In no-time een dijk van een Powerpoint-presentatie

“Je project staat morgen op de agenda van de kwartaalmeeting, hoor! Je bent als 5e aan de beurt. Stuur je me je slides van tevoren even toe?” Is dit een herkenbare situatie? Vraag je je nu af hoe je dit voor elkaar gaat krijgen? Geen nood, met deze tips maak je in korte tijd een presentatie die staat als een huis.

Powerpoint-presentatie maken in korte tijd

In Utopia is elke presentatie gewikt en gewogen, afgestemd met alle betrokkenen en tot in den treure geoefend. En het is bij voorkeur ook iets originelers dan een reeks saaie Powerpoint-slides. In de harde werkelijkheid is er vaak geen tijd om origineel te zijn en je verhaal af te stemmen en te oefenen. Laat staan dat de techniek het toestaat om met een Prezi of professioneel geproduceerde video aan te komen. Hoe zorg je nu in korte tijd voor een onderscheidend verhaal dat beklijft? Als je deze tips opvolgt, maak je een vliegende start.

1. Begin bij het eind!

Niet doen: vertellen wat jij kwijt wilt

In de dagelijkse praktijk zie ik vaak dat presentaties zijn opgebouwd aan de hand van dat wat de presentator kwijt wil. Dit is onze strategie, we hebben het zus en zo aangepakt en dit is waar we nu staan. Dat zorgt er helaas zelden voor dat een presentatie op het netvlies van het publiek blijft plakken. Immers, het sluit aan bij de wensen van de zender, niet bij die van de ontvanger.

Doen: je richten op wat je wilt bereiken bij je publiek

Leun – nog vóór je start met het maken van je presentatie – even achterover en stel jezelf een paar vragen over je publiek:

• Wie zijn het? Mannen, vrouwen? Leeftijd?
• Met welke reden komen ze naar je presentatie luisteren?
• Wat zijn hun belangen en waar liggen ze wakker van? Schat in wat de houding van je publiek is over het onderwerp dat je presenteert.
• Wil je iets veranderen aan die houding? Hoe dan?
• Wat moet er in de hoofden van je luisteraars achterblijven als jij van ‘het podium’ afstapt?

Schrijf de antwoorden op deze vragen op een wit vel: je hebt je vertrekpunt!

2. Powerpoint it is

Niet doen: zoeken naar een originele vorm

Je hebt maar weinig tijd, dat staat vast. Ga dus niet eindeloos lopen nadenken over een originele vorm om je verhaal in te gieten. Ja, een Prezi was misschien origineel geweest. Bovendien is al eens bewezen dat een publiek meer onthoudt van een Prezi dan van een Powerpoint-presentatie (en dat is nog maar één voordeel van Prezi). Maar de tijd die je nu nog hebt, is beperkt. Dus kun je je maar beter op de inhoud richten. En die inhoud hoeft helemaal niet saai te worden, ook al ga je Powerpoint gebruiken.

Doen: accepteer Powerpoint

Powerpoint is ooit bedacht om presentaties mee te geven. En hoewel Powerpoint inmiddels door menigeen verguisd is, moet ik bekennen dat meneer Gates het best goed zag. Powerpoint doet namelijk precies wat ik op dit moment wil: mij helpen om in korte tijd mijn verhaal te ondersteunen in beeld. Een verhaal dat ik vervolgens met één klik op de muis kan afdraaien voor het publiek. Maar let wel: Powerpoint is een hulpmiddel, niet een doel op zich … Zie hierbij tip 4.

3. Zorg voor een logisch verhaal

Niet doen: een volgorde aanhouden die voor jou logisch is

Vaak gezien in de praktijk: presentatoren die informatie meedelen in een voor hen uiterst logische volgorde. Een bepaalde aanpak, de structuren binnen hun eigen afdeling, de mijlpalen in een project et cetera. Wat zij helaas vergeten is dat die volgorde voor het publiek vaak helemaal niet zo logisch is.

