De 7 stappen van Covey: zo ben je klaar voor 2016

Tot de dag van vandaag beïnvloeden de zeven eigenschappen van Stephen R. Covey het managementwerkveld. Covey’s boek is wereldwijd in onnavolgbare aantallen verkocht. Misschien wel omdat die zeven praktische stappen niet alleen toegepast kunnen worden op effectief leiderschap, maar ook op zaken als persoonlijke ontwikkeling of als aanpak dienen bij huidige kwesties zoals digitale transformaties. Samen met een groep dames, boog ik mij gedurende één jaar tijdens maandelijkse bijeenkomsten over deze materie. Ik kan het warm aanbevelen.

1) Proactief

Alles begint bij bewustzijn over ons gedrag. Zijn we doorgaans reactief of proactief? Het laatste zit hem in initiatief en verantwoordelijkheid nemen, beslissen, zelf vanuit onze centrale waarden handelen in plaats van laten gebeuren en bepalen wat raakt. Anticipatief focussen op onze cirkel van betrokkenheid zorgt ervoor dat die invloedssfeer groter wordt dan vaak verondersteld.

Oefening

Houd je aan je woord bij beloftes of afspraken. Kies één focusgebied uit waar je in de dertigdagentest proactief aan gaat werken. Let daarbij op negatief versus positief taalgebruik, identificeer vooraf je reactieve gedrag, bepaal of je er (in-)direct invloed op hebt en zet een eerste stap naar verbetering.

Wat er het minst toe doet, mag nooit ten koste gaan van wat er het meest toe doet” – Goethe

2) Begin met het einde voor ogen

Wat wil je absoluut bereikt hebben aan het eind van de rit, of binnen bepaalde periodes? Covey spreekt over een eerste schepping, namelijk een mentale en tweede schepping, namelijk fysiek. Hij bedoelt: “Wij zijn de tweede schepping van ons eigen proactieve ontwerp of van de schema’s van anderen en van omstandigheden of eigenschappen uit ons verleden.”

Leiderschap ziet hij als eerste creatie, en management als tweede. Een manager kan efficiënt en succesvol de ladder beklimmen, terwijl de leider zorgt dat die tegen de juiste muur aanstaat. Met zelfbewustzijn, ons voorstellingsvermogen en geweten bepalen we richting. Concreet kan dit door middel van een missie over wat je wilt zijn – persoonlijkheid, doen – bijdragen, of welke waarden en principes leidend zijn.

“Principes zijn diepe, fundamentele waarheden, klassieke waarheden, algehele noemers. Het zijn je levensdraden die met elkaar vervlochten worden tot een fraaie en hechte structuur,” zegt Stephen Covey. Omstandigheden en rollen veranderen in de loop van de tijd. Deze zaken blijven overeind en geven sturing.

Oefening

Wat zijn jouw overheersende waarden en principes en welke rollen bekleed je in je dagelijkse leven? In welke aspecten wil je meer leider dan manager zijn? Wat is jouw persoonlijke missie en hoe vormt alles één geheel?

3) Belangrijke zaken eerst

We weten allemaal hoeveel tijd we kwijt zijn aan zaken die er niet toe doen versus zaken die daadwerkelijk belangrijk voor ons zijn. Vrije wil en discipline om keuzes te maken, bepalen onze activiteiten. Tijdmanagement blijkt een universele en tijdloze uitdaging.

Covey spreekt over vier generaties tijdmanagement. Eén staat voor (inventaris-)lijsten, twee voor kalenders en agenda’s, drie voor prioriteiten en doelstellingen en vier voor de organisatie van onszelf versus de organisatie van tijd. Richt je op resultaten en relaties verbeteren. Hij maakt in een matrix onderscheid tussen dringend en niet dringend en belangrijk en onbelangrijk. Discipline start met ‘nee’ tegen sommige activiteiten zeggen, dus rollen definiëren, doelen kiezen en dagelijks bijsturen. Delegeer gerust.

Oefening

Welke activiteiten die onder niet dringend en belangrijk vallen, verwaarloos je momenteel? Houd activiteiten bij, bijvoorbeeld door middel van een tijdmanagementmatrix of weekplanner. Denk aan je missie en de lange- versus kortetermijndoelen.

