Daten met collega’s via een CoP

Is de Community of Practice (CoP) een nieuw soort datingservice voor het bedrijfsleven? Waarom en voor wie? En wat heb je daar als organisatie aan? Kun je het stimuleren en hoe dan? In dit artikel worden adviezen gegeven om het succes van een CoP te beïnvloeden.

Communities of Practice zijn van alle tijden. Vroeger ontstonden ze gewoon op straat, in café of op het werk. Mensen kwamen elkaar tegen, raakten aan de praat over een gedeelde interesse, deelden ervaringen en kwamen steeds vaker bij elkaar. Tegenwoordig worden CoPs vaak ondersteund met een digitaal platform. En daarmee kunnen ze een nóg krachtiger middel zijn om mensen met elkaar te verbinden, zodat ze van elkaar kunnen leren en met elkaar samen kunnen werken. In dit artikel worden adviezen gegeven om het succes van een CoP te beïnvloeden.

Wat zijn Communities of Practice ook al weer?
Volgens Wenger zijn Communities of Practice groepen mensen die dezelfde passie of zorg delen, met of door elkaar leren hoe ze dit beter kunnen doen, en hier regelmatig met elkaar contact over hebben. Ze ontstaan bijvoorbeeld als gevolg van een discussie tijdens de lunch, een langdurige behoefte en/of een urgent probleem. Soms ontstaan ze bijna ‘als vanzelf’ en soms komt het initiatief tot de community vanuit bijvoorbeeld het management van een bepaald bedrijf. Shell, Fortis, Unilever en IBM schijnen bijvoorbeeld vele communities opgericht te hebben als onderdeel van hun bedrijfsstrategie. Fortis gaf laatst een presentatie (pdf) over de community Join2Grow. Fortis zegt zelf de eerste te zijn die dat op deze schaal en internationaal voor elkaar krijgt.

In de praktijk blijkt het meest genoemde motief om een CoP te starten of er aan deel te nemen, de mogelijkheid om een netwerk te creëren van mensen die dezelfde interesse delen. De CoP is dan vooral een manier om mensen met elkaar te verbinden. De CoP maakt het mogelijk om op informele wijze in contact te komen met collega’s uit dezelfde of andere organisaties.

In sommige gevallen worden CoPs ingezet vanuit deels commerciële motieven, bijvoorbeeld om van klanten te horen wat zij van producten of dienstverlening vinden, zoals Joga (een initiatief vanuit Google en Nike).

Waarom zijn ze interessant?
Communities zijn interessant voor het bedrijfsleven omdat ze het leervermogen van de organisatie op twee manieren versterken. Enerzijds wordt nieuwe kennis ontwikkeld, anderzijds vinden er nieuwe interacties tussen groepen betrokkenen plaats. Deze groepen kunnen allerlei geïnteresseerden zijn, zoals medewerkers, klanten, studenten, leveranciers en aandeelhouders. Het zijn mensen die zich verbonden voelen met elkaar vanwege een gedeeld onderwerp waar zij meer over willen vertellen en/ of leren. Het kunnen medewerkers zijn die een oplossing zoeken voor een cruciaal probleem, maar ook klanten die bereid zijn om te helpen en feedback te geven.

Tijdens evaluaties met deelnemers blijkt dat zij de meerwaarde van de CoP vooral zien in het netwerk. In die zin fungeert de CoP als een soort datingbureau: het zorgt dat je in contact wordt gebracht met mensen met dezelfde interesses. Het delen van ervaringen gebeurt dan vooral informeel en via persoonlijke contacten die de CoP tot stand heeft gebracht.

Onbenutte mogelijkheden
Bij sommige doelgroepen en bedrijfstakken wordt veel en succesvol gebruik van gemaakt. Zo zijn er vele ICT-communities over specifieke games, software en hardware.Bij andere doelgroepen en bedrijfstakken wordt er veel minder gebruik van gemaakt. Dat is jammer, want daarmee worden mogelijkheden onbenut. In de hele MKB-sector wordt er bijvoorbeeld weinig gebruik gemaakt van communities. Terwijl deze doelgroep vaak relatief weinig mogelijkheden heeft om te leren (pdf) via formele wegen. Het volgen van opleidingen is vaak duur en er zijn minder collega’s beschikbaar met soortgelijk werk. Medewerkers in het MKB hebben vaak te maken met een hoge werkdruk, lage prioriteit vanuit het management voor leeractiviteiten en slecht toegankelijke formele opleidingsmogelijkheden. Tegelijkertijd wordt kennis voor het MKB juist steeds belangrijker. Bovendien is het MKB juist sterk afhankelijk van relaties tussen andere organisaties, grotere organisaties, branche-organisaties, sociale partners en publieke organen die voor individuele medewerkers vaak moeilijk bereikbaar zijn. Problemen worden vaak opgelost door mensen op te zoeken die een oplossing weten. Maar vaak duurt het lang voordat deze persoon gevonden is of bevinden zich geen experts in het netwerk van de betreffende medewerker. Een CoP kan dan een uitkomst bieden.