Doen: een verhaal vertellen met kop, romp en staart

Laat de volgorde nog even los en bedenk eerst goed welke boodschap je wilt overbrengen. Knip die op in stukjes en plaats ze daarna in een logische volgorde. Zoals je een verhaal vertelt. Et voila, je hebt het begin van je presentatie. Een handige methode om je bij de opbouw te helpen, is het kop-romp-staart-model. In een notendop: je vertelt je publiek eerst waarover je iets gaat presenteren (kop), vervolgens houd je je verhaal (romp) en je sluit af met een samenvatting (staart).

Onlangs wees Linda Spaanbroek (waarvoor dank!) mij op iemand die het maken van Powerpoints tot een ware kunst heeft verheven. Cliff Atkinson schetst met zijn boek ‘Beyond Bullet Points’ dat het maken van een uitstekende Powerpoint helemaal niet moeilijk hoeft te zijn.

4. Je slides supporten jou, niet andersom!

Niet doen: volledig willen zijn

Presentatoren willen vaak veel informatie delen, in veel te veel slides. Powerpoints worden volgestouwd met tabellen, matrixen en lappen tekst, vaak in onleesbare lettertypes. Don McMillan legt fijntjes uit hoe dat eruit ziet …

Gevolg: de toehoorder weet niet waar ‘ie kijken moet… letterlijk! Of erger nog, het publiek gaat alles lezen terwijl jij je verhaal houdt. Het leidt enorm af, zo’n muur vol tekst en cijfers. En zie het dan maar voor elkaar te krijgen dat al die mensen weer naar jou gaan luisteren.

Doen: de 5×5-regel hanteren

Had ik al gezegd dat je slides jouw verhaal moeten ondersteunen, en niet andersom? Kill your darlings! De 5×5-regel is hierbij een mooie maatstaf: niet meer dan 5 woorden per regel en niet meer dan 5 regels op een slide. Ik geef toe, daar kom ik ook niet altijd mee uit. Maar als je de 5×5-regel als vertrekpunt aanhoudt, krijg je overzichtelijke en kernachtige slides. Bovendien: je hoeft niet álles te vertellen aan je publiek, sta liever iets langer stil bij dat wat ze echt moeten onthouden dan dat je ze overspoelt met details.

5. Help je publiek

Niet doen: verwachten dat alles wat je vertelt, blijft hangen

Bij lange presentaties met veel informatie is het voor het publiek vaak lastig de hoeveelheid informatie op een rijtje te krijgen. Er wordt nog altijd gediscussieerd over het percentage dat een publiek daadwerkelijk opslaat van wat er wordt gezegd. Maar dat het weinig is, staat vast. De rest van de zintuigen gaat aan de haal met de toon van je zinnen, het feit dat je je armen veel beweegt, een vlek op je schouder of de kleur van je schoenen.

Doen: samenvatten en herhalen

Als je wil dat je verhaal onthouden wordt, help je publiek dan om jouw verhaal te onthouden! De manier waarop je dit het best kunt doen, hangt natuurlijk af van de aard en het doel van je presentatie. Een paar ideeën die je kunnen inspireren:

• Vat je kernpunten aan het eind nog even samen. Maak handouts of handige kaartjes die mensen mee kunnen nemen.
• Vraag de toehoorders om hun e-mailadres achter te laten zodat je de presentatie kunt toesturen. Dat geeft je meteen de mogelijkheid nog even contact met je publiek te hebben.
• Zet je presentatie – als de inhoud het toelaat – op Slideshare. Dat geeft mensen meteen de mogelijkheid je verhaal te delen via social media.

De kracht van herhaling: zo oud als de weg naar Rome, maar het werkt nog steeds. Daad bij het woord: mijn tips vind je hierboven in een visuele samenvatting die je kunt printen en bewaren, zodat je ze erbij kunt pakken als het ‘weer zo laat is’. Zo zullen mensen zeggen: dat was nog eens een dijk van een presentatie. Succes!

Foto intro met dank aan Fotolia. Credits overige illustraties artikel: Koosje Heurter.