De ‘sweet spot’ voor eParticipatie en online co-creatie

Online co-creatie, user driven innovation, eParticipatie, co-design, crowdsourcing en open innovatie: aan termen geen gebrek. Maar hoe bepaal je of en hoe eParticipatie en (online) co-creatie ingezet kunnen worden? Daarover meer in dit artikel van de wekelijkse reeks ‘Bepaal je co-creatie of eParticipatie strategie’.

Match tussen organisatie en community

Wat moet je organisatie ermee? En hoe bepaal je de juiste co-creatie of eParticipatie strategie? En hoe zet je het op een effectieve manier in?

Nadat bepaald is hoe eParticipatie of co-creatie past bij je organisatie, en welke doelstellingen je hiervoor kunt hanteren, is het tijd om te bepalen of en wanneer eParticipatie en (online) co-creatie op een effectieve manier ingezet kunnen worden. Daarvoor is het erg belangrijk dat er een match is tussen de organisatie en de community! Oftewel: waar zit de zogenaamde ‘sweet spot’ waar eParticipatie wordt ingezet?

Is een eParticipatie strategie geschikt, of kun je beter op andere strategieën inzetten?

Co-creatie, Crowdsourcing en eParticipatie worden vaak als wondermiddel gezien voor heel veel vraagstukken. Organisaties moeten ervoor uitkijken dat ze zich niet laten leiden door de hype-achtige ontwikkelingen, maar op zoek gaat naar de eParticipatie toepassingen die goed bij jouw situatie passen. In sommige gevallen zijn ‘ouderwetse’ instrumenten, zoals marktonderzoek, offline focusgroepen of events, minstens zo effectief of effectief genoeg. Daarom is het van cruciaal belang dat de doelstellingen van de organisatie, community en het eParticipatie initiatief of case bij elkaar ‘matchen’. Er kunnen dan duidelijke keuzes worden gemaakt voor bijvoorbeeld de resources die moeten worden vrijgemaakt binnen de initiërende organisatie of de motivatie en bereikbaarheid van de community. Op deze manier kun je de ‘sweet spot’ van eParticipatie bereiken. Oftewel: dan speel je zo natuurlijk mogelijk in op de kansen die eParticipatie aan organisaties kan bieden.

Vind de ‘sweet spot’ van eParticipatie

Om de sweet spot te vinden, moeten organisaties voor de 3 elementen (het eParticipatie initiatief, de community en de organisatie) helder hebben wat de doelstellingen zijn en hoe de andere sweet spot elementen in elkaar passen. Nadat dit scherp gesteld is, wordt duidelijk waar een ‘match’ gevonden is, en welke aandachtspunten in de te voeren eParticipatie strategie meer energie vergen. Hoe verder de matching van de ‘sweet spot’ af zit (hoe verder van het midden), hoe uitdagender het is om een succesvolle eParticipatie strategie te realiseren.

Ver van de sweet spot af betekent dat er meer aandacht en activiteiten nodig zijn om dit te compenseren. Soms kan het daarom beter zijn om gebruik te maken van andere instrumenten, zonder eParticipatie. Let er daarbij op dat de match voor private organisaties heel anders is dan voor bijvoorbeeld overheidsorganisaties, omdat deze doorgaans andere doelstellingen zullen nastreven. Hierna worden de 3 hoofdelementen uit het Matching spot model beschreven.

1.Matching elementen van het eParticipatie initiatief (de ‘case’)

Het doel van het initiatief moet helder zijn en worden gematcht met de doelstellingen van de community en de organisatie. Vaak worden initiatieven met een zelfstandig doel opgezet om te experimenteren of om awareness te creëren, zonder dat stil wordt gestaan bij de organisatiebrede doelstellingen of de doelstellingen van de community. In het begin, als er een beperkt aantal eParticipatie en co-creatie initiatieven te vinden is, is dit prima, en hoeven de doelstellingen niet per se gedeeld te zijn. Maar zodra meerdere organisaties vergelijkbare initiatieven starten, worden consumenten en burgers kieskeuriger en zal een logische match belangrijker worden. Het is bij experimenten ook van belang dat de juiste personen, afdelingen en organisaties betrokken zijn, zodat volgende initiatieven eenvoudig op te starten zijn.

Voor het genereren van ideeën en concepten is het relatief eenvoudig om een eParticipatie initiatief te starten. In principe kan de impact van nieuwe ideeën op de bestaande organisatie beperkt blijven. Voor het valideren van concepten of het samen ontwikkelen van nieuwe producten wordt dit al veel lastiger: de impact op de interne organisatie is groter en er moet meer energie worden besteed om de input te verwerken en de community betrokken te houden.

