Waarom je het maken van afspraken uitstelt & hoe je dit voorkomt

Stel je het maken van afspraken ook vaak uit? Een afspraak bij de tandarts: doe ik volgende week. Even bijpraten met een vriendin: doe ik vanavond even. Een afspraak bij de kapper: die moet ik ook weer snel maken. Hoe komt het dat je het maken van afspraken uitstelt? En hoe kun je dit makkelijker maken voor jezelf?

Tijd voor de kapper

Het was weer tijd voor de kapper. Het werd hoog tijd dat mijn haar geknipt werd. Of eigenlijk was het al twee weken tijd voor de kapper, maar ik was er nog niet aan toegekomen. Dat vertelde ik mijzelf in elk geval. Hoe komt het dat ik een afspraak bij de kapper telkens uitstel?

De afstand kan het niet zijn. Vijf minuten lopen of twee minuten fietsen en ik ben er. Het wachten kan het ook niet zijn. Met een afspraak ben ik vrijwel direct aan de beurt. Keuzestress dan? Maar ik hoef vrijwel geen keuzes te maken. Ik kom al zo lang bij deze kapper, ze weet precies wat de bedoeling is: een stukje eraf. Hoeveel dat precies is, bepaalt ze zelf. Ook vind ik het heerlijk om in de stoel te zitten, het liefst met mijn ogen dicht, terwijl de kapper mijn haar knipt.

Met de afspraak bij de kapper zelf is niets mis. Maar het is niet de afspraak zelf, het is het máken van de afspraak dat ik uitstel. Ik wil wel naar de kapper, maar ik wil het maken van de afspraak uitstellen. Hoe komt dat?

Present bias uitgelegd

Ik ervaar wat psychologen present bias noemen: de neiging om mij bij het nemen van beslissingen meer te richten op de huidige situatie dan op de toekomst. Onderzoek naar present bias vindt zijn oorsprong in het werk door Richard Herrnstein in de jaren 1960. Hij was een psycholoog die onderzoek deed naar besluitvorming bij dieren. Kort daarna pasten Phelps en Pollak deze inzichten toe op mensen.

We houden van snelle beloningen

Wij hebben de voorkeur om beloningen onmiddellijk te ontvangen en kosten uit te stellen. Dit kunnen financiële beloningen zijn. De meeste mensen hebben bijvoorbeeld de voorkeur om direct 10 euro te krijgen in plaats van 15 euro over een maand. Kosten stellen we het liefst uit. Dit verklaart ook het succes van creditcards, want hierdoor kunnen we het betalen van onze aankopen uitstellen.

Psychologische kosten

Het geldt echter ook voor psychologische kosten, al zijn deze klein. Een afspraak maken bij de kapper kost nauwelijks moeite. Een belletje van 5 minuten en ik heb een afspraak op een tijd die mij uitkomt. Maar zelfs deze kleine moeite kan ervoor zorgen dat ik deze uitstel; als het zo weinig moeite is, dan doe ik dat later vandaag wel. Of beter, morgen, want dan heb ik meer tijd.

Present bias voor psychologische kosten

Ned Augenblick is hoogleraar gedragseconomie aan de Haas School of Business in Berkeley, Californië. Hij en zijn collega’s lieten respondenten taken plannen voor drie verschillende tijdsperioden: de eerste reeks taken moesten direct worden gedaan, de andere twee tijdsperioden waren na één week en na twee weken. De respondenten maakten ook een planning voor taken die ze in de tweede week en in de derde week zouden doen.

Aan het begin van de tweede periode konden de respondenten hun taken opnieuw plannen. Ze konden ervoor kiezen om de taken direct te doen of om ze uit te stellen tot de week erna. Mensen vertoonden present bias voor moeite: ze deden ongeveer 9 procent minder taken in de huidige week dan hun oorspronkelijke planning een week eerder.

Waarom stel je het maken van afspraken uit?

Dit verklaart waarom het direct maken van een afspraak niet de moeite waard lijkt. Als ik een afspraak moet maken, negeer ik de moeite die het zal kosten om deze afspraak in de toekomst te maken. Ik zie wel de moeite die het mij nu kost. Daardoor lijkt het slim om het maken van een afspraak uit te stellen.

