Tools & apps voor online projectmanagement: kies activiteitgericht

Werk je veel in projecten? Over organisatiegrenzen heen? Zoek je een basis voor samenwerking en een sociale schil om elkaar eenvoudig op de hoogte te houden van ontwikkelingen en de voortgang? Pak projectmanagement dan slim aan en kies passende online ondersteuning.

Begin deze maand werd vanuit het programma Digivaardig & Digiveilig de noodklok geluid over het productiviteitsverlies in Nederland door ICT‐problemen en ontoereikende digitale vaardigheden op het werk. Velen zullen dit herkennen van de eigen werkvloer, maar dat het verlies over de gehele beroepsbevolking 19,3 miljard euro bedraagt, is toch even schrikken.

Gebrekkige internetvaardigheden, geen projectmanagementondersteuning

In dezelfde rapportage vielen mij twee dingen op, namelijk (1) dat, relatief gezien, dagelijks de meeste tijd verloren gaat door gebrekkige internetvaardigheden én (2) dat applicaties voor projectmanagement maar zeer beperkt worden gebruikt. Wel spannend denk ik dan, in een wereld waarin cloud-computing de toekomst heeft en onze economie bestaat uit (steeds meer) genetwerkte organisaties, waar continue aandacht nodig is voor het managen en afstemmen van onze samenwerking.

De praktijk van (online) samenwerken is weerbarstig

Als organisatie-adviseur werk ik veel in projectteams met projectleden uit één of meerdere organisaties. Dan is de vraag: “hoe gaan wij als team slim samenwerken om ons projectresultaat te realiseren” vaak niet eenvoudig te beantwoorden. Iedereen heeft (vaak) wel een eigen intranet. Maar dat wordt dan vooral gebruikt voor het intern delen van bestanden en het plaatsen van interne nieuwsberichten. Echte functionaliteiten voor projectmangement en samenwerking over de eigen afdelingsgrenzen, laat staan de organisatiegrenzen, worden niet (of nauwelijks) gebruikt dan wel aangeboden.

Daarom zoek ik graag, als daar ruimte voor is, naar een passend extern platform om het project en de samenwerking te ondersteunen. Een die past bij de wensen van het team, de organisatie en die gericht die ondersteuning biedt, die wij nodig hebben. Ik ben namelijk van mening dat we met het verbeteren van ons projectmanagement aan productiviteit kunnen winnen én dat we beter projectmanagement slim online kunnen ondersteunen.

Slim kiezen uit véél

Het wordt vaak gevraagd: “wanneer gebruik ik wat én hoe kies ik?” Online projectmangementdiensten ontwikkelen zich snel. Het is een uitdaging geworden om op de hoogte te blijven én slim te kunnen kiezen uit de vele mogelijkheden. Daarom hieronder een beschouwing van de aanpak die ik kies om samen met projectteams te komen tot passende ondersteuning.

De aanpak: activiteitgericht kiezen

Bij het kiezen van slimme tools voor projectmanagement en samenwerking in projectteams, beschouw ik mezelf en mijn teamleden als ‘persona’s met userstories’. Kortom, we inventariseren wat we overdag doen, welke activiteiten we ondernemen en waar we behoefte aan hebben. Groot voordeel is dat we daarbij niet met archetypen hoeven te werken, maar dat we het de teamleden gewoon zelf kunnen vragen. Ik start de inventarisatie altijd bij de bestaansreden van het projectteam én de individuele projectleden. Het projectteam formuleert haar gewenste resultaat.

De individuen, die dit resultaat moeten realiseren, staan vervolgens centraal. Zij moeten ieder voor zichzelf de activiteiten benoemen die zij nodig achten om het gezamenlijke resultaat te realiseren. Voor het opstellen van het projectplan gaat het om de inhoudelijke activiteiten. Voor het inrichten van de samenwerking gaat het om de wijze waarop deze activiteiten tot stand komen en hoe die slim ondersteund kunnen worden. Het gaat dan om activiteiten als: het vastleggen van inhoud, het delen/aanvullen/aanscherpen van die inhoud, overleggen en afstemmen, taakmanagement en -planning, overzicht van de voortgang, tijdregistratie en bijvoorbeeld budgetmonitoring.