Zo trek je journalisten naar jouw evenement [6 tips]

Een filmpremière, de opening van een restaurant of een productlancering van een bekend merk: allemaal voorbeelden waarbij het interessant is om journalisten uit te nodigen om de zichtbaarheid te vergroten. Maar hoe krijg je journalisten daadwerkelijk naar jouw evenement? Waar moet je rekening mee houden? Hoe zorg je ervoor dat ze enthousiast worden en het niet willen missen?

Dit artikel stipt de belangrijkste factoren aan die bepalen of en wanneer journalisten een evenement bijwonen, en biedt 6 praktische tips om de opkomst te vergroten. Hiervoor zijn externe onderzoeken geraadpleegd en er zijn daarnaast gesprekken gevoerd met journalisten van grote nieuwsmedia in Nederland.

Tip 1. Organiseer een evenement en nodig daar pers voor uit

Journalisten willen graag een experience alsof ze een ‘normaal’ persoon zijn. Ze willen rustig en ongezien hun gang gaan. Daarom is het verstandig om geen speciaal persevenement te organiseren, maar een evenement waar naast pers ook andere gasten aanwezig zijn.

Uit onze gesprekken met journalisten blijkt dat van álle activiteiten in hun agenda, de evenementen het eerst worden geschrapt bij drukte. Je loopt dus altijd het risico dat er maar een handjevol journalisten aanwezig is. In dat geval valt een lage opkomst van journalisten minder op als er ook anderen op het evenement zijn. Daarbij zorgen meer mensen altijd voor een bruisender evenement, waardoor de kans groter is dat de journalisten met een positieve indruk naar huis gaan.

Wees ook niet teleurgesteld als een journalist niet kan komen, maar gebruik het contactmoment om de journalist op een ander moment uit te nodigen. Bijvoorbeeld voor een privérondleiding of interview.

Tip 2. Maak de match tussen de inhoud en de journalist

Volgens The 2024 State of the Media Report van Cision* zijn inhoud, relevantie, timing, locatie, aanwezige experts en nieuwswaardige, betrouwbare informatie dé cruciale factoren voor journalisten om aandacht aan een onderwerp te besteden. Een van de belangrijkste conclusies van het onderzoek is dat journalisten graag een pitch of uitnodiging ontvangen waarvan de inhoud aansluit bij hun doelgroep.

Doe je research naar het medium dus goed en zorg dat het onderwerp of je insteek hierbij aansluit. Maar weet ook waar de journalist die je benadert normaliter over schrijft: de techredactie hoeft niets te weten over een voorstelling van een theatergroep. Kortom, laat zien dat je de relevantie van een onderwerp voor zowel de journalist als het medium begrijpt.

Denk aan freelancers

Er is natuurlijk ook een verschil tussen freelance journalisten en journalisten die werken in dienstverband. Freelancers kunnen zelf hun tijd indelen, omdat ze geen vaste werkgever hebben. Hierdoor hebben ze meer tijd om naar evenementen te komen. Daarnaast moeten ze vaak op zoek naar hun eigen nieuws. Het bijwonen van een evenement kan hier een goede bron voor zijn. Nodig dus ook vooral freelancers uit.

Tip 3. Zorg voor een interessant programma

Als je dan de juiste match hebt gemaakt tussen de inhoud en de journalist, is het essentieel om ervoor te zorgen dat je evenement interessant genoeg is om naartoe te komen. Uit ervaring blijkt dat het goed werkt om een uniek element aan het programma toe te voegen, iets dat het extra interessant maakt om te komen.

Zo kan een speciale rondleiding, een sneak peek van een product of een exclusief interview zorgen dat een journalist het waardevol vindt om te komen. Uit de gesprekken met journalisten blijkt dat ze graag een beeld krijgen van met wie er een praatje kan worden gemaakt.

Zo willen ze weten welke inhoudelijke sprekers, gasten, experts binnen het vakgebied of medewerkers van het bedrijf aanwezig zijn en of ze deze persoonlijk kunnen spreken. Al deze factoren zorgen ervoor dat de pers de inhoud van het evenement kan inschatten en kan kiezen of het waardevol genoeg is om te komen. En als dit interessante programma aansluit dan is de kans groter dat ze komen!

Tip 4. Datum en locatie: denk vanuit de agenda van de journalist

Bij de bepaling van de datum en locatie van een evenement wordt vaak geen rekening gehouden met de agenda van de journalist. En dat is natuurlijk onhandig als je wil dat ze erbij zijn!

