Zo richt je interne communicatie integraal in voor het beste resultaat

Interne communicatie is essentieel om een toekomstbestendige organisatie te bouwen. Het draagt bij aan het creëren van een positief werkklimaat waarin medewerkers zich gezien en gehoord voelen, betrokken worden bij wat er speelt binnen de organisatie en goed geïnformeerd zijn, zodat ze hun werk efficiënt kunnen uitvoeren en met plezier doen. Er komt veel bij kijken om dit te realiseren. Hoe pak je dit aan? En wie en wat heb je hiervoor nodig?

Goed invulling geven aan interne communicatie gaat verder dan een aansprekend verhaal en de inzet van communicatiekanalen en -middelen. Daarom kies ik voor een integrale aanpak, waarbij ik alle disciplines betrek die hier een rol in spelen. Ik neem je graag stap voor stap in mee in mijn aanpak.

 

Begin met een heldere analyse

Hoe verloopt interne communicatie momenteel binnen de organisatie? Breng in kaart welke kanalen en middelen worden ingezet, hoe het communicatieproces verloopt, wat goed gaat of waar ruimte voor verbetering is. Bepaal welke contactgroepen je moet onderscheiden. Denk aan medewerkers in het primaire proces, stafmedewerkers en leidinggevenden. Zij hebben vaak andere communicatiebehoeften. Stel persona’s op die inzicht geven in hun behoeften.

Door middel van een enquête onder medewerkers en interviews met belangrijke stakeholders kun je veel informatie ophalen. Maar ga ook de organisatie in voor ‘een praatje’ met medewerkers. Dat levert vaak heel waardevolle inzichten op.

Geef richting met een duidelijke visie en strategie

Waar moet interne communicatie aan bijdragen? Formuleer een heldere visie en ontwikkel op basis daarvan je communicatiestrategie en -aanpak. Sluit daarin aan bij de strategie en doelstellingen van de organisatie om echt toegevoegde waarde te creëren. Betrek de directie en andere relevante stakeholders (ofwel samenwerkingspartners), zoals de afdeling HR en IT, bij het ontwikkelen van je communicatiestrategie, zodat je op hun commitment kunt rekenen en het een gezamenlijke verantwoordelijkheid wordt. Maak jaarlijks een communicatieplan en -kalender waarin je concreet aangeeft wat je gaat doen om uitvoering aan je strategie te geven.

Het strategisch communicatieframe van Betteke van Ruler is een handig hulpmiddel om tijdens een werksessie input van de directie en andere stakeholders op te halen. Het gesprek tussen de stakeholders onderling zorgt tevens voor gedeeld inzicht in waar de verschillende disciplines elkaar nodig hebben.

Formeer een team interne communicatie

Interne communicatie is niet iets wat je als afdeling communicatie ‘erbij doet’. Het is een vak apart, waarbij je als adviseur kennis moet hebben van onder andere mensen, organisaties, leiderschap en gedragsverandering. Formeer daarom een vast team dat zich met interne communicatie bezighoudt.

Maak op basis van je interne communicatiestrategie en -aanpak duidelijke keuzes rondom de taken en verantwoordelijkheden van het team interne communicatie. Vervul je primair een adviserende rol, bijvoorbeeld om medewerkers mee te nemen in veranderingen binnen de organisatie? Of een uitvoerende rol, meer gericht op het verstrekken van begrijpelijke (taak)informatie? Dit is bepalend voor de omvang van het team en de benodigde expertise en competenties. Heb je de juiste mensen niet in huis? Betrek dan de afdeling HR. Zij kan hulp bieden bij de formering van het team, van functieprofielen opstellen tot werving en selectie van medewerkers.

Breng structuur aan en richt processen in

Hoe ‘stroomt’ informatie tussen de verschillende contactgroepen? Richt de communicatiestructuur en -processen op een zodanige manier in dat interactie, participatie en feedback binnen de organisatie wordt bevorderd. Bepaal samen met de directie en andere relevante stakeholders wat hiervoor nodig is. Variërend van medewerkersbijeenkomsten organiseren tot een feedbacksysteem inzetten en de medewerkerstevredenheid meten.

Denk daarnaast aan training om leidinggevenden te helpen hun (communicatie)rol goed te vervullen. Als adviseur interne communicatie kun je bijvoorbeeld een training geven voor het verbeteren van hun communicatieve vaardigheden en het aanleren van gesprekstechnieken. Dit kan ook onderdeel zijn van een breder traject voor leiderschapsontwikkeling. Zoek daarvoor de samenwerking met de afdeling HR op.

Als team interne communicatie vorm je een belangrijke schakel in het communicatieproces. Je staat in verbinding met alle lagen van de organisatie. Zo weet je wat er leeft en speelt, van directie en leidinggevenden tot medewerkers op kantoor en in het primaire proces. Signaleer je dat zij van elkaar niet (goed) weten wat er gaande is? Acteer hier dan op door ‘het gesprek’ tussen hen te faciliteren.

Ontwikkel een effectieve kanalen/middelenstrategie

Of het nu gaat om het informeren van de verschillende contactgroepen of het faciliteren van samenwerking en kennisdeling; interne communicatie kan niet zonder infrastructuur van digitale tools, kanalen en middelen. Hierbij gaat het niet om zoveel mogelijk tools, kanalen en middelen inzetten, maar dat inzetten wat hen optimaal ondersteunt in hun dagelijkse werk. Onderzoek daarom samen met de afdeling IT waar behoefte aan is en kies bewust welke tools, kanalen en middelen je inzet. Durf daarnaast te stoppen met wat niet of minder effectief is. Zet je nieuwe tools in? Besteed dan aandacht aan adoptie, zodat ze effectief gebruikt kunnen worden.