Je minimaliseert moeite

Wellicht herken je dit bij het maken van een afspraak met een collega of vriendin. Je kunt dit herkennen doordat je de moeite die je er zelf in steekt minimaliseert. Hoe minimaliseer je jouw moeite dan? Door aan anderen te vragen wanneer de afspraak goed uit komt. Dat lijkt heel sociaal en empathisch, maar is dus eigenlijk een methode om moeite te minimaliseren.

De ander minimaliseert ook moeite

Die anderen doen vervolgens hetzelfde. Zij antwoorden door te zeggen dat de hele week nog beschikbaar is of dat er op woensdag en vrijdag nog ruimte in hun agenda is. Zo gaan er al snel enkele dagen overheen. Tijdstippen die eerst nog beschikbaar waren, zijn ondertussen bezet. Voordat een geschikte tijd gevonden is, hebben jullie beiden een half uur tot een uur besteed aan berichtjes typen. Hoe kun je het maken van afspraken makkelijker maken voor jezelf?

Afspraken maken makkelijker maken

Het maken van afspraken kun je makkelijk maken door er nu direct wat moeite in te steken, waardoor je er uiteindelijk minder moeite hoeft te doen. Een aantal tips om hiermee aan de slag te gaan:

Tip 1: maak het concreet

Wil je een afspraak maken, doe dan een concreet voorstel: “Ik zou graag met je bijpraten. Zou jou schikken op maandag om 15:00 of woensdag om 9:30?” Daarmee lijkt je wellicht geen rekening te houden met de agenda van anderen, maar zij kunnen wel eenvoudig controleren of zij beschikbaar zijn. Je kunt ook de vrijheid voor een ander moment herstellen door toe te voegen: “Voel je vrij om een andere dag of tijdstip voor te stellen.”

Tip 2: plan het lang van tevoren

Weet je al lang van tevoren dat er een afspraak moet komen, zoals een afspraak bij de tandarts? Plan deze afspraak lang van tevoren. Maak bij voorkeur een nieuwe afspraak bij het verlaten van de tandartspraktijk. Je zult merken dat dit weinig moeite kost, want die afspraak is zo ver in de toekomst dat de kosten verwaarloosbaar klein lijken. Kun je een week van tevoren inschrijven voor de les pilates bij jou op de sportschool? Doe dit dan een week van tevoren. Kun je twee weken van tevoren een squashbaan reserveren? Doe dit dan twee weken van tevoren.

Tip 3: terugkerende afspraken

Wil je graag elke week sporten? Wil je regelmatig bijpraten met je collega? Wil je voortgang in je project? Maak dan een terugkerende afspraak. Elke maandagavond reserveer je om te sporten, ook al kun je nog niet inschrijven of reserveren. Elke maand plan je een afspraak om bij te praten met je collega in de coffeecorner. En elke woensdagochtend om 9:30 plan je een voortgangsoverleg voor je project, inclusief de vergaderruimte. Mocht daar reden voor zijn, dan is het eenvoudiger om een afspraak op het laatste moment te annuleren dan iedereen op het laatste moment bij elkaar te krijgen.

Spontaniteit van afspraken

Door deze tips gaat de spontaniteit er wel een beetje af. Spontane afspraken bieden meer flexibiliteit en dat kan een gevoel van vrijheid geven. Je ervaart daarbij minder verplichtingen en minder druk. Ook worden spontane momenten vaak gezien als authentieker en meer vanuit het hart. Je hebt het gevoel dat deze afspraken gebaseerd zijn op echte zin om samen tijd door te brengen.

Voor werkafspraken is spontaniteit waarschijnlijk minder relevant. Daar is flexibiliteit en authenticiteit minder belangrijk. Je wil voortgang op je project. Hetzelfde zou je kunnen zeggen voor sportafspraken. Daar wil je juist minder flexibiliteit en meer stabiliteit, zodat je regelmatig deze afspraken nakomt. Maar geldt dat eigenlijk niet voor alle afspraken: als je het fijn vindt om je vrienden te zien, waarom zou je het dan op het laatste moment laten aankomen? Dat komt vooral door present bias.