Overwerkte ondernemer, huur toch een Virtuele Assistent in

Er komt een moment dat er teveel te doen is in je bedrijf en je het niet meer alleen aankunt. Naast het werken met je klanten moet je een e-zine schrijven, mails beantwoorden en verzenden, je website bijhouden, acquisitie doen, facturen verzenden, btw-aangifte doen, zorgen dat je klanten de juiste informatie hebben, gesprekken voeren met potentiële klanten… De lijst is eindeloos!

Burn-out, bedrijfsstilstand of ga je ondersteuning inhuren?

Je zou niet de eerste ondernemer zijn die kostbare steken laat vallen of een burn-out krijgt doordat het teveel is. Hiermee kun je bovendien de groei van je bedrijf in de weg zitten, aangezien je uren in een dag tekort komt. Er komt onherroepelijk een moment in de ontwikkeling van je bedrijf waarop je ondersteuning zult moeten inhuren.

De grote vraag is echter: wanneer is het juiste moment om ondersteuning in te huren aangebroken? Voordat ik die vraag beantwoord, bespreek ik eerst hoe je dat zo risicoloos mogelijk kunt doen.

Virtuele Assistent

Een Virtuele Assistent (VA) kan een goede oplossing zijn als je de stap gaat zetten naar het inhuren van ondersteuning. Een VA kan administratieve, organisatorische en secretariële zaken voor je uit handen nemen.

Het inhuren van een VA is vrijwel risicoloos. Een VA is namelijk over het algemeen een freelancer die zich voor € 35 tot € 60 per uur verhuurt en op afstand voor je werkt. Het voordeel hiervan is dat je geen werkgever bent en op deze manier dus ook de werkgeversrisico’s vermijdt. Je hoeft geen kantoor te huren en in te richten, want een VA werkt meestal vanuit zijn of haar eigen huis. Een VA kan bovendien in de regel voor een zeer klein aantal uren per week ingehuurd worden. Hierdoor is het makkelijk om de kosten binnen te perken te houden.

“Nee, nee, dat kan ik niet betalen!”

Vermijd de valkuil dat je het gevoel hebt dat je een VA niet kunt betalen. Dit gevoel heeft vrijwel iedere ondernemer als hij start met een VA. Want het kost je op maandbasis al gauw € 650, zelfs als je maar vier uur per week ondersteuning inhuurt. Die € 650 hou je nu in je zak. Toch snijd je jezelf in de vingers als je dit bedrag wilt besparen.

Een VA is geen kostenpost, maar een investering met een zeer hoog rendement! In plaats van dit werk van € 40 per uur zelf te doen, kun je ook met klanten werken. Dat levert als het goed is het veelvoud op! De rekensom is dan natuurlijk snel gemaakt: elk uur wat jij niet aan administratief/organisatie-werk hoeft te besteden, kun je met klanten werken en maak je ‘winst’ op de investering die je in je VA doet.

Het juiste moment om uit te gaan besteden aan een VA is zodra je werkzaamheden die nu of in de toekomst omzet gaan opleveren, niet kunt doen. Je kunt daarbij denken aan acquisitiewerkzaamheden, het ontwikkelen van een nieuwe online cursus of het hands-on met klanten aan de slag gaan. Met en Virtuele Assistent in je bedrijf, krijg je daarvoor je handen veel meer vrij. Daardoor stijgt je omzet en je winst, ondanks de ‘kosten’ die je maakt om je VA in de huren.

Je kunt álles uitbesteden

Wat je wel en niet uitbesteedt, is voor elke ondernemer anders. Dit hangt namelijk af van wat jou de meeste energie oplevert als je het niet meer hoeft te doen. Verder is dit afhankelijk van het stadium van de groei van je bedrijf.

Uiteindelijk, als je er objectief naar kijkt, kun je alles – en dan ook echt alles – uitbesteden. Als jij het kunt, is er namelijk altijd wel iemand die het net zo goed kan of er zelfs geoefender in is dan jij. Mocht deze persoon er nog niet zijn, dan kun je hem of haar altijd nog opleiden. Zelfs coaching, training of iets fysieks als het geven van massages – alles kan aangeleerd worden. Ik weet dat dit misschien niet leuk is om te horen, maar het zijn de harde feiten. Het is mogelijk om een dienstverlenend bedrijf op te bouwen waar jij geen onderdeel meer van uitmaakt, maar alleen nog de winst van opstrijkt.

Welk werk wil je kwijt omdat het je in de weg zit?

De keuze is dus niet afhankelijk van wat je KUNT uitbesteden, maar van wat je WILT uitbesteden. Beperk jezelf niet met de gedachte dat je alleen aan een virtuele administratieve kracht kunt uitbesteden, maar kijk wat jij de liefste wilt. Welk werk wil jij kwijt omdat het je in de weg zit? Welke werkzaamheden zuigen je energie weg? Klantenservice? Puur administratief? Organisatie? Iets anders?

