Waarom retailers een sociaal intranet overwegen [infographic]

Binnen retailbedrijven werken medewerkers op verschillende locaties en verschillende tijden, vaak zonder vaste werkplek. Dat maakt interne communicatie moeilijk. Hoe bereik je de medewerkers? Hoe verbind je ze en verhoog je de betrokkenheid? Hoe regel je de informatiestroom richting de winkels? Dit artikel en onderstaande infographic geven je een idee waarom retailers juist nú naar deze nieuwe vorm van samenwerken kijken.

Een sociaal intranet is een interne website die werknemers, zowel op het hoofdkantoor als in de winkels, helpt om hun werk te doen. Het wordt momenteel bij slechts 7% van de retailers ingezet. Hiervan is 82% tevreden.

Informatiestroom efficiënter maken en personaliseren

Juist in de retailbranche vindt er veel communicatie plaats tussen het hoofdkantoor en de winkels. De afstand tussen hoofdkantoor en winkelpersoneel is echter (letterlijk en figuurlijk) groot. De informatie-uitwisseling is vaak eenrichtingsverkeer en bestaat uit stapels papier. Voor ondernemers en bedrijfsleiders verhoogt dit de werkdruk enorm, terwijl het hoofdkantoor vooral van dienst wil zijn en de winkelbeleving optimaal wil stimuleren.

Een sociaal intranet helpt om informatie te stroomlijnen, bij de juiste medewerkers te krijgen en af te laten vinken. Een ondernemer ziet de binnenkomende informatie, algemene informatie en informatie speciaal voor een doelgroep, bijvoorbeeld ‘bakkerij’. Hij kan desgewenst bij bepaalde items aangeven wie dit zeker gelezen moet hebben. Dit kan allemaal, ondanks het feit dat mensen werken op verschillende plaatsen, verschillende tijden en zonder vaste werkplek.

Retailers geven aan dat het stroomlijnen van de informatie naar de winkel en binnen de winkel de belangrijkste drijfveer is voor een (sociaal) intranet. Gevolgd door het ondersteunen van de winkelexecutie en winkelbeleving.

Winkelbeleving verbeteren

Vertaling van acties op de winkelvloer, intekenen op acties, werkroosters maken en controle op wie iets gelezen heeft; allemaal zaken die makkelijker en beter gemaakt kunnen worden met behulp van een sociaal intranet. Bijvoorbeeld door vertalingen via beeld en video te verduidelijken, of door apps die inroosteren en het ruilen van diensten gemakkelijk maakt.

Ondanks de vele voordelen zijn er ook altijd tegenwerpingen te beluisteren. Sommigen zijn bang voor de bijdragen, vragen en reacties die iedereen kan geven (desgewenst). Anderen hebben zorgen over het gebruik van de mobiele telefoon waarmee dit platform te bereiken is. Mobiele telefoons zijn voor veel winkeliers taboe binnen de winkel. Toch zien we dat mobiele toegang bij een aantal retailers belangrijk is. Andere beweegredenen zijn bijvoorbeeld het ondersteunen van processen zoals intekenen of bestellen en het verlichten van de druk op de servicedesk.

Besparingen met sociaal intranet binnen retail

De besparingen zijn moeilijk te berekenen en kunnen erg hoog aanvoelen wanneer de factor tijd meegenomen wordt. Een ondernemer krijgt dagelijks een berg papieren informatie op zijn bureau, die hij uiteindelijk doorgeeft aan zijn medewerkers. Hierin kan er bespaard worden op de factor tijd. De besparingen aan papier zijn wat gemakkelijker te berekenen en worden dan ook vaak gebruikt om in ieder geval één zekere factor uit een businesscase weer te geven. Reken je een betere doorstroming van acties, door verbetering van de doorvertaling en de betere intekening door de ondernemer mee (wat volgens retailers wel reëel is), dan wordt een businesscase rooskleurig, maar wel veel minder hard.

Retail en sociaal intranet

Onderstaande infographic vat de voors en tegens samen, belicht de belangen van de verschillende afdelingen binnen retailbedrijven en geeft in een rekenvoorbeeld een indicatie van welke zaken binnen een businesscase meegenomen zouden kunnen worden. Stelt u zichzelf naar aanleiding hiervan de vraag of een sociaal intranet er wezenlijk toe bijdraagt om de eindconsument beter te bedienen en hogere omzet en lagere kosten realiseren. Klik op de afbeelding voor een vergroting.

Disclaimer: in dit artikel gaan we niet in op alternatieve producten en technologieën, aangezien we niet onbevooroordeeld zijn (wij leveren deze platformen op basis van Office 365 en SharePoint). Alle alternatieve technologieën zijn welkom in de comments. Bovenstaande percentages moeten gezien worden als indicatief. Ze zijn gebaseerd op gesprekken die wij (Rapid Circle) hadden met diverse retailpartijen. Dit waren er niet genoeg voor een betrouwbare uitkomst.