Bij de bepaling van de datum is het verstandig rekening te houden met drukke periodes voor journalisten, zoals de periode waarin bedrijven jaarverslagen publiceren, tijdens schoolvakanties (ja, óók de krokusvakantie), feestdagen (bijvoorbeeld Pinksteren, Sinterklaas en denk ook aan Keti Koti). Of als er andere grote evenementen gepland zijn in dezelfde branche (een kledingwinkelopening tijdens Fashion Week).

Kies voor dinsdag of woensdag

Daarnaast zijn er vaste dagen voor het type evenement: film- of theaterpremières vinden vaak plaats op maandagen, de donderdag is populair voor lanceringen en vrijdagavonden zijn vaak al gereserveerd voor eigen weekendplannen. Overweeg daarom een dinsdag of woensdag voor jouw evenement en vergroot de kans op een grotere opkomst. Wat betreft moment op de dag zijn de vroege ochtend of het begin van de middag ideaal, omdat journalisten de voorkeur geven aan een evenement tijdens werktijd. Zo hebben ze nog voldoende tijd om hun stukken te schrijven en eventueel snel te publiceren​.

Qua locatie is toegankelijkheid belangrijk: de locatie moet gemakkelijk te bereiken zijn met zowel de auto als het openbaar vervoer. Daarom hebben veel journalisten vanwege bereikbaarheid een uitgesproken voorkeur voor (pers)evenementen in of rond grote steden. En daarbij specifiek Amsterdam, omdat daar de meeste redacties zitten.

Tip 5. Persoonlijke relaties en netwerken: bouw aan je netwerk

Iets wat misschien heel logisch klinkt, is dat PR-professionals met sterke relaties binnen de journalistieke wereld een streepje voor hebben. Zij kunnen deze relaties gemakkelijk persoonlijk uitnodigen en extra stimuleren om te komen. Journalisten maken eerder een gaatje vrij als ze je kennen, ook als ze druk zijn.

Volgens het rapport van Cision ontvangt één op de twee journalisten meer dan 50 persoonlijke pitches per week. Een uitnodiging of pitch naar een journalist die jou kent, vergroot de kans op aandacht tussen al die pitches. Een extra tip is om ook buiten evenementen af te spreken met journalisten. Ga een keer koffiedrinken, leer de journalist beter kennen en ook waar hij/zij/hen over schrijft. Zo houd je de band warm en bouw je aan jullie relatie.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Cision (@cisionglobal)

Tip 6. Save the date & uitnodiging: denk ver vooruit, maar niet té ver

De laatste tip is: stuur een save the date uit, zodat journalisten op tijd op de hoogte zijn van een evenement (zie voorbeeld van refurbed, online marktplaats voor refurbished producten). Het is verstandig deze ongeveer 4 tot 6 weken van tevoren te verzenden.

Een save the date is kort en krachtig en bestaat uit de bekendmaking van de datum. Je wil natuurlijk dat journalisten deze datum in hun agenda zetten… dus geef alvast een tipje van de sluier over de inhoud van het evenement. Zorg ook dat er al een mogelijkheid is voor pers om zich aan te melden, want er zitten altijd early birds tussen!

Let op! Een save the date is geen uitnodiging. Uiterlijk twee weken voor een evenement stuur je óók nog een uitnodiging (zie voorbeeld van Batavia Stad Fashion Outlet). Deze bevat naast locatie en timing specifiekere informatie, denk aan: waarom, wie nog meer aanwezig zijn en wat het programma is (zie tip 3).

Denk vanuit de journalist

Dus, wil je dat journalisten komen? Nodig pers dan uit voor een evenement waar ook anderen aanwezig zijn. Wees altijd relevant, denk vanuit de journalist en het medium en zorg dat de inhoud aansluit. Kies de datum en locatie zorgvuldig uit. Investeer tijd in je netwerk en besteed aandacht aan je relaties met journalisten. Dan heb jij er in elk geval alles aan gedaan om het voor journalisten zo aantrekkelijk mogelijk te maken om naar een evenement te komen.

Geef ze altijd toegang tot informatie

Het kan natuurlijk altijd zo zijn dat, ondanks dat je al deze tips hebt opgevolgd, journalisten niet naar je evenement komen. Maar of ze nu komen of niet, zorg ervoor dat ze altijd toegang hebben tot de informatie. Zo kunnen ze alsnog aandacht besteden aan het evenement, ook als ze niet komen. En als ze wél komen, vraag dan of ze iemand willen spreken/interviewen of extra informatie willen ontvangen. Voorzie ze in alles wat ze nodig hebben, want je moet journalisten op hun wenken bedienen om ze achter dat bureau vandaan te krijgen.

Heel veel succes!

* Cision is een PR-softwareplatform dat bedrijven voorziet van PR-diensten, socialmedia-monitoring en mediapubliciteit