Gun jezelf de rust en de ruimte door de bevrijdende gedachte dat er altijd iemand is die bepaalde werkzaamheden beter kan dan jij. Beperk jezelf niet langer in je groei door vast te houden aan ‘alles zelf doen’. Laat het wantrouwen los dat anderen niet goed genoeg zullen doen wat er gedaan moet worden. Natuurlijk, je zult een ondersteuner willen inwerken en het kan logischerwijs gebeuren dat je iemand inhuurt die het niet doet zoals jij wilt. Maar dan zoek je verder. Zo maak je jouw bedrijf en je dienstverlening beter doordat de verschillende werkzaamheden gedaan worden door degenen die daar het beste in zijn. Als je bedrijf zo ontwikkelt dat je niet meer alles zelf kunt doen, helpt het om je te realiseren dat jij – hoe uniek je ook bent – vervangbaar bent. Zelfs in je eigen bedrijf. Gebruik die bevrijdende gedachte om je ondernemersleven een stuk makkelijker voor jezelf te maken!

Wat je niet meer zou moeten doen als ondernemer

Geen keuze maken in welke dingen je aan je VA gaat uitbesteden is eigenlijk geen optie, omdat je de groei van je bedrijf danig in de weg zit als je alles zelf wilt blijven doen. Jij bent zelf niet de beste man of vrouw voor alle werkzaamheden binnen je bedrijf. Er zijn zaken die passen bij wie je bent, die maken dat jij grote rijkdom kunt vergaren – en er zijn zaken die je beter niet kunt doen, omdat ze ervoor zullen zorgen dat je over de kop gaat. Wat jou qua uitbesteden het meeste zal opleveren, is sterk afhankelijk van je eigen profiel.

Wat mij betreft zou elke ondernemer een ‘ik zou dit niet moeten doen’-lijst moeten hebben. Dat is een lijst waarop beschreven staat wat ieder ander beter kan oppakken dan jij, omdat jij er te duur voor bent, omdat het niet je kracht is of omdat jouw energie meer oplevert als je andere dingen doet.

Waar ben je sterk in?

Om inzicht te krijgen in wat op jouw ‘ik zou dit niet moeten doen’-lijst moet komen te staan, raad ik de Kolbe test aan. De Kolbe A test is de perfecte tool om je op dit gebied op weg te helpen. De test kost $49,95 en laat je ontdekken waar jouw natuurlijke kracht ligt. De test geeft namelijk aan hoe sterk je bent op vier assen: implementor, quickstart, factfinder en follow through. Een implementor is goed in praktisch bezig zijn. Iemand bij wie quickstart het beste past, maakt plannen en zet deze ook in werking. Als factfinder heb je feiten nodig en ben je heel goed in kennis overdragen. Ben je een follow through? Dan past het ‘afmaken’ van taken goed bij je en ben je iemand die rust vindt bij herhalende taken.

Na het doen van de Kolbe test weet je welke werkzaamheden in je bedrijf wel of niet door jou gedaan zouden moeten worden. Daarnaast is het handig dat je op basis van deze test ook kunt zien welke vaardigheden in je bedrijf ontbreken. Je kunt dan mensen inhuren die wel heel goed zijn in die dingen. Zelf ben ik een quickstart en weet ik dus dat ik iemand nodig heb in mijn bedrijf die goed is in follow through – die afmaakt wat ik opstart.

Het stappenplan

Om hierna de beste keuze te maken in welke zaken je gaat uitbesteden, zijn er een aantal stappen die je kunt ondernemen.

Stap 1: doe de Kolbe A test. Zo kun je jouw profiel achterhalen en ontdekken welke taken goed bij je passen en welke niet.

Stap 2: schrijf twee weken lang minutieus op wat je doet. Schrijf per vijf minuten op wat je doet op een dag. Ook dat ene telefoontje tussen de was en het koken door en dat halfuurtje dat je midden op de dag tv kijkt! 😉

Stap 3: streep na die twee weken af welke activiteiten jouw uurtarief niet waard zijn.

Stap 4: streep daarna de werkzaamheden af die niet bij je Kolbe profiel passen.

Stap 5: maak een lijst van alles wat je hebt afgestreept en orden die logisch – in de zin dat je je kunt voorstellen dat die werkzaamheden passen bij één bepaald Kolbe profiel.

Stap 6: zoek een VA of andere ondersteuner die één van de clustertjes uit de vorige stap van je kan overnemen.

Stap 7: blijf je ‘ik zou dit niet moeten doen’-lijst bijhouden. Doe dit bij alles wat je doet, want dit zal ervoor zorgen dat je op termijn steeds meer kunt gaan uitbesteden aan anderen. Zo kun je puur bezig zijn met waar jouw grootste kracht en passie ligt.

Laat je bedrijf groeien

Kortom: wat je uitbesteedt aan een VA of andere ondersteuner is sterk afhankelijk van jouw eigen profiel. Zorg dat je jouw profiel objectief vaststelt, delegeer wat niet bij je past en doe zoveel mogelijk waar jij het beste in bent. Het is de beste kans om je bedrijf te laten groeien ver voorbij het huidige niveau!

En nu hoor ik graag van jou: wat ga jij wanneer uitbesteden? Werk je al met een Virtuele Assistent? Deel je ervaringen hier met andere ondernemers.

Foto’s en illustraties met dank aan Fotolia.