Met de OKR-methode haal je tóch die onbereikbare doelstelling

Intel, Google, Amazon, Samsung en Spotify: al deze grote merken werken met de OKR-methode. Een methode om doelstellingen van je organisatie te koppelen aan meetbare resultaten. OKR’s helpen je om snel veranderingen te implementeren, ideaal dus voor bedrijven in snel veranderende branches.

Toen we bij BookerZzz ongeveer twee jaar geleden realiseerden dat onze manier van werken niet optimaal was, kwamen we uit bij OKR’s. We leveren sinds de start aanzienlijk meer output, en daarom delen we graag onze kennis en ervaring. Hoe bepaal je OKR’s, wat zijn de voordelen ervan, en wat hebben wij ermee bereikt?

Met het constant veranderende karakter van de industrie waarin we opereren (BookerZzz is de holding van de labels HotelSpecials en BungalowSpecials), moesten we een manier vinden om sneller op kansen in te kunnen spelen. Daarom zijn we begonnen met het werken volgens de OKR-methode. Het helpt ons intern bij het creëren van de juiste focus, waardoor we snel veranderingen kunnen implementeren zonder onze strategische doelen uit het oog te verliezen.

Wat is een OKR?

OKR staat voor Objectives and Key Results. Kort samengevat zorgt de OKR-methode ervoor dat je als organisatie de doelstellingen kunt koppelen aan meetbare resultaten. Daarbij wordt een werkwijze gebruikt die zich focust op betere samenwerkingen tussen afdelingen en medewerkers. Het wordt eenvoudiger om de strategische doelen intern te communiceren, waardoor alle medewerkers zich in één uniforme richting bewegen.

Als je al bekend bent met OKR’s weet je waarschijnlijk dat Google een van de voortrekkers van deze methode is. De geschiedenis gaat alleen nog een stukje verder terug in de tijd. De OKR’s zijn namelijk voortgekomen uit de methode Management by Objectives, dat bekend is geworden door het boek ‘The Practice of Management’ (affiliate) van Peter Drucker.

Het was echter Andrew Grove die voor het eerst over Objectives en Key Results sprak. In zijn boek ‘High Output Management’ wist hij in minder dan vijf pagina’s de MBO-methode te vereenvoudigen met de OKR-methode zoals we die nu kennen. Deze methode heeft hij destijds ook in de praktijk geïntroduceerd toen hij het technologiebedrijf Intel oprichtte. De OKR’s hebben uiteindelijk Google in 1999 bereikt via John Doerr; een oud-werknemer van Intel die overstapte naar Google. Tot de dag van vandaag gebruikt Google deze methode. Maar dus ook andere grote namen zoals Amazon, Facebook, Netflix, LinkedIn, Samsung en Spotify.

Hoe zitten OKR’s precies in elkaar?

Om doelstellingen te kunnen koppelen aan meetbare resultaten die richting geven, worden OKR’s altijd op drie niveaus gedefinieerd: bedrijfsniveau, teamniveau en persoonlijk niveau. De methode stelt in principe twee vragen: wat willen wij bereiken en hoe weten we of de doelen zijn bereikt?

Hoe bepaal je de OKR’s voor jouw organisatie?

De OKR-methode begrijpen is één ding, het toepassen ervan is een stukje lastiger. Maar hoe meer je ermee werkt, hoe eenvoudiger het wordt. Als je OKR’s voor jouw organisatie gaat opstellen, zijn er een paar dingen waar je rekening mee moet houden. OKR’s bestaan uit drie onderdelen: Objectives, Key Results en Initiatives. We lichten elk van deze onderdelen toe, zodat je een beeld krijgt over hoe je OKR’s dient te formuleren.

Objectives

Je begint met het formuleren van de Objectives. Dit zijn je langetermijndoelen die voortkomen uit de visie en missie. Objectives zijn in twee niveaus opgebouwd, op jaarbasis en kwartaalbasis. In de praktijk uit zich dit vaak in twee tot vier Jaarlijkse Objectives en drie tot vier onderliggende Kwartaal Objectives. Waarom bepaal je ze ook op kwartaalbasis? Omdat dit een tijdsbestek is die lang genoeg is om impact te hebben, maar kort genoeg om flexibel te blijven.

Als je de Objectives formuleert, moeten ze aan de volgende drie eisen voldoen:

1. Ze moeten richting geven

Een Objective moet een duidelijke situatie in de toekomst beschrijven en een richting geven aan de manier waarop je daar naartoe gaat werken. Dit is dus niet de situatie waarin je je momenteel bevindt.