Onderzoek ook welke ‘offline’ kanalen, middelen en activiteiten nodig zijn ter ondersteuning van de communicatiestrategie, -structuur en -processen. Vertaal dit naar een kanalen/middelenstrategie, waarin je vastlegt wat je met welk doel voor welke contactgroepen gaat inzetten. Intranet gebruik je bijvoorbeeld voor het informeren van medewerkers over facilitaire zaken, zoals openingstijden van het bedrijfsrestaurant en onderhoudswerkzaamheden. Om de organisatie mee te nemen in de nieuwe strategie organiseer je op verschillende locaties een bijeenkomst waar de directie met medewerkers in gesprek gaat.

Betrek alle relevante stakeholders bij het ontwikkelen van de kanalen/middelenstrategie die mede invulling aan de interne communicatie geven. Stafafdelingen verstrekken bijvoorbeeld (taak)informatie ter ondersteuning van het dagelijkse werk. Het is belangrijk dat ze dit consequent via de daarvoor aangewezen kanalen en middelen doen, zodat informatie makkelijk vindbaar is voor de verschillende contactgroepen.

Naast alle kanalen en middelen die je inzet om medewerkers met elkaar te verbinden, draagt een inspirerende werkomgeving bij aan het stimuleren van ontmoeting, samenwerking en kennisdeling op kantoor. Onderzoek samen met de afdeling Facility Management wat voor type ruimtes en werkplekken hiervoor nodig zijn, passend bij de aard van de werkzaamheden en de behoeften van medewerkers.

Creëer aansprekende content

Om de interne communicatie relevant te maken voor de verschillende contactgroepen is het belangrijk aan te sluiten bij wat er leeft en speelt binnen de organisatie. Bepaal wat terugkerende onderwerpen zijn. Dat kan variëren van sociale veiligheid, diversiteit en inclusie tot strategie en beleid. Haal daarnaast continu actuele thema’s op en bepaal in het jaarplan interne communicatie hoe je hierop inspeelt.

Zorg ook dat anderen hun verantwoordelijkheid hierin nemen. Help de directie en leidinggevenden om betekenis te geven aan de missie, visie en strategie. Geef beleidsmakers en stafafdelingen (zoals HR, IT en Facility Management) handvatten om beleid respectievelijk (taak)informatie duidelijk en begrijpelijk te communiceren.

Bouw aan de gewenste communicatiecultuur

Een positief werkklimaat creëren vraagt om een organisatie- en communicatiecultuur die zich laat kenmerken door openheid, veiligheid en vertrouwen. Als team interne communicatie kun je hier veel in betekenen door zorgvuldig de onderwerpen, woorden en toon voor de communicatie te kiezen.

Maar ook hier speelt leiderschapsgedrag een cruciale rol. Bepaal samen met de directie en de afdeling HR wat het gewenste gedrag is en faciliteer leidinggevenden hierin door middel van training. Wil je hier op een laagdrempeligere manier mee aan de slag? Ontwikkel dan bijvoorbeeld gesprekskaarten om ‘het goede gesprek’ tussen leidinggevenden en medewerkers te stimuleren. Voor relevante onderwerpen, zoals werk en (persoonlijke) ontwikkeling, maak je kaarten met voorbeeldvragen waarmee ze met elkaar in gesprek kunnen gaan.

Evalueer de interne communicatie en stuur bij

Voer regelmatig onderzoek uit om te meten of je het gewenste effect bereikt met de interne communicatie. Analyseer de data van digitale kanalen en middelen of stuur bijvoorbeeld een (korte) enquête uit na een medewerkersbijeenkomst.

Een andere manier om feedback op te halen, is een klankbordgroep samenstellen met wie je continu in contact bent om de interne communicatie vorm te geven en te verbeteren.

Wordt de medewerkerstevredenheid gemeten? Kijk dan of de resultaten van het onderzoek aanleiding geven om je communicatiestrategie, -structuur en/of -processen bij te stellen. Blijkt bijvoorbeeld dat medewerkers collega’s die ze nodig hebben in hun dagelijkse werk niet goed weten te vinden, zorg dan voor een ‘smoelenboek’ waarin eenvoudig op expertise gezocht kan worden en actuele contactgegevens staan.

Wacht niet langer

Er komt veel bij kijken om goed invulling aan interne communicatie te geven. Maar het levert je organisatie ook veel op! Kies je voor een integrale aanpak? Dan resulteert dit onder meer in verbeterde productiviteit, lager verzuim en verloop en hogere klanttevredenheid.

Zorg dat je commitment van het bestuur hebt om het inrichten van de interne communicatie integraal aan te pakken met alle disciplines die hiervoor nodig zijn. Het vraagt niet alleen een tijdsinvestering van hen, ook is budget nodig om alle ‘randvoorwaardelijke’ zaken structureel goed in te richten. Van een infrastructuur van digitale tools, kanalen en middelen tot een inspirerende werkomgeving en leiderschapsontwikkeling.

Tegen welke uitdagingen loop jij aan om de interne communicatie voor jouw organisatie in te richten of te verbeteren? Laat het me weten in een reactie.