Voorkom deze 3 presentatieblunders & maak een spetterende indruk

Er zijn tientallen presentatieblunders, maar ik wil me hier beperken tot de drie meest hardnekkige. Blunders die ik in mijn werk dagelijks tegenkom. Nee, de eeuwige bullets zal ik buiten beschouwing laten. Dat weten we nu wel. En dat je niet te veel informatie op een slide (of in Prezi een ‘view’) moet plaatsen, daar is ook al menig artikel aan besteed. De eerste blunder heeft daar overigens wel mee te maken.

1. Je presentatie als spiekbrief

Herken je dat? Een spreker die alles lijkt op te lezen van zijn slides? Een presentatie met weinig ruimte voor improvisatie? Na de presentatie lijkt de spreker voldaan, want hij is niets vergeten, maar jij denkt alleen maar ‘saai!’.

En misschien doe je het zelf ook wel als je moet presenteren? Want natuurlijk heb je altijd te weinig tijd om een fatsoenlijke presentatie te maken en natuurlijk moet de presentatie gisteren af zijn. Presentaties zijn juist een heel krachtig instrument om je verhaal te kunnen vertellen, iets te verkopen of om je idee de wereld in te slingeren.

Jij bent belangrijker

Misschien vind je het ook wel spannend om te presenteren en ben je bang dat je iets vergeet te vertellen. Dit lijken goede redenen om je hele verhaal in je presentatie te verwerken, want dan kun je zeker niets vergeten en als je het even niet meer weet, heb je altijd je presentatie nog. Het probleem is dat je je dan achter je presentatie gaat verschuilen en je presentatie als spiekbrief gebruikt. Jij bent belangrijker dan je presentatie. Stel je voor dat alle techniek ineens niet meer werkt, kun je dan nog steeds je verhaal vertellen? Dit is essentieel, want teveel mensen zijn bang om iets te vergeten. Daarom gooien ze er maar alles in.

Gebruik de juiste werkvorm

Het ligt aan de manier van werken. De meeste mensen beginnen in de tool in plaats van op papier. Ze openen PowerPoint, beginnen te typen en gaan net zo lang door tot de presentatie af is. Op deze manier wordt je presentatie een spiekbrief in plaats van een hulpmiddel voor je verhaal. Een betere werkvorm is:

• Schrijf je verhaal globaal op (in korte zinnen);
• Markeer de belangrijkste woorden of onderdelen;
• Bedenk hoe je de gemarkeerde onderdelen omzet naar beeld;
• En ga dán pas naar de tool om je presentatie te maken.

Neem de tijd en oefen

Natuurlijk hoef je je presentatie niet uit je hoofd te kennen. Dat is ook weer niet nodig. Maar je verbetert je presentatie enorm door er wat meer tijd voor te nemen en ook een paar keer te oefenen. Bedenk dat je publiek niet weet wat je precies wilde vertellen. Je presentatie hoeft niet perfect te zijn, liever menselijk.

2. Vorm boven functie

Werk jij binnen een bedrijf met een mooi huisstijlhandboek? Dat zit er ook vast een sjabloon voor PowerPoint in. Vaak met gekleurde balk en het logo steevast in de linker boven- of onderhoek.
De basis van veel presentaties is een voorgeschreven sjabloon. Het schijnt enorm belangrijk te zijn dat je de juiste huisstijlkleuren en het logo in je presentatie gebruikt. Daar mag je absoluut niet van afwijken. Maar of dat je presentatie ten goede komt, is maar de vraag. Ik zie persoonlijk liever één keer het logo goed, duidelijk en groot in beeld, dan steeds irritant in de linker bovenhoek tijdens de hele presentatie. Naar mijn mening wordt te zwaar getild aan de huisstijl in presentaties. Gelukkig zijn er voor prezi’s vaak nog geen sjablonen voorhanden.

Vorm volgt functie

Het zo bekende Form Follows Function (FFF) uit de architectuur gaat zeker op voor presentaties. Je verhaal is veel belangrijker dan hoe je presentatie er uit ziet. We maken graag mooie dingen en we vinden design heel belangrijk, maar toch is het ondergeschikt aan de informatie die je wilt overbrengen.

