Een succesvol webinar organiseren: 10 tips

Webinars spelen een steeds grotere rol bij het opleiden van professionals. Ontwikkelingen als de flipped classroom en blended learning helpen daar zeker aan mee. Ook in de wereld van de contentmarketing winnen webinars nog steeds terrein als effectieve manier om leads te genereren. Maar het organiseren van een succesvol webinar is geen ‘piece of cake’.

Met welke reden je als organisatie nou ook aan aan de slag wil met het organiseren van webinars, het is een prachtige, (kosten-)effectieve oplossing voor iedereen die een groep mensen wil opleiden of informeren. Toch lijkt het makkelijker dan het is. Daarom: tien tips voor succesvolle webinars.

• 1. Zorg voor goede webinarsoftware
• 2. Gewone presentaties voldoen niet
• 3. Een webinar organiseren? Oefen, oefen, oefen!
• 4. Zorg voor voldoende ondersteuning tijdens je webinar
• 5. Houd het kort en gefocust
• 6.  Interactie heb je als webinarspreker zelf in de hand
• 7. Vraag maar raak!
• 8. Deel je beeldscherm: perfect voor demonstraties en online how-to's
• 9. Maak altijd een webinaropname
• 10. Een webinar organiseren? Ga los!
• Webinar organiseren? Just do it.

1. Zorg voor goede webinarsoftware

Een webinar waarbij je zowel geluid als beeld van de spreker streamt, en ook nog een presentatie, vraagt veel van van je techniek. Niet iedere deelnemer heeft een stabiele internetverbinding en de nieuwste hardware. Zowel bij de spreker als bij de deelnemer ontstaan problemen als de software die je gebruikt niet geoptimaliseerd is voor al die variabelen. De juiste software is essentieel om problemen tijdens het webinar zoveel mogelijk te voorkomen.

Maar software is niet alleen essentieel voor de technische kwaliteit: goede webinarsoftware biedt je als organisator de mogelijkheid om je webinar interactiever en daarmee interessanter en effectiever te maken. Denk aan het delen van het scherm door de spreker, het organiseren van polls en de mogelijkheid om deelnemers ook iets te laten zeggen. Of zelfs de mogelijkheid om deelnemers in aparte, virtuele break-out rooms te laten samenwerken tijdens een online opleiding.

Als de software het ook nog mogelijk maakt om deelnemers automatisch bevestigings- en herinneringsemails te sturen, is dat wel zo handig. Als organisator ben je anders veel tijd kwijt met de e-mailflow en fouten zijn snel gemaakt. Niet bij ieder softwarepakket kun je dat soort notificatie-mails zelf opstellen – ook iets om op te letten. Bij Frankwatching Webinars werken we inmiddels al ruim een jaar met Adobe Connect, een stabiel platform met vele extra mogelijkheden.

2. Gewone presentaties voldoen niet

Een webinar staat of valt met de techniek – en met de spreker. Niet iedereen kan online presenteren en dat heeft ook te maken met de presentatie zelf. Want het lijkt hetzelfde als live presenteren voor een kamer vol mensen. Maar een effectieve webinarpresentatie stelt andere eisen aan de spreker en aan zijn of haar presentatie. Want anders dan bij een live bijeenkomst waarbij mensen je zien, horen, ruiken en voelen, kijken mensen nu alleen naar een beeldscherm terwijl ze naar je luisteren.

Niets is vervelender voor een deelnemer dan minutenlang naar dezelfde slide staren op het beeldscherm. Voor je het weet, klik je even naar je inbox. Of naar Twitter. Of – minder erg – naar Frankwatching.com. Het oog zoekt visuele stimulans en verandering. Presentaties moeten het verhaal dus visueel ondersteunen, maar de deelnemer ook echt betrekken, stimuleren en als het ware dat scherm in trekken. Houd daar als spreker rekening mee en zorg voor voldoende slides en voldoende visuals.

3. Een webinar organiseren? Oefen, oefen, oefen!

De grootste uitdaging van een goed webinar is om alles simpel te laten lijken. Vlekkeloze techniek, stimulerende presentaties, vloeiende overgangen. Als organisatie doe je er, samen met je spreker, dus alles aan om je webinars ‘effortless’ te laten lijken. Maar in werkelijkheid komt er heel wat bij kijken. Logistiek en technisch moet alles in orde zijn, de presentatie moet kloppen en goed getoond worden op het scherm, polls en andere momenten van interactiviteit moeten voorbereid zijn. Je zal niet de eerste spreker zijn die niet precies weet hoe je je scherm moet delen (zie verderop), die het niet lukt om een poll te starten of waarbij de microfoon opeens niet blijkt te werken.

