Boekrecensie: The Intranet Management Handbook

Er zijn niet veel boeken over intranet geschreven. En als ze er zijn, gaan ze vaak over één aspect van het intranet. Daarmee is het verschijnen van ‘The Intranet Management Handbook’ al bijzonder. Het is geschreven door Martin White van Intranet Focus. White is een internationaal erkende intranetexpert van het eerste uur.

White heeft een mooi en compleet boek over intranet geschreven. Het is uitgebreid, maar gaat niet in detail op alle onderwerpen in. Als handboek werkt dat prima. Het helpt intranetmanagers en –medewerkers om concreet aan de slag te gaan. Of ze nu al jaren in het vak zitten, of pas net verantwoordelijk gesteld zijn voor het intranet.

Onderwerpen

Het boek behandelt alle belangrijke intranetonderwerpen. Zoals de intranetmanager, het intranetteam, het eigenaarschap van het intranet, het intranetproject, intranetbeheer, intranettechnologie, intranet en zoeken, enzovoort. Maar het gaat ook in op gerelateerde onderwerpen, zoals informatiemanagement, collaboration (Sharepoint) en social media (alhoewel social media wat mij betreft als een integraal onderdeel van intranet mag worden gezien). Het boek is helder gestructureerd, al worden onderwerpen soms op plaatsen behandeld die ik niet helemaal begrijp. Waarom komt bijvoorbeeld het gedeelte over personalisatie van het intranet voor in het gedeelte over methoden om gebruikerseisen op te halen?

Definitie?

Wat ik vooral mistte in het boek was White’s definitie van een intranet. Wat is een intranet eigenlijk? Bestaat het intranet niet gewoon uit alle webdiensten die binnen een bedrijf worden aangeboden, al dan niet geïntegreerd? Als dit zo is, snap ik niet waarom White intranet, social media en collaboration zo tegen elkaar afzet. Ik zie het als één ding, met meerdere facetten. Zoals Jane McConnell het noemt: de Web Workplace.

Maar goed, dat neemt niet weg dat White heel veel leerzaam materiaal aan ons doorgeeft. Het fijne van een boek is ook dat het in een band bij elkaar zit. Je kunt het boek ook echt als handboek gebruiken. Pak de gedeelten erbij die je nodig hebt op dat moment en zet het daarna weer in de kast.

Business cases

Wat White zegt over business cases rond intranet vond ik bijzonder goed. Pas op voor de focus op getallen en objectieve gegevens. Zorg eerst dat je het verhaal rond je intranet verkoopt, de getalsmatige onderbouwing komt dan wel. Hij geeft tal van handvatten om die onderbouwing dan ook op te stellen. Bijvoorbeeld: schrijf niet per se een business case voor je hele intranet, maar voor bepaalde elementen daarvan. Dat is vaak eenvoudiger. En vraag gebruikers wat de waarde van het intranet is in plaats van het zelf te bedenken. En houd de business case levend. Een business case is een iteratief proces.

Relevantie van intranet

White gaat ook in op de (ir)relevantie van intranetten. Hoe komt het dat zo veel intranetten niet gebruikt worden en niet als bedrijfskritisch worden gezien? White noemt daar een aantal redenen voor. Een reden is dat weinig bedrijven informatie als belangrijk bezit (‘asset’) zien. En een andere reden is dat het intranet niet aansluit bij wat het bedrijf belangrijk vindt. Ik ben het eens met beide punten. Ik denk dat je het nog concreter kunt zeggen: het intranet sluit veelal niet aan bij de bedrijfsprocessen. Het ondersteunt medewerkers niet bij hun dagelijkse werk. En gek genoeg is het opzuigen, verrijken en doorsturen van informatie de kern van hun werk. Dat bedrijven informatie niet belangrijk vinden, is daarom onbegrijpelijk. Tegelijkertijd ligt daar dus een grote kans om dit uit te leggen.

The Intranet Management Handbook is wat mij betreft een must-have voor intranetmanagers en –medewerkers. Maar ook voor mensen die social media en collaboratie-tools zoals Sharepoint aan het uitrollen zijn.

Heb jij dit boek al gelezen? Laat me dan weten wat je ervan vindt. En reacties op mijn review zijn uiteraard altijd welkom.

Titel: The Intranet Management Handbook
Auteur: Martin White
Uitgever: Facet Publishing
Jaar: 2011
Nummer: ISBN 9781856047340
Mediatype: boek (224 pagina’s)
Prijs: 51,36 euro
Bestellen: via Facet Publshing