Je beste werk leveren: ken je tools & plan je gedrag

Als je naar tips en adviezen voor kenniswerk kijkt, dan is er een wereld aan literatuur, blogs, podcasts en talks over wat je moet doen om je beste werk te doen. Begin je dag om 05:00 uur, douche koud, wandel, leer snellezen, gebruik pomodoro’s, zet notificaties uit, heb je waarden en levensdoel helder, maak mindmaps, denk positief, heb SMART-doelen…

Geen van deze adviezen is onzin en tegelijkertijd kan het voor jou net niet werken. Het lijkt common sense om doelen te stellen, maar Burkeman laat in ‘The Antidote. Happiness for People Who Can’t Stand Positive Thinking‘ zien dat doelen een verkeerde focus kunnen brengen.

Wat moet je dan doen om als kenniswerkers je beste werk te leveren? Én gelukkig te zijn terwijl je dat doet? ‘Het hangt er vanaf’ of ‘probeer en kijk wat werkt’ is wel erg willekeurig. In zijn boek ‘Meer doen in minder tijd‘ stelt Jan-Dirk Reijneveld dat het een samenspel is. Een samenspel van:

• weten hoe je brein werkt en dat optimaal gebruiken.
• weten hoe je gedrag werkt en doelen omzetten naar concreet gedrag.
• informatiestromen managen en makkelijk kunnen vinden en verwerken.
• je ICT kennen en als gereedschap gebruiken.

Het klinkt aannemelijk dat als je deze aspecten van werk en leven op orde hebt, je productief kunt zijn op een prettige manier. Mogelijk kun je meer aandacht aan fysieke fitheid besteden, die direct doorwerkt op je breinvermogens. Reijneveld bespreekt aspecten als beweging, pauzes en slaap primair vanuit wat het effect op je brein is. Maar je lijf is iets meer dan alleen een voertuig voor je brein. Het boek is sowieso meer gericht op werk en workflow dan op de hele mens. Verwacht dus geen lofzang op mindful precies de goede thee drinken uitkijkend over een ochtendlandschap, maar vooral inzichten en tips over de ‘harde’ kant van productiviteit.

Je productiviteit beïnvloeden

Naast fysieke aspecten die productiviteit beïnvloeden, zou samenwerken ook een wat groter aandeel kunnen hebben. Veel van onze productiviteit wordt bepaald door de hulp en steun van anderen. En veel van de afleiding en onderbreking komt van die ander. Met name over het eerste aspect, hoe samenwerking je productiviteit kan vergroten, lees je minder.

In het blok over uitstelgedrag zie je hoe het meervoudige perspectief (brein, gedrag, informatie managen en ICT gebruiken) leidt tot meer tips en opties en de kans groter is dat er iets tussenstaat dat voor jou werkt. Het praktische advies om je werkplek storingsvrij in te richten zal voor de een nodig zijn, terwijl de ander met het opnieuw afvragen waarom je je werk ook alweer leuk vond motivatie hervindt.

Kenniswerkers beheersen hun gereedschap niet

De relevantie van het boek zit primair in het feit dat kenniswerkers, mensen die voor hun werk in vrij grote autonomie kennis verwerken en kennisproducten maken, zelden stilstaan bij hun gereedschappen: aandacht en ICT. Hoe vaak zie je iemand werken op een laptop waar een heleboel notificaties voortdurend aandacht vragen? Terwijl iemand in een traag tempo een mail tikt en geen sneltoetsen of handigheden van dat mailprogramma kent?

Ook in samenwerking is er zelden aandacht voor iets basics als ‘hoe noemen we bestanden als we online samenwerken en allemaal bestanden opslaan’? Of als we Microsoft Teams gebruiken: waar gebruiken we de chatfunctie in welk kanaal voor? En wat doen we nog via e-mail? Ik zeg weleens dat kenniswerkers de enige professionals zijn die hun gereedschap slecht kunnen kennen en toch een goed belegde boterham kunnen verdienen.

Welk chronotype ben je?

Ook de wetenschap welk deel van de dag jij je beste werkt doet, oftewel welk chronotype je bent, is relevant voor je productiviteit. Als je ‘ja’ zegt op een vergadering van een uur met allerlei updates vroeg in de ochtend, en stel dat de ochtend jouw meest productieve tijd is, dan is dat voor jou een dure vergadering. Ook al omdat je vanaf 09:00/09:15 niet meer elke taak kunt kiezen die je wil. Omdat je om 09:30 in een bespreking moet zitten.

Veel gewoonten zijn bijzonder contra-productief. Zoals werken in een rumoerige omgeving, notificaties aan laten staan, een takenlijst hebben met vage en grote taken, geen plannetje voor de dag hebben maar die reactief doormaken en mails in een fijnmazige mappenstructuur onderbrengen in plaats van de zoekfunctie te gebruiken. Met eenvoudige, praktische tips buig je de ondoordachte gewoonten om naar een bewust gekozen dag, waar je veel meer ruimte hebt voor ontspanning en spontaniteit dan in die reactieve stressmodus.

