Digitale Politiedienst: één CMS voor Nederlandse Politie

De politie van Nederland ondergaat een grote en radicale transformatie. Tot nu toe was de politie sterk gedecentraliseerd, met vele lokale, onafhankelijke eenheden, die elk verantwoordelijk zijn voor hun regio. Om de efficiëntie en de veiligheid in het hele land te verbeteren, zal dit veranderen. Er komt één Nationale Politie. 

Om deze reorganisatie te bewerkstelligen is een groot project gestart om aanwezigheid op het web van de politie te verbeteren. Alle regionale websites die nu bestaan voor de verschillende politie-kantoren zullen worden vervangen door één webomgeving. Hoe beheer je een web-project van deze omvang en complexiteit, met 17 miljoen Nederlanders, die reikhalzend uitkijken naar de release datum? Ron de Milde, projectleider bij de politie, was 2 weken geleden een spreker op een internationale conferentie in Philadelphia. Ik vond zijn verhaal erg boeiend en wilde deze case graag in deze vorm delen.

In dit artikel ga ik in op de 3 elementen die essentieel waren voor het succes:

• Bepaal duidelijke doelstellingen
• Vind de juiste partner
• Pas de principes van Agile softwareontwikkeling toe

Doelstellingen en tijdslijn voor het project

De doelstellingen van het project kunnen worden opgesplitst in twee categorieën: de operationele en de technische doelstellingen. De belangrijkste operationele doelstelling is de invoering van een ‘Digitale Politiedienst’ voor alle Nederlandse burgers. Het doel is niet alleen om alle interacties tussen mensen en de politie efficiënter te maken, maar ook om mensen direct te betrekken bij de activiteiten van de politie i.v.m. misdaadbestrijding. De grootste technische doelstelling is het implementeren van een Content Management Systeem (CMS) dat alle relevante inhoud opslaat en het publiceert via de vele kanalen die de Digitale Politiedienst ondersteunt (van TV tot website, tablet en smartphone).

Ron de Milde is als programmamanager verantwoordelijk voor de creatie en implementatie van deze innovatieve digitale politiedienst. Ron stuurt een divers team aan van 40 mensen met veel verschillende skills, variërend van communicatiespecialisten tot IT-professionals en ontwikkelaars. Het project is gestart in september 2011, toen Ron’s team werd gevormd en de eerste analyse werd gestart. Slechts 8 maanden later, in mei 2012, wordt het volledige platform getest en is het klaar om te worden uitgerold volgens plan! Geen geringe prestatie, gezien de enorme omvang van het project.

Transformatie van meer dan 400 (!) lokale websites in 1

Alle regionale politiewebsites zullen worden gemigreerd naar één webomgeving. Dit is een flinke taak voor Ron en zijn team: er zijn op dit moment meer dan 400 actieve websites, gebouwd op een verscheidenheid van contentmanagementsystemen. Het doel van het project is om al deze systemen te migreren naar één contentmanagementsysteem. Het screenshot hieronder geeft je een sneak preview van de toekomstige homepage van www.politie.nl.

Een andere uitdaging in het project is dat het huidige applicatielandschap rondom intranet en extranet is versnipperd, wat resulteert in een beperkte uitwisseling van inhoud en informatie. De verwachting is dat een centraal web CMS de contentuitwisseling tussen de regionale politiekantoren zal verbeteren en het beheer en onderhoud van het systeem zal vereenvoudigen.

De Digitale Politiedienst – ook op je smartphone!

Een andere belangrijke doelstelling van het project is om online de Nederlandse burgers te betrekken bij de activiteiten van de politie en hen te betrekken in de strijd tegen misdaad. Zo kunnen burgers de politie helpen zaken op te lossen door het sturen van foto’s of video’s van het plaats van het delict met behulp van hun smartphone. Zij zullen ook in staat zijn om een misdaad online te melden, vanaf hun mobiele telefoon of vanuit huis, zonder de noodzaak om een politiebureau te bezoeken. Sociale mediafuncties kunnen worden gebruikt om input van burgers te verzamelen en zaken sneller op te lossen.

Het is duidelijk dat het gebruik van het mobiele kanaal van grote waarde is binnen het project. Het publiek zal lokale informatie uit één enkel landelijk platform verkrijgen. De mobiele toepassingen zullen locatie-aware zijn, zodat burgers informatie over het lokale politiepersoneel kunnen vinden, gemakkelijk contactgegevens kunnen opvragen van de lokale politie en lokaal nieuws, vermiste personen etc. kunnen zien.

Andere kenmerken van deze innovatieve ‘Digitale Politiedienst’ zijn onder andere:

• Een persoonlijke pagina met een beveiligde login op basis van digitale ID-technologie
• Een mobile friendly editing tool, bij te werken door de redactieleden terwijl ze onderweg zijn
• RSS-feed
• Online rouwregister

Onder de motorkap: één content management systeem

Het Korps Landelijke Politiediensten heeft Hippo als CMS geselecteerd als hun voorkeursomgeving, vanwege de schaalbaarheid en de geschiktheid voor de complexe behoeften, met inbegrip van veiligheid, van de nationale politie, samen met de voordelen van centraal beheer van applicaties en content.

Een sterke eigenschap van Hippo CMS is dat het is ontworpen om content eenmalig op te slaan en die inhoud vervolgens te publiceren via meerdere kanalen, zodanig dat de verschillende kanalen elkaar ondersteunen en aanvullen. Zo kan een gebruiker een aankondiging via een TV-special zien over een vermiste persoon en vervolgens meer details over de zaak bekijken – of nog eens de aankondiging afspelen – op een tweede scherm, bijvoorbeeld een tablet.

Een belangrijke succesfactor: breng het team bij elkaar

De ervaring met ambitieuze projecten zoals dit is niet altijd positief. Heel vaak voldoet het eindresultaat van een project niet aan de hoge verwachtingen van de verschillende belanghebbenden en de eindgebruikers. Ron was zich zeer bewust van dit risico en nam een aantal stappen om dit risico te verlagen. De belangrijkste succesfactor is geweest om te werken in de geest van agile software ontwikkeling, met behulp van de Scrum methodiek met sprintsessies en dagelijkse stand-up bijeenkomsten.

Het fysiek bijeen brengen van het gehele team was een belangrijke bijdrage aan het succes: de frequente face-to-face interacties tussen communicatie- en IT-mensen hebben geholpen om misverstanden te voorkomen en maakten het mogelijk om snelle beslissingen te nemen. Zoals Ron de Milde het stelt: “Dagelijkse stand-up team meetings zijn een geweldige manier om je te kunnen concentreren op de activiteiten voor die dag en om eventuele blokkades opgeruimd te krijgen.” In een wereld waar virtuele teams steeds vaker voorkomen, is het een belangrijke herinnering voor ons allemaal om de voordelen van face-to-face discussie te erkennen!

Wat vind jij van het nieuwe Politie.nl en de Digitale Politiedienst?