2. Ze moeten inspirerend zijn

Een Objective mag niet gaan over iets waar je al mee bezig bent, het moet iets nieuws zijn. Het doel van een Objective is dat het een emotionele reactie oproept. Het is helemaal niet erg wanneer Objectives eng, intimiderend, verbazingwekkend of zelfs grappig zijn. Het gaat erom dat ze de organisatie inspireren om in actie te komen.

3. Ze moeten begrijpelijk zijn

De manier waarop je de Objectives omschrijft moet voor iedereen duidelijk zijn. Zelfs voor mensen van buiten de organisatie bij wijze van spreken.

Beschik over het beste aanbod van unieke Specials.

Key Results

Als de Objectives geformuleerd zijn, is het tijd om hier Key Results aan te hangen. Key Results hebben een duidelijke link met de Objective. Als je ze opstelt vraag je jezelf altijd af: als ik dit behaal, heeft het dan invloed op mijn Objective? Waar een Objective de eindbestemming is, is een Key Result de wegwijzer die aangeeft hoeveel kilometer je nog moet afleggen. In de praktijk uit zich dat in twee tot vijf Key Results per Objective.

De Key Results moeten aan de volgende eisen voldoen.

1. Ze moeten meetbaar zijn

Key Results zijn altijd meetbaar! Ze bevatten een numerieke waarde met een begin- en een eindpunt. Dit kunnen getallen, percentages, valutawaarden, et cetera zijn. Het gemiddelde van de resultaten van de Key Results is het behaalde percentage van de Objectives.

2. Ze moeten ambitieus zijn

Denk groot! Ambitieuze doelen scheppen een omgeving van inspiratie. Maak gebruik van de zogeheten moonshots (of roofshots). De filosofie hierachter is dat als doelstellingen altijd behaald worden ze te makkelijk zijn. Moonshots maken OKR’s ambitieus en zorgen ervoor dat teams anders gaan kijken naar hun manier van werken om het maximale resultaat te behalen.

3. Ze moeten beïnvloedbaar zijn

Key Results moeten niet verward worden met taken en te ondernemen acties. Ze moeten iets meten dat je kunt beïnvloeden door actie te ondernemen, maar ze moeten nooit iets zijn waar je controle op kunt uitoefenen.

Breid het aanbod van unieke Specials voor hotels en bungalowparken uit met 50%.

Initiatives

Om vervolgens de Key Results te behalen, ga je to do’s opstellen. Deze to do’s zijn de Initiatives. Initiatives zijn een beschrijving van het werk dat je moet doen om invloed uit te oefenen op de Key Result. Als een Objective je eindbestemming is en je Key Results je wegwijzers, dan zijn je Initiatives de beschrijvingen hoe je erheen moet (ga met de trein, vaar in een boot, et cetera). Het werken met Key Results én Initiatives maakt dat je je kunt vasthouden aan dezelfde OKR terwijl je op operationeel niveau wendbaar bent.

De Initiatives moeten aan de volgende eisen voldoen:

1. Ze moeten specifiek zijn

Waar Objectives wat vager mogen zijn, moeten de Initiatives specifiek zijn. Dit houdt in dat het gelijk duidelijk is wat er verwacht wordt, zonder verdere uitleg. Een Initiative moet daarom geformuleerd worden met werkwoorden die maar één betekenis hebben, zoals: schrijven, starten, bezoeken, vrijgeven. Objectives kunnen minder specifiek zijn en werkwoorden bevatten, zoals: verbeteren, verhogen.

2. Je moet controle kunnen uitoefenen op Initiatives

Dit houdt in dat het volledig in jouw vermogen ligt om de Initiatives te voltooien. Er mogen dus geen afhankelijkheden zijn van iets of iemand. Iemand moet verantwoordelijk gehouden kunnen worden voor het niet voltooien van een Initiative.

Het Supply-team moet alle potentiële hotels en bungalowparken benaderen die in aanmerking komen voor een Special.

Wat zijn de voordelen van OKR’s?

 

1. Het is eenvoudiger om de strategie uit te voeren

Destijds hebben wij de OKR-methode geïntroduceerd om onze strategie beter uit te kunnen voeren. Het framework van de OKR’s sprak ons voornamelijk erg aan omdat het een duidelijke verbinding legt met onze strategie en missie/visie. Doordat de OKR’s op verschillende niveaus worden opgesteld, zijn de dagelijkse bezigheden van de medewerkers altijd gekoppeld aan de strategische doelstellingen.