Informatie verwerken met een beslisschema

Zoals veel adviseurs op het vlak van productiviteit adviseert Reijneveld ook om alle inboxen (mail, chat, berichten, telefoontjes, notities die je gemaakt hebt) periodiek te verwerken en aan een aantal lijsten toe te voegen (projectenlijst, agenda en takenlijst). Dan zijn die lijsten weer compleet en actueel en kun je vanuit overzicht en controle kiezen wat je gaat doen. De aanpak en het beslisschema zijn nagenoeg identiek aan wat David Allen in zijn klassieker ‘Getting Things Done. De kunst van stressvrije productiviteit‘ voorstelt.

Een aanpassing die Reijneveld voorstelt is om niet bij alle input je af te vragen of er voor jou een actie inzit, maar of je er deze week een actie voor wil doen. Alles na deze week is ‘later/misschien’. Persoonlijk zou ik dat niet doen. Ook al wordt je takenlijst lang als je de vraag ‘wil je er iets mee doen?’ zonder beperkingen stelt. Zo’n lange maar complete takenlijst laat zien wat je allemaal wil doen en waar je allemaal ‘ja’ op hebt gezegd. Dat kan confronterend zijn, maar ook helpen om vaker ‘nee’ te zeggen en binnen alles wat je wil doen betere keuzes te maken. Het filter van een week moffelt mogelijk weg dat je teveel ‘ja’ hebt gezegd. Dit kan leiden tot meer kortetermijnkeuzes dan vanuit overzicht kiezen.

In een training die ik geef is een complete takenlijst met tientallen taken vaak een schrikmoment. Maar wel een relevant schrikmoment. En een mooi beginpunt om echte keuzes te maken en niet te pragmatisch door te werken. Daarnaast kies je in je ‘wekelijks onderhoud’ en je ‘dagstart’ wat je tenminste die week en dag wil doen en hoef je dan maar een deel van die lijst te zien. Maar in het ‘wekelijks onderhoud’ uitzoomen en alles wat je wil doen bekijken geeft meer overzicht, dan werkendeweg taken plannen en doen.

Breinwetten en 10 regels

Reijneveld vat diverse auteurs (Compernolle, Allen, Newport, Baumeister) over hersenen, focus en productiviteit samen in vijf breinregels. Als je rekening houdt met hoe je hersenen werken voorkom je stress of overspanning en gebruik je dat krachtige gereedschap optimaal.

1. Schakel zo min mogelijk.
2. Je brein heeft pauzes nodig.
3. Geweldige ideeën komen op onhandige momenten.
4. Je hoofd is om na te denken en niet om dingen te onthouden.
5. Je hebt een beperkte hoeveelheid wilskracht.

Nuttige en relevante inzichten die concreet worden, bijvoorbeeld met een reeks aanbevelingen over het nut van pauzes voor je hersenen. En hoe je door vergelijkbaar werk te bundelen in flow kunt komen.

De tien regels aan het eind van het boek geven een samenvatting van tips en inzichten. Misschien staan grote inzichten (maak eerst plaats voor de grote stenen in je agenda) naast vrij praktische tips (ga snellezen), maar het is een snelle toegang tot het boek. Het was ook interessant geweest als de vier aspecten van productiviteit, de vijf breinregels of deze tien tips de inhoudsopgave hadden bepaald. Voor zover ik het zag is de structuur niet één van deze uitgangspunten van de auteur.

De praktische tips aan het eind van elk hoofdstuk zijn doorgaans snel toepasbare tips (gebruik vaker je rechtermuisknop, gebruik sneltoetsen, zorg voor back-ups). Bij het lezen is het soms even switchen (wat het brein niet prettig vindt 🙂) tussen de voorafgaande tekst en de praktische tips.

Casussen

Voor degenen die van concrete voorbeelden houden, opent elk hoofdstuk met een kenniswerker die worstelt met bepaalde aspecten van productiviteit. Aan het eind van het hoofdstuk zie je hoe adviezen uit dat hoofdstuk werken. Ook in de hoofdstukken zijn ervaringen van Reijneveld als coach en trainer momenten waarop menig een zichzelf zal herkennen. Het boek heeft een nuchtere, praktische toon, zoals er ook nergens expliciet één school of auteur wordt gevolgd.

Neem de regie

De rode draad in het boek is wat mij betreft: neem de regie.

• Verwerk inkomende informatiestromen,
• werk vanuit een dashboard dat overzicht geeft over wat je wil doen,
• onderga uitstelgedrag niet maar analyseer het en los het op,
• bepaal wat je in een week of dag wil en reserveer tijd om daarover na te denken.

Door deze controle te hebben en met overzicht keuzes te maken, ben je productiever maar ook meer ontspannen. En dat laatste maakt dat je makkelijker iets spontaan doet of met aandacht in een gesprek zit. En het maakt een eind aan een reactieve, gefragmenteerde dag. Waarbij je nauwelijks focus ervaart en weinig voldoening hebt aan het eind van een werkdag.

Meer doen in minde tijd

Het boek ‘Meer doen in minder tijd’ is een praktisch boek dat diverse inzichten bundelt en omwerkt naar adviezen om je werk beter te doen. Het is een boek dat zijn titel waarmaakt: als je deze inzichten en adviezen opvolgt, gaat dat lukken. En belangrijker nog: je gaat er beter werk van leveren en met meer ontspanning werken. Niet alleen de kwantiteit wordt beter maar zeker ook de kwaliteit.