Betrokkenheid door interne social media

Het gebruik van sociale media vermindert onze betrokkenheid bij de organisatie waar we werken. Betrokkenheid is echter essentieel om verzuim en verloop terug te dringen. In dit artikel plaats ik het gebruik van interne sociale media in een kader van 3 factoren die bijdragen aan betrokkenheid.

Minder betrokken bij organisatie

In een eerdere blog beschreef ik de uitkomsten van mijn onderzoek naar het gebruik van virtual communities (Twitter en LinkedIn) en de manier waarop dit van invloed is op werktevredenheid en betrokkenheid bij organisaties. De belangrijkste conclusie uit deze studie: het actief gebruiken van virtual communities zorgt ervoor dat werknemers minder betrokken zijn bij de organisatie waarvoor zij werken. Het actief gebruiken van virtual communities leidt wel tot meer tevredenheid over carrière en werk. Persoonlijke, professionele ontwikkeling is in beide relaties een belangrijke factor. Het is namelijk die persoonlijke en professionele ontwikkeling die mensen opdoen door Twitter en LinkedIn te gebruiken, die ervoor zorgt dat zij minder betrokken en meer tevreden zijn.

Niet verontrustend

Als we deze conclusie bekijken vanuit een toekomstvisie waarin gesloten organisaties zich openen en netwerken nog belangrijker worden, dan is er niets verontrustends aan. Medewerkers maken contact met de buitenwereld, wisselen informatie uit en brengen nieuwe kennis de organisatie binnen. Als men dan binnen de organisatie niet op dezelfde manier geprikkeld wordt, is het een logisch gevolg dat de aandacht van medewerkers verschuift.

Tegen de tijd dat we gaan denken in termen van organiseren en we ons gaan verzamelen rondom specifieke thema’s of projecten, is die emotionele betrokkenheid bij één organisatie ook niet zo van belang. Alleen zijn de meeste organisaties nog lang niet zo ver en hebben zij vandaag de dag wel te maken met de nadelen van minder betrokken medewerkers.

3 factoren die bijdragen aan betrokkenheid

Betrokkenheid draagt bij aan het terugdringen van verzuim en verloop en verhoogt de motivatie en de prestaties van de medewerkers (Meyer, Stanley, Herscovitch & Topolnytsky, 2002). Dat zijn factoren die voor organisaties van groot belang zijn. Een natuurlijke reactie van traditionele organisaties is het verbinden van regels en restricties aan het gebruik van sociale media tijdens kantooruren om krampachtig de verbinding met de werknemers in stand te houden. Niet alleen kan deze strategie zich tegen de organisatie keren, maar ook gaan de positieve effecten van sociale media verloren: zichzelf ontwikkelende en tevreden medewerkers.

Moeten we dan lukraak alles open gooien en overal sociale media invoeren? Nee, laten we eerst kijken welke aspecten positief bijdragen aan betrokkenheid zodat we met beleid een keuze kunnen maken. Een drietal aspecten die voortkomen uit wetenschappelijke studies naar betrokkenheid (o.a. Heffner & Rensch, 2001) die we een nieuwe invulling kunnen geven:

Identificatie met de organisatie

Als werknemers zich identificeren met de organisatie waarvoor zij werken, zien zij grote overeenkomsten tussen de normen, waarden en doelen van de organisatie en die van henzelf. Het inzetten van interne sociale media kan bijdragen aan het vergroten van deze overeenkomsten en daarmee de identificatie. Weinig organisaties hebben zo’n stevige identiteit dat medewerkers zich daar zomaar naar schikken. Laat hen daarom participeren in het creëren van een identiteit en geef hen de gelegenheid om de gestelde normen, waarden en doelen in twijfel te trekken.

Bijvoorbeeld door interne blogs te schrijven, de mogelijkheid te bieden om te reageren en samen de corporate identity vorm te geven. KPN bijvoorbeeld, zette een sociaal platform in waarop medewerkers bloggen, op elkaar reageren, collega’s vinden en Twitterachtige berichten plaatsen. Na twee maanden had al 99% van de medewerkers het platform gebruikt.

Sociale interactie binnen de organisatie

Nu medewerkers steeds flexibeler werken en elkaar minder vaak treffen bij het koffieapparaat, zullen organisaties op zoek moeten gaan naar andere manieren om sociale interactie te bevorderen. Sociale interactie is belangrijk omdat het zorgt voor saamhorigheid en is er in dit geval in twee smaken: functionele sociale interactie (‘nu ik je toch zie…’) en sociale interactie over het weer, het weekend, etc.

Voor beide soorten moet een plaats zijn waar iedereen, ook mensen die weinig op kantoor zijn, terecht kunnen. Denk hierbij aan tools als Yammer (www.yammer.com), maar ook aan een virtuele vraagbaak en een ‘smoelenboek 2.0’. In 2009 startte SenterNovem het gebruik van Yammer en creëerde hiermee al gauw een succesvolle, virtuele koffiecorner voor hun flexibel werkende medewerkers.

Een (onder)steunend klimaat binnen de organisatie

Een (onder)steunend klimaat kunnen we op verschillende manieren interpreteren. Enerzijds gaat het om de middelen, de hard- en software, die de organisatie aan haar medewerkers beschikbaar stelt zodat zij hun werk kunnen uitvoeren. Anderzijds gaat het om de menselijke kant waarbij de wensen van het individu centraal staan. Het frappante is alleen dat organisaties vaak helemaal niet aan hun mensen vragen wat zij nodig hebben om prettig te werken. En dat heeft dan weer niet zo veel met (onder)steunen te maken.

De tools die men thuis gebruikt, lopen vaak in gemak en handigheid ver voor op die in het bedrijfsleven, en medewerkers verwachten steeds vaker van hun baas dat zij deze spullen ook op kantoor mogen gebruiken. Geef medewerkers de ruimte om aan te geven waarmee zij zich ondersteund voelen en laat hen vrij om zelf (gratis) tools te installeren. Een organisatie die haar medewerkers deze ruimte wel geeft is Tam Tam. Medewerkers kiezen zelf voor een laptop en mobiele telefoon en zijn vrij om daarop software te installeren.

Nieuw daglicht

De sociale wetenschap houdt zich al decennia lang bezig met onderzoek naar betrokkenheid. De drie antecedenten die ik hierboven beschrijf, zijn dan ook niet nieuw, maar de manier waarop we ermee omgaan vernieuwt zich wel. De uitgangspunten van social media, virtual communities en het nieuwe werken, oftewel het optimaal faciliteren en verbinden van individuen, blijken er goed in te passen.

Het is daarom goed om af en toe eens terug te grijpen op de theorieën die zich al bewezen hebben en deze in een nieuw daglicht te plaatsen. Dat moet ook het uitgangspunt zijn om bewust met social media binnen organisaties bezig te gaan. Want als je het in perspectief plaatst, blijkt het eerder een logisch gevolg dan een hype te zijn.