2. De OKR’s zijn flexibel

Tegelijkertijd zorgt de OKR-methode ervoor dat je als organisatie flexibel kunt blijven. Doordat we OKR’s per kwartaal formuleren en ook evalueren, kunnen we onze strategie snel aanpassen en inspelen op veranderingen binnen de markt.

Voorheen maakten wij een plan voor het hele jaar, waarna we er bij wijze van spreken halverwege het jaar achter kwamen dat de wereld compleet was veranderd. Op zo’n moment werd het lastig om nog van koers te wijzigen. Vooral omdat het hele bedrijf al ingesteld was op het jaarplan. Nu kunnen wij elke drie maanden besluiten om onze koers te wijzigen als het nodig is.

3. Het geeft (en behoudt) meer focus aan een organisatie

Bij BookerZzz hebben we er een handje van om soms te ambitieus te zijn. Te ambitieus? Kan dat? Natuurlijk niet, maar je moet er wel voor zorgen dat je de focus behoudt. Met de OKR’s worden alle ideeën op een gestructureerde wijze bekeken en uitgewerkt. Daarnaast dwingt het je om prioriteiten te stellen en bijvoorbeeld ideeën te laten wachten tot het volgende kwartaal. Je dient alleen die dingen te doen die bijdragen aan de gestelde doelen van dat moment. En omdat je continu de voortgang in de gaten houdt, weet je precies waar je staat en motiveert het ook om net dat beetje extra te geven.

4. Het bevordert de interne samenwerkingen

De methode geeft je richting aan het formuleren van gezamenlijke doelstellingen waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn. Hierdoor ontstaat er dus meer onderling contact binnen de organisatie wat de werksfeer alleen maar ten goede komt. Medewerkers hebben ook veel meer door wat er speelt binnen andere afdelingen in plaats van dat ze alleen op hun eigen eilandje blijven.

5. Iedereen weet wat er verwacht wordt

OKR’s helpen ons om de strategie van het bedrijf op een bruikbare en meetbare manier te communiceren met alle medewerkers. Werken met resultaten als drijfveer in plaats van taken, maakt dat de OKR’s betrokkenheid stimuleren. Doordat de hele organisatie erbij betrokken is, snapt ook iedereen waar het over gaat als er een update gegeven wordt.

Om even terug te komen op het jaarplan… Het jaarplan werd altijd aan het begin van het jaar aan de organisatie gepresenteerd. De medewerkers luisterden dan netjes tot de presentatie was afgelopen en gingen vervolgens weer verder met hun dagelijkse bezigheden (om het hele plan te vergeten). Sinds we met de OKR-methode werken, hebben we onze zogenaamde town halls geïntroduceerd. Deze maandelijkse bedrijfsmeetings focussen zich op de voortgang van de OKR’s en zijn interessant voor iedereen, omdat alle medewerkers er op een dagelijks niveau mee te maken hebben.

Resultaten: dit is wat we met OKR’s hebben bereikt bij BookerZzz

Natuurlijk komt er veel meer bij kijken dan alleen begrijpen hoe de OKR-methode in elkaar zit. Je hebt geduld nodig. Ten eerste moet je organisatie wennen een andere werkwijze, wat tijd nodig heeft. Daarnaast moet je er ook rekening mee houden dat het even kan duren voordat je doorhebt hoe je OKR’s moet formuleren. Bij BookerZzz worden we er steeds beter in, maar we zijn er nog lang niet.

Veel meer output en interne samenwerking

Wel merken we al duidelijk verschil in de resultaten van ons bedrijf. Onze grootste successen zijn vooral dat we per kwartaal veel meer output leveren en dat het aantal projecten wat we afronden veel hoger is. Maar bovenal, dat tweederde van de interne projecten cross department zijn. We hebben onze interne samenwerkingen met de OKR’s aanzienlijk verbeterd. Daarnaast werken we tegenwoordig resultaatgericht in plaats van taakgericht. Juist door vooraf duidelijk te weten wat je wil bereiken, verloopt het starten van projecten soepeler omdat iedereen weet waar ze aan toe zijn.

Toch hebben we ook ontdekt dat het niet alleen van belang is dat de organisatie zich aanpast aan de methodologie, maar dat je de OKR’s ook aanpast aan jouw organisatie. In dit artikel kun je onze 5 learnings lezen bij het introduceren van OKR’s in de organisatie van BookerZzz.

Wat zijn jouw ervaringen met OKR’s? Laat ze achter bij de reacties.