Daarom is het goed om voorafgaand aan ieder webinar, oefenen en testen. Ga nooit live zonder alles gecheckt te hebben. En log standaard ruim van tevoren in, zodat alles onder controle is. Handig om rekening mee te houden bij de planning en de afspraken met je spreker!

4. Zorg voor voldoende ondersteuning tijdens je webinar

Wie zelf een webinar geeft, heeft veel aan zijn hoofd. Op het moment dat het webinar start, sta je ‘in de winkel’. Alles moet goed zijn, alles moet werken, je verhaal moet vlot van start gaan en je moet de vaart er het hele webinar in weten te houden. Lastig als je dan te veel vragen binnenkrijgt in de chat, een e-mail of tweet krijgt omdat een deelnemer moeite heeft om in te loggen en je ondertussen nog op het knopje voor de poll moet klikken!

Met goede moderators ondervang je dat soort afleidingen en kunnen sprekers zich op hun verhaal concentreren. Een moderator is vaak niet eens genoeg, is onze ervaring. Wij werken dan ook meestal met een hoofdmoderator en een extra moderator per 40 deelnemers. Moderators vangen de vragen op en beantwoorden die waar gewenst, filteren op dubbele vragen en spelen de belangrijke vragen door aan de spreker. Ze beantwoorden technische vragen en houden ondertussen ook kanalen als de inbox en Twitter in de gaten.

Hoe klein je webinar ook is, als er veel van afhangt en de kwaliteit hoog moet zijn, zijn goede, ervaren moderators een vereiste.

5. Houd het kort en gefocust

Mensen kunnen niet altijd hun aandacht er bij houden, als ze naar een scherm zitten te staren. Het is dus belangrijk om een goede presentatie te hebben en te zorgen voor interactiviteit (zie hierna). Maar dan nog is het lastig om heel veel stof over te brengen. De webinars van Frankwatching duren over het algemeen niet langer dan een uur. Als je webinar gericht is op het overbrengen van kennis, overschat je als spreker soms hoeveel stof je daadwerkelijk kunt behandelen tijdens een zo’n uur.

Vaak is dat veel minder dan je denkt! Houd het kort en focus je op de kern van je verhaal. Als je daarnaast ruim de tijd neemt voor interactiviteit, vragen en discussie, is zo’n uur zo voorbij. Maar je hebt dan wel de belangrijkste punten uit je verhaal over de bühne gekregen, zonder dat deelnemers zijn afgeleid door bijzaken.

6.  Interactie heb je als webinarspreker zelf in de hand

Alleen maar zenden is voor niemand leuk: noch voor de deelnemer, noch de voor spreker. Het is niet zo makkelijk om een uur lang tegen een webcam te praten. En het is ook niet makkelijk of leuk om een uur lang naar een beeldscherm te staren en te luisteren zonder dat je iets hoeft te doen.

Er zijn gelukkig veel manieren om een webinar interactiever te maken. Goede software faciliteert dit, onder andere door polls en chatvensters. Maar een webinar wordt vooral interactiever als de spreker zelf ook vragen stelt aan de deelnemers. Het is leuk om te horen wat je deelnemers denken, of ze het juiste antwoord weten en wat hun ideeën en denkbeelden zijn bij een bepaald onderwerp. Met behulp van een chatvenster (ook wel ‘vraag-en-antwoordscherm’) kunnen webinardeelnemers antwoord geven. Zo komt er meer interactie en discussie, maar wel op een manier die makkelijk in goede banen te leiden valt.

Je kunt in Adobe Connect ook nog kiezen of je dat chatvenster openbaar maakt, zodat iedereen met elkaar kan chatten, of dat je het alleen zichtbaar maakt voor spreker en moderators. Soms blijven deelnemers met vragen liever anoniem. Dan is een besloten chatmodule ideaal.

7. Vraag maar raak!

Als spreker vragen stellen aan je deelnemers is een manier om meer interactie te krijgen, maar een webinar wordt voor iedereen waardevoller als ook de deelnemers vragen stellen. Ruim dus tijd in voor vragenrondes en zorg dat je presentatie hier op aangepast is. De ervaring leert dat dezelfde vragen over het algemeen bij meer mensen opkomen, ook de mensen die niet zo ver gaan dat ze hem daadwerkelijk stellen. En: de antwoorden op de vraag van die ene deelnemer zijn ook voor andere deelnemers interessant.

Als je webinaronderwerp iets te maken heeft met software, online marketing of andere digitale ontwikkelingen, is het handig om als spreker je beeldscherm te kunnen delen. Zo kun je direct laten zien wat je doet. En als je een opname maakt, is je instructie of how-to ook nog eens beschikbaar om terug te kijken.

