbaar-mentaliteit, hussle culture en vele uren werken wat teveel kenniswerkers structureel doen. Na complex denkwerk heb je rust nodig en na een complex project gemanaged te hebben, hoor je een project te leiden dat meer in je routine zit en minder van je vergt. Een voorbeeld is het bedrijf Basecamp, dat na een project-oplevering van 6 weken ander werk plant, zoals kleinere optimalisaties of onderhoud.

Newport doet niet mee aan wellness washing (niet zijn term maar van Allen en Lamont) waarmee een uurtje yoga, luxere koffie of een rondje stoelmassages in de centrale hal op kantoor de oplossing moet zijn.

Oplossingen van Newport onder de kop ‘werk in een natuurlijk tempo’ zijn onder andere de volgende:

• Maak een vijfjarenplan. Voorkom teveel focus op kortetermijndoelen en haast, maar bouw een groot plan en mik op duurzame, bestendige progressie.
• Verdubbel de tijdspanne van jouw projecten. Zoals de wet van Hofstadter al luidt: dat ‘alles langer duurt dan je denkt, zelfs als je rekening houdt met de Wet van Hofstadter.’ Begin dus met dubbel de tijd te nemen van je eerste inschatting.
• Vereenvoudig je werkdag. Reduceer afspraken: snoei 25 tot 50%. Reserveer bij elke afspraak die je maakt dezelfde hoeveelheid tijd voor jezelf. Het doet wat stellig aan, maar het is zeker nuttig om tijd voor verwerking en opvolging in je werkdag mee te plannen, zodat dit geen klusje is dat blijft liggen.
• Heb vergadervrije dagen. Hoewel Newport stelt dat je dit ‘niet aan de grote klok hoeft te hangen’, want je kan ook simpelweg een uitnodiging afslaan, lijkt mij dit juist een goed idee en krachtiger om als team of projectgroep af te spreken.

Ook voor zijn advies ‘Heb een korter werkjaar’ stelt Newport dat je dat ‘niet van de daken hoeft te schreeuwen’. Wat hem in het boek brengt tot het fenomeen Quiet Quitting en het maatschappelijke gesprek hierover. Zijn idee daarbij:

Je hebt meer controle dan je denkt over de intensiteit van je werkdruk.

Eerder kon je op Frankwatching al het nodige lezen over Quiet Quitting. De één snapt self care boundaries. Zeker als gesprekken met leidinggevenden en in je team tot weinig leiden, moet je iets. De ander vindt het bij je rol als professional horen druk en stress te bespreken en oplossingen te zoeken, in plaats van stilletjes te verdwijnen.

Advies 3. Wees geobsedeerd door kwaliteit

Het idee van doe minder en werk in een natuurlijk ritme, is dat dit je ruimte geeft meer kwaliteit te leveren. Goed werk leidt tot een belangrijke positie in organisaties of je netwerk en waarschijnlijk tot groei in inkomen, wat je toestaat met minder uren een vergelijkbaar inkomen te verwerven.

Gebruik de extra welvaart voor meer vrijheid.

Om die Slow Productivity te managen stelt Newport bijvoorbeeld: organiseer vergelijkbare mensen om je heen. Zoek bijvoorbeeld een groep met vakgenoten die net als jij topwerk willen leveren en deel elkaars passie, help elkaar verder. En enige sociale druk en eventueel schaamte kan een manier zijn om tot werk te komen als uitstelgedrag dreigt.

Newport stelt dat obsessief goed werk willen leveren nog geen perfectionisme is. Vooruitgang willen boeken en willen groeien is iets anders dan een obsessie voor een ideaal eindproduct. Of juist tot niks komen, geïntimideerd door dat ideaalbeeld.

Ook in dit deel van het boek voert Newport vrij veel historische figuren op, variërend van eeuwen geleden tot jaren ’70 vorige eeuw. Een verhaal van Jane Austen krijgt circa zeven pagina’s en van folkzangeres Jewel negen. Boeiende verhalen van kleurrijke personages, maar voor voorbeelden van ‘doe minder’ of ‘een natuurlijk ritme’ kan het lastig zijn hun eeuwen- of decennia-oude levenslessen naar het heden te vertalen. Steve Jobs wordt genoemd als voorbeeld van iemand die obsessief was over kwaliteit. Benieuwd wat hij zou vinden van Quiet Quitting of ‘werk minder’.

Minder werk = beter werk

Newport schetst in Slow Productivity een helder beeld van deze tijd en stelt terecht dat we het best rustiger aan mogen doen en dat we dan ons werk beter doen. Zijn oplossingen zijn vooral kwantitatieve manieren om voor jezelf minder werk te hebben, wat je niet per se met anderen bespreekt. Daarmee blijven veel mogelijkheden om juist samen met anderen minder en beter te doen onontdekt. En wordt, als anderen het probleem van veel werk zijn, die bron niet opgelost. Ook de keuze wat je dan minder doet is vooral aan jou, terwijl wat advies daarbij vaak erg helpend is. 

Hoe kun jij minder doen om beter werk te leveren? Hopelijk geven de adviezen van Newport je inspiratie en stof tot nadenken.