Binnen het project ‘Work and Learn together’ zijn diverse nationale en internationale communities in het MKB opgericht (zoals deze Duitse en deze Italiaanse community) . Het IVLOS doet momenteel onderzoek naar succesfactoren en effecten bij CoPs voor het MKB.

Voor wie is een CoP nu al wél succesvol?
In het algemeen blijkt dat CoPs vooral succesvol zijn wanneer mensen een intrinsieke motivatie hebben om een bepaalde passie met elkaar te delen (bijvoorbeeld jonge moeders over kinderen en nabaztag-fans) en/of wanneer zij gewend zijn om via deze manier te communiceren (zoals vaak het geval is bij de vele ICT-communities).

Virtueel platform
In de afgelopen jaren wordt vaak gebruik gemaakt van een virtueel platform waar mensen elkaar ontmoeten en informatie uitwisselen. Hierdoor kunnen communities ook ontstaan tussen mensen die elkaar vroeger nooit tegengekomen waren. Een voordeel van het gebruik van een virtueel platform is dat discussies worden vastgelegd en bewaard. Deelnemers uit de groep bouwen voort op elkaars bijdragen en kunnen terugzoeken in de geschiedenis. De individuele medewerker kan een persoonlijke ‘track record’ bijhouden, waarop de eigen boodschappen, documenten, links etc opgeslagen en teruggevonden kunnen worden. Martin Kloos heeft op Frankwatching eerder geschreven over het gebruik van social software bij CoPs. Adviezen voor facilitators van virtuele platformen zijn hier te vinden. Je kunt dit ook uitbesteden: sommige bedrijven zijn gespecialiseerd in het opzetten van een digitaal platform voor CoPs.

Grote uitdagingen
Wie een community wil opzetten, blijkt vaak tegen een of meerdere van de volgende uitdagingen aan te lopen:
• Op welke manier kunnen actieve bijdragen van deelnemers worden gestimuleerd? Hoe voorkom je ‘lurkers’?
• Hoe vergroot je de kans op kenniscreatie en innovatie?
• Hoe zorg je dat kennis uitgewisseld wordt over de grenzen van de eigen organisatie heen?
• Hoe zorg je voor de juiste balans tussen controle en vrijheid? Wil je als sponsor of trekker de inhoud van bijdragen beïnvloeden of geef je deelnemers alle vrijheid?
• Hoe zorg je voor een duidelijke focus zonder spontaniteit te verliezen?

Adviezen
Om aan deze uitdagingen het hoofd te bieden, is het raadzaam om de straks volgende adviezen op te volgen. Deze adviezen worden gegeven per ‘rol’: trekker, initiatiefnemer, sponsor en deelnemer. Een definitie en taakomschrijving van deze rollen zijn te vinden in dit artikel over communities, p. 22-27.

Trekker:
• Formuleer duidelijke doelstellingen, die gelieerd zijn aan de organisatiestrategie en die zich bij voorkeur aan de grenzen van de kernactiviteiten bevinden. Wees niet bang om de gebaande paden te verlaten, maar maak tevens duidelijk op welke manier de CoP waarde heeft voor de organisatie.
• Selecteer de juiste doelgroep die past bij de doelstellingen en maak duidelijk wat de CoP voor hen kan betekenen. Heeft deze doelgroep behoefte aan de CoP? Vraag het hen, al dan niet persoonlijk.
• Zorg dat de doelgroep elkaar leert kennen. CoP’s gaan immers over het verbinden van personen. Dit kan door offline bijeenkomsten te organiseren, door op het platform te laten zien welke andere deelnemers te zijn en door deelnemers over henzelf, hun verwachtingen en doelstellingen te laten vertellen op het platform.
• Begin klein, houdt het overzichtelijk. Het is bovendien makkelijker om meer deelnemers te trekken op het moment waarop een kleine groep al voor interessante inhoud heeft gezorgd. Om aan interessante bijdragen te komen, kan het helpen om (in de beginfase) experts persoonlijk te vragen om een bijdrage en deelnemers persoonlijk te vragen om daarop te reageren. Desgewenst kunnen meerdere kleine CoP’s later op bepaalde punten met elkaar worden verbonden. Volgens Wenger (2003) gebeurt dit vaak.