4) Denk win-win

Stephen Covey spreekt over een zogenaamde emotionele bankrekening bij relaties, inclusief anderen begrijpen, letten op details, woord houden, verwachtingen verhelderen, integriteit tonen en verontschuldigen indien nodig. ‘Stort’ overvloedig. Sta je in het ‘rood’, los het dan actief op.

Denk over het algemeen win-win bij interactie voor voortdurend wederzijds voordeel. Bij win-win gaan wij van een overvloedmentaliteit uit – er is genoeg voor iedereen. Over het algemeen laat Covey doorschemeren dat het van de situatie afhangt. Als er bijvoorbeeld geen sprake is van wederzijdse afhankelijkheid, zijn er alternatieven denkbaar. Soms is geen akkoord voldoende voor de situatie. Bereiken wij geen resultaat dat ons beiden aanspreekt, dan kunnen we het erover eens zijn dat we het niet eens worden.

Oefening

Denk aan onderhandelingen die eraan zitten te komen en bedenk met moed en consideratie wat de uitkomsten kunnen zijn. Haal drie belangrijke relaties aan. Bepaal de emotionele bankrekening en evalueer concrete stortingen.

5) Eerst begrijpen, dan begrepen worden

Communicatie is ons belangrijkste goed. Luisteren is universeel een tijdloze uitdaging. Manieren van luisteren die binnen eigen referentiekader vallen, zijn: negeren, doen alsof, selectief luisteren en aandachtig luisteren. Wil je binnen de referentiekader van de ander vallen, luister dan empathisch, met als doel om de ander te begrijpen, zonder gelijk te oordelen, onderzoeken, adviseren of te interpreteren vanuit ons kader. Covey spreekt ook over therapeutisch luisteren, oftewel ‘psychologische zuurstof’ creëren.

Empathisch luisteren betekent inhoud nazeggen, herformuleren en je gevoel uitspreken. Eerst begrijpen en dan begrepen worden, vraagt om moed, consideratie en evenwicht tussen beiden.

Oefening

Kies een relatie met een negatieve emotionele bankrekening en ga empathisch luisteren. Observeer de non-verbale en verbale communicatie en stuur bij.

6) Zoek synergie

Synergie is de meerwaarde van het geheel versus de delen, oftewel, het geheel is meer dan de som der delen. Om uit te komen op een manier die niet van jou of van de tegenpartij is, maar gezamenlijk, moet je je openstellen. Voorwaarden zijn zelfbewustzijn, voorstellingsvermogen, vrije wil, geweten, een volle emotionele bankrekening, het win-winmotief, empathisch luisteren en openstaan voor verschillen. Beoordeel de verschillen daarbij op waarde. Het onderlinge contact is oprecht en respectvol, zonder barrières.

Oefening

Kies een conflict uit en werk aan synergie door een aantal stappen, namelijk het probleem te definiëren, aandachtig te luisteren, meningen te delen, actief te brainstormen en samen op zoek te gaan naar de beste oplossing. Wat kun je leren van de onderlinge verschillen?

7) Houd de zaag scherp

Bij de laatste eigenschap gaat het om wat niet dringend en wel belangrijk is, waarbij Stephen Covey vier dimensies voor een evenwichtig leven definieert, namelijk de fysieke, geestelijke, spirituele en sociaal-emotionele dimensie. Om de dimensies aandachtig te bestuderen, is demissie van groot belang, zeker bij vernieuwing.

Shepherd en Sheenan sluiten aan bij Covey. Vier waarden volgens Herbert Shepherd zijn autonomie (geestelijk), gesteldheid (lichamelijk), vooruitzicht (spiritueel) en verbondenheid (sociaal). Vier rollen volgens George Sheenan zijn vakman (geestelijk), dier (lichamelijk), heilige (spiritueel) en vriend (sociaal). Als een bepaalde dimensie wordt verwaarloosd, wordt groei en effectiviteit afgeremd.

Oefening

Maak voor iedere dimensie een lijst met activiteiten die positief bijdragen aan de missie. Kies wekelijks activiteiten uit en wissel ze af na uitvoering. Trek hier minimaal één uur per dag voor uit.

Ook in 2016

Hoe simplistisch deze materie op het eerste oog lijkt, ik durf te wedden dat wij de stappen van Stephen Covey best voor 2016 eens mogen aanhalen. Aan ieder om die eigenschappen toe te passen waar nodig, zodat het volgend jaar – nog meer – zal gaan om waar het om moet gaan. Zet hem op!