Vergaderen op afstand: tools zijn belangrijk, vertrouwen nog meer

Goed nieuws: vergaderen op afstand gaat eenvoudiger worden. Denk aan betere tools, virtual reality en straks ook betrouwbare 5G-verbindingen. Zo verandert je collega halverwege de videocall niet meer in een onherkenbare pixelbrij met haperend geluid. Maar met al die focus op techniek, vergeten we soms dat effectief vergaderen vooral draait om voorbereiden en vertrouwen. Dat is juist nog belangrijker als je niet allemaal in dezelfde ruimte bent. Daarom wil ik je in dit artikel – naast een update over nieuwe technieken – een aantal best practices geven over hoe je ongeacht de fysieke afstand toch prettig met elkaar overlegt.

Een mooie toekomst, maar nu nog even niet

Eerst de techniek. Dit is hoe een videoconferentie er nu soms uitziet:

Herkenbaar? Aan die pixelige collega’s en haperende verbindingen komt hoogstwaarschijnlijk een eind. Dat heeft onder andere te maken met 5G:

De nieuwe standaard voor mobiel communiceren werkt niet alleen een stuk sneller, maar kent bovenal minder vertraging (latency). Hierdoor overleg je altijd en overal realtime met elkaar.

Met hogere snelheden komt er ook meer ruimte voor vergaderen in augmented- of virtual reality:

Stel je voor dat je zo met elkaar aan één tafel kunt zitten – waar je ook bent! Non-verbale reacties aflezen (hoe kijkt iemand, hoe zit iemand erbij) wordt er zoveel makkelijker door.

Op beide ontwikkelingen moeten we alleen nog even wachten. Voordat 5G over heel Nederland (laat staan de hele wereld) is uitgerold, zit je waarschijnlijk ergens midden in de jaren ‘20 en deze test laat zien dat samenwerken via virtual reality voorlopig nog niet heel erg bruikbaar is.

Het meest kun je op dit moment verwachten van online vergadertools. Denk aan Skype (for business), Slack (heeft ook videocalls), BlueJeans, RingCentral, Adobe Connect, Zoom (van het filmpje) of JoinMe. In de betaalde versies heb je vaak een betrouwbare verbinding, technische support en meer mogelijkheden om documenten te delen of samen te werken op een whiteboard.

Waarom vertrouwen belangrijk is voor je vergadering

Tot zover de techniek. Nu wil ik je kort uitleggen waarom vertrouwen zo belangrijk is voor een vergadering (op afstand):

Door vertrouwen leg je werkelijke problemen op tafel

Kritiek leveren is lastig. In een omgeving die onveilig aanvoelt, zul je dat ook niet zo snel doen. Je bent bang dat het verkeerd overkomt wat je zegt of dat je later teruggepakt zult worden.

Meer vertrouwen = meer je best doen

In principe kun je veel ideeën prima over de mail en chat bespreken. In de praktijk vinden we het toch fijn om even face-to-face of desnoods via een videoverbinding met elkaar te praten. Als je je gehoord voelt tijdens zo’n gesprek, zul je uiteindelijk meer je best doen.

Maar online zie je dat het vertrouwen vaak ontbreekt. Dat heeft soms technische oorzaken (stress, kan ik wel verbinding maken, kan ik de andere deelnemers goed zien, wat zei je ook alweer?). Vaak heeft het ook met sociale oorzaken te maken:

• Je voelt je door de afstand niet zo bij anderen betrokken.
• Je kent elkaar nog niet goed omdat je op afstand werkt.
• Je hebt een andere mindset, omdat je in een andere omgeving werkt of omdat je in een andere tijdzone zit.
• Je hebt andere normen als het gaat om samenwerken.

Oh en dit:

Die collega die denkt dat het een goed idee is om tijdens je online meeting een hamkaas-croissant op te peuzelen…

Hoe bereid je de vergadering voor?

Tijd om aan dat vertrouwen te gaan werken. Dat begint al bij een goede voorbereiding. Waarbij je eerst altijd de vraag stelt: moeten we wel online vergaderen? Kan het ook face-to-face? Dan heeft dat altijd de voorkeur. Dat geldt zeker voor grote groepen en brainstorms, beide erg lastig online.

Verder geldt voor online vergaderingen hetzelfde als bij ‘normale’ meetings: maak een agenda, zet hier duidelijke doelen in, maak per punt iemand verantwoordelijk en verstuur de agenda op tijd. Maar je kunt nog een stap verder gaan. Heb je een ‘hybride vergadering’, waarbij de meeste deelnemers in één fysieke ruimte zitten, maar één of twee mensen inbellen? Zorg dan voor een buddy, die:

• de inbeller introduceert.
• de inbeller zich welkom laat voelen.
• extra let op de non-verbale communicatie.
• assisteert bij eventuele technische problemen.

