Het intranet op LinkedIn: willen we dat?

“Waarom kan ons intranet niet gewoon op LinkedIn zijn? Dat werkt tenminste, ons intranet niet.” Wellicht heb je dit wel eens gehoord binnen een organisatie of zelf gedacht. Ik vind het een boeiende vraag en ik vermoed dat we deze vraag alleen maar vaker gaan horen. Wat antwoord je hierop als interne of externe adviseur, communicatie- of IT-manager? Hieronder mijn overwegingen en aanpak.

Het intranet verandert snel. Op internet vind je allerlei gratis tools, zoals Dropbox, Yammer en Google Drive. Daardoor zijn gebruikers eraan gewend geraakt om (versies van) documenten te delen, digitaal samen te werken, korte berichten met elkaar te delen, persoonlijke profielen op te stellen en bij te houden, et cetera. De tevredenheid over interne IT-tools en contentgerichte intranetten is vaak laag, want hiermee kun je immers niet de dingen die je privé al tijden kan.

Gratis tools als intranet

Steeds vaker hoor en zie je dat medewerkers, soms in het geheim, gratis tools gebruiken om hun werk gedaan te krijgen. Veel organisaties, in het bijzonder IT-afdelingen, worstelen hiermee. Daar komt nog bij dat de leveranciers van deze internettools bloed ruiken. Zij vermarkten impliciet dan wel expliciet hun oplossingen als een intranet. Onlangs heeft LinkedIn verteld dat ze het platform mogelijk willen inzetten als een intranet voor bedrijven. Sommige bedrijven gebruiken zelfs Facebook voor hun intranet.

LinkedIn als intranet?

Zou LinkedIn als platform voor een intranet kunnen werken? LinkedIn biedt functionaliteit die veel intranetten hebben of zouden willen bieden, zoals:

• Uitgebreide profielen en verbinding tussen profielen (social network);
• Groepen en subgroepen voor het stellen van vragen, delen van kennis, publiceren van nieuws;
• Documenten delen via apps van derden;
• Overal beschikbaar;
• Mobiel beschikbaar.

Voordelen LinkedIn-intranet

Je hebt niet veel fantasie nodig om de voordelen van een LinkedIn-intranet te benoemen:

• De (meeste) medewerkers zitten er al, dus hebben een profiel;
• Ze kennen de werking van het tool (intuïtieve UI);
• Snelle ontwikkeling en toevoeging van functionaliteit;
• Het platform is gratis;
• Klanten zitten er ook (dus samenwerken en cocreatie via het intranet is eenvoudig te realiseren);
• Het LinkedIn-intranet is snel op te zetten en in te richten.

Nadelen LinkedIn-intranet

Maar er kleven natuurlijk ook nadelen aan LinkedIn als intranetplatform. Ik noem er een aantal:

• Beveiliging van de organisatie-informatie is kwetsbaar;
• Eigenaarschap van informatie is niet helder: is de informatie van de organisatie of van LinkedIn?
• De navigatie van de informatie wordt door LinkedIn bepaald;
• Functionaliteit voor contentbeheer is er niet;
• Integratie met bedrijfsprocessen en -tools is niet mogelijk of ingewikkeld;
• Integratie met gebruikersbeheertools (ADS) is niet mogelijk;
• Zoeken is beperkt: zoeken in LinkedIn werkt, maar zoeken over alle gratis tools en in back-endtools, zoals een ERP systeem, gaat niet.

Balans en routes

Bij de keuze van een platform gaat het altijd om het wegen van de voor- en nadelen. Hebben bijvoorbeeld de kosten en samenwerken met klanten prioriteit, dan kan een LinkedIn intranet een valide route zijn. Is de beveiliging van informatie en de integratie met businesstools een vereiste, dan is deze route waarschijnlijk minder interessant.

Een mix van verschillende routes is ook mogelijk. Bijvoorbeeld een LinkedIn-intranet voor specifieke doelstellingen met betrekking tot kennisdeling en het faciliteren van interne netwerken, en een intern platform voor de ontsluiting van bedrijfsapplicaties en interne procedures.

Wat vinden jullie van een LinkedIn-intranet? Is het een valide route? Kennen jullie organisaties die een platform als LinkedIn gebruiken voor hun intranet? Weet je wat hun ervaringen hiermee zijn?