Filter
ChatGPT PersoneelsSysteem: Personeelsgegevens en -planningen beheren
PersoneelsSysteem is een online oplossing om een personeelsplanning te maken, gewerkte uren te registreren en personeelsgegevens mee te beheren. Omdat alle gegevens online staan is er een centrale plek voor alle persoonsgegevens, waardoor deze gedeeld kunnen worden met medewerkers. Jurrien Strobel, bedenker van PersoneelsSysteem, vertelt.
Wat is PersoneelsSysteem?
“PersoneelsSysteem is een online oplossing voor het beheren van personeelsgegevens. Met dit systeem kan eenvoudig een personeelsplanning worden gemaakt en kunnen gewerkte uren worden geregistreerd. Bij het maken van de personeelsplanning kan rekening worden gehouden met de personeelskosten en de beschikbaarheid van medewerkers. Naast het maken van de planning kunnen ook gewerkte uren worden geregistreerd. Hierdoor kunnen de lonen eenvoudig berekend en uitbetaald worden aan het einde van de maand.
Verder kunnen medewerkers zelf online alle gegevens zien die voor hun van toepassing zijn, zoals de personeelsplanning, gewerkte uren, nieuwsberichten, vakantie-uren en personeelslijst. Ook kunnen zij online doorgeven wanneer ze beschikbaar zijn om te werken en kunnen zij verlof aanvragen.”
Waarom dit initiatief?
“Het idee van het PersoneelsSysteem is ontstaan in de periode dat ik, Jurrien Strobel, tijdens mijn studie bij een restaurant werkte. Hier liep ik tegen het probleem aan dat de handmatig bijgehouden gewerkte uren niet klopten. Dit was de aanleiding om een systeem te maken waarbij uren online geregistreerd konden worden. Hierdoor kon iedere medewerker zelf controleren of de gewerkte uren juist werden ingevoerd, waardoor de ondernemer achteraf geen correcties meer hoeft aan te brengen.
Tijdens het gebruik kwam al snel de vraag om ook het rooster online te maken. Een roostermaker moest vaak bellen om na te vragen wanneer medewerkers beschikbaar waren, wat veel tijd kostte. Ook werd het rooster in Excel verstuurd waarna er altijd medewerkers waren die niet op de ingeroosterde dag konden werken. Hierdoor werden er dan uiteindelijk meerdere versies van het rooster verstuurd, wat regelmatig voor verwarring zorgde.”
Hoe werkt PersoneelsSysteem?
“Ieder geregistreerd bedrijf heeft een eigen account waarbij iedere medewerker beschikt over eigen inloggegevens. De inloggegevens zijn gekoppeld aan uitgebreide toegangsrechten waarin per onderdeel wordt bepaald wat medewerkers wel en niet mogen. Eenmaal ingelogd is het mogelijk om roosters te maken, uren te registreren en personeelsmanagement te voeren. Alle gegevens kunnen online ingevoerd worden en zijn voor werkgever en medewerkers online te raadplegen. Zo worden bijvoorbeeld het arbeidscontract, vakantieopbouw, plus-minuren over gewerkte uren bijgehouden.
Het maken van een rooster gaat gemakkelijk met het PersoneelsSysteem. Zo kan bijvoorbeeld in één keer voor een langere periode een dienst in geroosterd worden. Bij het opstellen van het rooster zijn direct de personeelskosten zichtbaar en is de beschikbaarheid van het personeel inzichtelijk. Het werkrooster is direct zichtbaar voor alle medewerkers en er is de mogelijkheid om medewerkers per e-mail op de hoogte te stellen van hun aankomende diensten.
In het PersoneelsSysteem kunnen de gewerkte uren per dag geregistreerd worden. Dit kan door middel van het in- en uitklokken, of door de uren aan het einde van de dienst te registreren. Door de gewerkte uren online te registreren, is de hoogte van de gemaakte personeelskosten direct inzichtelijk.”
Wat zijn de facts?
“Het PersoneelsSysteem is voor verschillende bedrijfstakken te gebruiken. Aanvankelijk onder de merknaam HorecaSysteem, later ook onder de namen ZorgSysteem (voor de zorgsector) en PersoneelsSysteem (voor de overige sectoren). In januari 2009 zijn we gestart met de bouw en in januari 2010 is het HorecaSysteem op de Horecava gepresenteerd.
Na twee maanden is ook het PersoneelsSysteem gepresenteerd en sinds dat moment is het aantal gebruikers enorm gegroeid. Inmiddels behoren naast veel middelgrote ondernemingen ook grotere ondernemingen met meerdere vestigingen, zoals Thermen Holiday en Golfplaza, tot onze klantenkring.”
Wie is er betrokken bij PersoneelsSysteem?
“Het PersoneelsSysteem is ontwikkeld door Kars Frijters en mijzelf, Jurrien Strobel. Tijdens mijn studie op de HvA heb ik het HorecaSysteem, oorspronkelijk bedacht voor Novecento, verder bedacht en uitgewerkt. Het systeem zoals het voor Novecento was gemaakt was niet goed genoeg om het op grote schaal weg te zetten.
In 2009 ontmoette ik Kars. Kars was toen al een aantal jaar bezig met de ontwikkeling en gebruiksvriendelijkheid van websites en applicaties. Hij werd enthousiast van het concept en we besloten om samen het HorecaSysteem te actualiseren en aan te passen aan de eisen van deze tijd. Vanuit daar is PersoneelsSysteem ontstaan.”
Over de auteur