Bij een onderwerp als Google Analytics helpt het als de spreker live op zijn eigen scherm demonstreert welke instellingen je aan moet passen en waar je moet zijn om een rapportage te maken. Ook handig als je een om wat voor reden een systeem of app aan klanten wilt demonstreren. Of als je YouTube video’s wilt afspelen voor je marketingpresentatie.

Dit betekent wel dat je als spreker klaar moet zijn om je beeldscherm te delen. De juiste browserwindows open, geen gekke pagina’s in je browser of vreemde applicaties op je desktop…een goede voorbereiding is het halve werk.

9. Maak altijd een webinaropname

Als er een groot voordeel is van het delen van kennis via een webinar, is het wel dat deelnemers het webinar kunnen terugkijken. Bij blended learning speelt dit ook mee: studenten kunnen op die manier content bekijken wanneer het hen uitkomt, of ze nou live konden deelnemen of niet. Als een webinar ook nog live demonstratie bevat, zoals bij de eerder genoemde webinarserie waarbij een spreker live op zijn of haar eigen scherm laat zien hoe iets werkt, geldt dat des te meer. Wel zo handig om achteraf nogmaals terug te kunnen kijken hoe je bijvoorbeeld ‘doelen’ inricht in Google Analytics.

Voor wie op zoek is naar een manier om leads te genereren, is een opname dubbel interessant. Niet alleen geef je mensen die wel ingeschreven stonden maar het webinar gemist hebben de mogelijkheid om het alsnog te zien. Je kunt de opname bijvoorbeeld gebruiken als op zichzelf staand stuk content. Met behulp van een aanmeldformulier en een campagne, heb je zo een prachtige manier in handen om leads te blijven genereren, ook na het live webinar.

Let op: hoewel vrijwel alle webinarsoftware het opnemen van webinars mogelijk maakt, is het terugkijken en ontsluiten van die opnames vaak niet zo makkelijk. Ook de kwaliteit van de opnames varieert, net als de formats (niet ieder format kun je bijvoorbeeld als losse content op een platform als YouTube uploaden). Belangrijk punt dus bij de selectie van een webinarsoftwarepakket.

De waarde van webinars als manier van kennisdeling is gigantisch. Het is een prachtige manier om kennis te delen met bestaande klanten, cursisten, collega’s of potentiële contacten.

10. Een webinar organiseren? Ga los!

Webinars zijn vaak serieuze (en laten we eerlijk zijn, saaie!) aangelegenheden. De spreker en de opleider of organisatie steken tijd en geld in de software, de voorbereiding en de promotie. En als deelnemer wil je natuurlijk een goed product krijgen, of je nou betaald hebt of dat je een gratis webinar volgt, want tijd is kostbaar. Er ligt kortom best wat druk op zo’n webinar. Alles moet op dat moment werken: geluid, verhaal, presentatie, beeld. Dat neemt niet weg dat het belangrijk is om losjes te blijven, te blijven spelen en te blijven proberen.

De webinars van Frankwatching zijn daarom bewust wat minder formeel. Omdat mensen naar een beeldscherm kijken, is er al – letterlijk – meer afstand dan als je een spreker live meemaakt. Je moet dus als spreker extra je best doen om toegankelijk, bereikbaar en dichtbij te ‘voelen’. Onze sprekers presenteren om die reden bijvoorbeeld vanuit hun eigen werkplek, hun eigen omgeving. We bereiden de webinars goed voor zodat de techniek en het online presenteren bekende materie zijn. Ze stellen vragen, overleggen met de moderators en de deelnemers en juichen vragen van deelnemers tijdens het webinar toe. Zo blijft een webinar toegankelijk, letterlijk en figuurlijk.

Webinar organiseren? Just do it.

De waarde van webinars als manier van kennisdeling is gigantisch. Het is een prachtige manier om kennis te delen met bestaande klanten, cursisten, collega’s of potentiële contacten. En hoewel er wat organisatie bij komt kijken, is het uiteindelijk gewoon een kwestie van doen. Door in het diepe te springen ontdek je gaandeweg wat werkt voor jouw boodschap en jouw doelgroep en leer je dit prachtige nieuwe medium kennen.

Zodra je wat ervaring hebt, kun je op zoek gaan naar nieuwe formats, nieuwe invullingen en nieuwe techniek. Door die te blijven verbeteren, kun je zowel partners als deelnemers webinars bieden die minstens zo effectief en voor deelnemers ook minstens zo leuk zijn als wanneer je met 50 mensen in een zaal zou zitten. Maar dan zonder reistijd…