Het is onmogelijk inhoud en vorm tegelijk te doen

Eén van de eerste vragen die ik vaak krijg in mijn workshops is: kun je eigen fonts en kleuren gebruiken in Prezi? We vinden het belangrijk aandacht te besteden aan de vorm om vervolgens daarna de inhoud erin te verwerken. Andersom werkt beter. Zorg eerst voor een goed verhaal (zie ook het vorige punt), bedenk hoe je presentatie er uit moet komen te zien en ga dan pas je presentatie maken. Je kunt niet én je presentatie bedenken én tegelijkertijd je presentatie vormgeven. Dat kan niemand. Zorg er daarom voor dat je eerst je verhaal af hebt en ga dan pas nadenken over de vorm. Die vorm volgt dan vanzelf uit je verhaal. Vorm volgt functie dus.

3. Zijn er nog vragen?

Leuk zo’n slide vol met vraagtekens, waarmee je aangeeft dat het publiek op dat moment vragen mag gaan stellen. Is dat echt de laatste informatie die je wilt communiceren met je publiek? Is dat wat je aan ze mee wilt geven? Dat ze vragen mogen stellen? Je kunt dat ook gewoon zeggen namelijk.

En ja, ik heb mezelf daar natuurlijk ook schuldig aan gemaakt in het verleden. Kijk maar eens naar de prachtige slide die ik uit mijn archief viste!

Wat wil je nu eigenlijk overbrengen?

Tips voor wat je aan het eind van je presentatie kunt zeggen lees je in ‘Geen gebed zonder end: 5 tips voor een goed slot van je speech‘. Over wat je laat zien het volgende.

Gebruik het laatste beeld van je presentatie alsjeblieft voor een belangrijke boodschap. Als het goed is heb je voordat je aan je presentatie ging werken, gedefinieerd wat je met je presentatie wilt bereiken. Je hebt opgeschreven wat het doel is van je presentatie en welke boodschap je wilt overbrengen. Nee? Of je hebt er wel over nagedacht maar niet opgeschreven? Probeer het de volgende keer ook echt op te schrijven. Hierdoor moet je er beter over nadenken en maak je het definitiever. Bovendien kun je er later naar teruggrijpen, om er voor te zorgen dat je je presentatie ook goed afsluit.

Wat zijn dan wel goede afsluiters voor je presentatie? Ik zal er een paar noemen:

• Een quote of pakkende stelling om je presentatie als ‘nadenkertje’ mee af te sluiten.
• Je call-to-action. Wat wil je dat je publiek doet na je presentatie? Vraag er gewoon om. Voor het publiek is het niet altijd duidelijk dat je iets aanbiedt (ook al denk jij van wel). Als je er niet om vraagt, zul je ook niets verkopen.
• Als je vooral het bedrijf of de organisatie waarvoor je presenteert wilt profileren, kun je afsluiten met enkel dat logo. Alleen een logo heeft meer impact dan een slide vol met adresgegevens, e-mailadressen en telefoonnummers.
• Als je wilt dat mensen contact met je opnemen na je presentatie, kun je het beste je naam en de manier waarop jij wilt dat ze contact opnemen op de laatste slide zetten. Dat kan dus bijvoorbeeld een e-mailadres zijn, een telefoonnummer of je website. Zet er wel zo min mogelijk informatie op. Je hoeft er bijvoorbeeld niet je volledige adresgegevens op te zetten. Vaak is alleen de website voldoende.
• Het overzicht van je presentatie. Als mensen vragen willen stellen over een bepaald onderdeel van je presentatie kan een overzicht hierbij helpen. Juist in Prezi is dit heel makkelijk, in andere presentatietools moet je daar meer moeite voor doen.

Zo. Deze drie blunders hoef je niet meer te maken. Maar er blijven er natuurlijk nog genoeg over.

Tot slot, je hoeft ook geen ‘dankjewel’ of ‘bedankt’ op een laatste slide te zetten. Het is beter om je publiek persoonlijk te bedanken, met een glimlach.