Een ander belangrijk element is de complexiteit van het probleem. Zolang een vraagstuk eenduidig is, er enkele belangen betrokken zijn, en 1 oplossing mogelijk is, maakt dit de samenwerking eenvoudiger. Maar als er veel verschillende oplossingen en verschillende stakeholders zijn, vergt dit meer coördinatie zoals het filteren van oplossingen of voorselectie van stakeholders om het co-creatieproces te begeleiden.

Het  Crowdsourcing model FLIRT met daarin het eerste onderdeel FOCUS geeft ook richtlijnen voor in hoeverre een eParticipatie initiatief matcht. Het model besteedt daarbij aandacht aan de area, scale en depth of collaboration. Hoe groter het gebied waarin moet worden samengewerkt, hoe groter de impact op de interne organisatie en hoe opener de samenwerking plaatsvindt, des te verder staan eParticipatie initiatieven af van de ‘sweet spot’. In deze gevallen zal er dus ook extra aandacht en energie uit moeten gaan naar strategieën om het initiatief in goede banen te leiden. In het geval van een open samenwerking moet er bijvoorbeeld extra aandacht worden besteed aan het genereren van vertrouwen en moet vastgesteld worden hoe met eigendomsrechten om te gaan.

2. Community kenmerken

Net zoals bij de case-specificaties is het ook bij de community-kenmerken belangrijk om de doelstellingen in de gaten te houden. Wat zijn de belangrijkste doelen voor de community om mee te werken aan eParticipatie initiatieven, en hoe hoog is de natuurlijke motivatie? Hoe lager de motivatie, of hoe meer de doelstelling van de community richting professionele doelstellingen gaat, hoe meer moeite er gestoken moet worden in het mobiliseren van mensen. Het toevoegen van sociale incentives, financiële beloningen of bijvoorbeeld kennis en status kunnen hieraan bijdragen.

De expertise van de community beschrijft de kennis en vaardigheden van de community die nodig zijn om het eParticipatie initiatief te laten slagen (KSA: knowledge, skills & attitude). Hoe specialistischer de kennis en vaardigheden, hoe meer moeite het kost om deze personen te vinden. In het geval dat de community specialistische expertise moet bevatten of versnippert of niet bereikbaar is via online platforms, is bijzondere aandacht nodig voor het lokaliseren van de juiste personen in de community. Hoe specifieker de benodigde expertise, hoe minder potentiële communityleden er gevonden kunnen worden. Er zal in dit geval veel tijd besteed moeten worden aan het vinden van de community op bestaande platforms en het promoten van het eParticipatie initiatief.

3. Organisatiekarakteristieken

Ook bij de organisatie moeten de doelstellingen scherp worden geslepen. Wat wil de organisatie op langere termijn met eParticipatie bereiken? En hoe past dit eParticipatie initiatief hierin? Als awareness of imago building als de belangrijkste organisatiebrede doelstelling van eParticipatie wordt gezien, zal het lastig verkoopbaar zijn om samen producten te ontwikkelen. Met minder moeite is namelijk dezelfde doelstelling te realiseren.

Net als bij de community moeten ook bij de organisatie de juiste expertises en personen betrokken worden. Hoe beter MT en afdelingen betrokken zijn, hoe minder moeite het zal kosten om resources vrij te maken en vervolgactiviteiten te ontplooien. Initiatieven zijn in het begin meestal sterk afhankelijk van zogenaamde ‘champions’ die hun eigen tijd in het project investeren. Maar om structureel de meeste waarde uit eParticipatie te halen, is commitment van MT en andere afdelingen en het formaliseren van processen voor moderatie en communicatie essentieel.

De elementen die in het Matching Model worden behandeld, zijn weergegeven in bovenstaand figuur. We zijn benieuwd welke zaken jullie nog missen!

Dit artikel is onderdeel van een reeks. Eerder is gepubliceerd over eParticipatiestrategieën. Dit artikel beschrijft het tweede deel van een model dat in ontwikkeling is en in dit onderzoek fijngeslepen wordt aan de hand van een reeks praktijkcases in drie sectoren: corporate, overheid en onderwijs. Wetenschappelijke discussie over terminologie van co-creatie of eParticipatie is niet het doel van dit onderzoek, wel meer concreet inzicht in het hoe, het wat en het waarom. Wij nodigen je daarom uit om online te participeren en gezamenlijk oplossingen te creëren voor deze vraagstukken en ons feedback te geven op de bruikbaarheid van dit model.