Een buddy voor iedereen

Datzelfde systeem kun je toepassen bij een volledige online vergadering. Iedereen heeft een buddy voor als er technisch iets misgaat (als er geen dedicated supportafdeling beschikbaar is).

Daarnaast is het slim om afspraken te maken over techniek:

• Wat vinden we de fijnste tool en waarom?
• Wat doe je als de verbinding verbroken wordt?
• Hoe zorg je voor bestandsuitwisseling?

En maak je afspraken maken over omgangsvormen:

• Hoe gaan we om met (1-op-1)chat tijdens de vergadering?
• Wat doen we als iemand niet op tijd komt of kan komen?
• Hoe vragen we het woord?

Meer van deze tips lees je in het e-book van Harvard Business Review.

Waar let je op tijdens de vergadering?

Dan de vergadering zelf. als iedereen zijn best doet, zorg je voor een vertrouwde en veilige online vergadertafel.

Als voorzitter

Wees er als eerste. Op zijn minst vijf minuten van tevoren. Zo kun je iedereen persoonlijk welkom heten. Kennen veel van de deelnemers elkaar niet in het echt (en ga je vaker vergaderen)? Neem dan de tijd voor een voorstelronde. Vragen die je kunt behandelen:

• Vanuit waar werk je?
• Hoe bevalt het werken op afstand?
• Wat is je professionele achtergrond?
• Wat verwacht je van deze samenwerking?

Maar ook als je elkaar al vaker hebt gezien of het om een eenmalige meeting gaat, is het slim om even mentaal in te checken:

• Hoe is je dag tot nu toe?
• Wat houdt je op dit moment bezig?
• Wanneer is deze meeting voor jou geslaagd?
• Wat is voor jou het meest relevante onderdeel?

Het lijkt misschien tijdverspilling om hier elke keer 5 minuten aan te besteden, maar je zorgt er wel voor dat iedereen bij de les is. Bovendien leer je elkaar zo beter kennen, zo werk je aan een gevoel van verbinding en daaruit voortvloeiend: onderling vertrouwen.

Daarna kun je als voorzitter kort vertellen waar jullie het over gaan hebben, wat de vergaderdoelen zijn en deelnemers herinneren aan eventuele omgangsregels. Elkaar uit laten praten, je even introduceren met je naam voordat je gaat praten en er staat …

..de doodstraf op het eten van dit soort dingen.

Een videovergadering is trouwens een heel slecht platform om onderlinge ergernissen uit te spreken. Merk je dat er meer speelt tussen deelnemers? Stel dan voor om dit op een later tijdstip 1-op-1 of samen met een tussenpersoon uit te spreken. Sta bij het einde van de vergadering altijd even stil bij wat je hebt bereikt, wees duidelijk over het vervolg, bedankt alle deelnemers en blijf tot iedereen de virtuele vergaderruimte verlaten heeft.

Wil je meer weten over het voorzitten van een online vergadering? Lees dan ook eens dit interessante interview op Forbes.

Als deelnemer

Er is een reden dat je videobelt: doordat je elkaar ziet, communiceer je beter en creëer je meer onderling vertrouwen. Zorg dus voor het best mogelijke plaatje. Dat betekent:

• Een goede camera en (nog belangrijker!) goede microfoon.
• Je gezicht duidelijk midden in beeld.
• Professionele en rustig ogende kleding.
• Genoeg licht (daglicht is altijd het beste).
• Zorg voor een aantrekkelijke en rustige achtergrond.
• Kijk altijd in de camera!

Thuis heb je deze set-up natuurlijk meer in de hand dan als je onderweg bent. Dit is wat je kunt doen in een vreemde omgeving:

• Gebruik een houder voor je smartphone.
• Bel niet vanuit een rumoerig café, ga liever naar een coworking.

Daarnaast is het slim om extra aandacht te besteden aan je non-verbale communicatie. Anderen krijgen hier minder van mee, dus je kunt best een beetje overdrijven:

• Knik duidelijk om te laten zien dat je het ergens mee eens bent.
• Leun voorover en – ik zeg het nog maar een keer – kijk in de camera.
• Maak met je handen duidelijk als je iets wil zeggen (en zeg je naam even als jullie dat afgesproken hebben).
• Waak ervoor om tijdens het praten te druk te gebaren.
• Spreek duidelijk uit (bijvoorbeeld dankbaarheid, waardering) wat je niet met non-verbale signalen duidelijk kunt maken.

Hopelijk heb je nu een beetje een beeld van hoe je ook online effectief vergaderen kunt, zowel als voorzitter/organisator als als deelnemer.

En tot slot mijn pro-tip voor iedereen die ooit aan een online vergadering, sollicitatiegesprek of televisie-interview deelneemt… Doe de deur op slot.