Initiatiefnemer:
• Vooral tijdens de beginfase is het belangrijk om voldoende te faciliteren en stimuleren. De trekker heeft hier de grootste rol. Belangrijk is dat de trekker merkt wanneer deelnemers de verantwoordelijkheid overnemen en dan los durft te laten, bijvoorbeeld wanneer deelnemers zelf met elkaar belangrijke initiatieven gaan ontplooien. Om de verantwoordelijkheid meer bij de deelnemers te leggen, kan het helpen om deelnemers te vragen specifieke taken op zich te nemen, zoals het leiden van een discussie (via een forum) over een deelgebied.
• Houd ook in de gaten dat de verantwoordelijkheid door meerdere deelnemers wordt gevoeld. Met andere woorden: voorkom dat het zomaar iemands weblog wordt (of dat van de trekker zelf). Vraag deelnemers persoonlijk om op elkaar te reageren.
• Zorg dat er regelmatig interessante informatie op het platform verschijnt en dat er regelmatig interessante nieuwe mensen op het platform komen (eenmalig of als lid). Benader mogelijk nieuwe deelnemers op alle daarvoor geschikte mogelijkheden (bijvoorbeeld: organiseer een bijeenkomst, vraag mensen persoonlijk, schrijf een stukje op het intranet). Maak nieuwe deelnemers duidelijk wat van hen wordt verwacht. Geef positieve feedback op elke bijdrage en wees zuinig met humor of ironie. Wijs deelnemers op de notificatiemogelijkheden, help hen waar mogelijk.
• Er komt onvermijdelijk ook een punt waarop het ‘momentum’ voorbij is. Er wordt steeds minder contact gelegd, er worden weinig nieuwe initiatieven ontplooid, enkele deelnemers verlaten de CoP en er komen geen nieuwe deelnemers bij. Signaleer dit tijdig en besluit dan (gezamenlijk) om ofwel bij te sturen ofwel de CoP te beëindigen.

Sponsor:
• De sponsor is de meest aangewezen persoon om het verband met de organisatiestrategie in de gaten te houden. Als de CoP afdwaalt van wat relevant lijkt, is het zaak om niet direct in te grijpen, maar om te bevragen of te onderhandelen met de deelnemers. Te snel wijzen op regels, kan namelijk verstarring in de hand werken, terwijl een CoP vaak juist bedoeld is om ook buiten de kaders te denken.
• Mede daarom helpt het als de sponsor de CoP niet alleen van buitenaf beïnvloedt, maar ook als deelnemer. De sponsor is in staat om de dialoog tussen alle betrokken partijen, ook buiten de CoP, te stimuleren door het stellen van de juiste vragen en door mensen van buiten de CoP aan de CoP te verbinden. Om die reden én ook meer bekendheid te generen, helpt het als de sponsor de CoP waar mogelijk naar voren brengt.

Deelnemer:
• De kracht van de CoP zit vaak in het maken van persoonlijke verbindingen, het leggen van relaties tussen mensen. Als deelnemers elkaar beter leren kennen, is de kans groter op een sfeer van vertrouwen en een veilig leerklimaat waarin fouten gemaakt mogen worden. In veel communities durven deelnemers pas openlijk te vertellen dat ze het niet eens zijn met het standpunt van de ander, wanneer ze elkaar beter kennen en weten dat dit ‘mag’. Kenniscreatie en innovatie zijn daarom meestal pas mogelijk in langer bestaande CoP’s.
• Om dit proces te versnellen helpt het als deelnemers een persoonlijke pagina aanmaken waarin ze vertellen over zichzelf, hun drijfveren, doelstellingen en verwachtingen. Voorwaarde is dat deelnemers open staan voor ideeën van anderen om de kennis van de community verder te ontwikkelen.

Loslaten op het juiste moment
Randvoorwaarde voor een succesvolle CoP is de kunst van het loslaten. De organisatie (veelal gerepresenteerd door de sponsor) moet ruimte bieden voor vernieuwingsgerichtheid en professionaliteit, waarbij uitdagingen en kansen worden gecreëerd, maar ook eisen worden gesteld. De initiatiefnemer en trekker moeten de verantwoordelijkheid bij de deelnemers durven neer te leggen. En tot slot draagt de deelnemer bij door een open en lerende houding ten aanzien van zichzelf en de andere deelnemers.

Tot slot

Je kunt ook kijken wat betrokkenen bij CoPs er zelf over zeggen in deze of deze community over communities.

De tekst uit dit artikel komt grotendeels uit een deze maand verschenen artikel over Communities of Practice (pdf, zie p.22-27). In dit artikel wordt iets dieper ingegaan op de theorievorming rondom CoPs, een praktijkvoorbeeld van CoPs in het MKB en de verschillende rollen die te onderscheiden zijn bij het creëren van een CoP.

Meer informatie:

• Communities 2.0
• “Communities of Practice in de Digitale Universiteit” (Hezemans en Ritzen)
• “Communities of Practice: Going one Step too Far?” (Kimble & Hildreth)
• Let’s get more positive about the term ‘lurker’
• “Communities of Practice: an overview” (Nickols)
• “Communities of Practice: Learning as a social system” (Wenger)
• Leren stimuleren en faciliteren middels een kennisportaal (Filius & Kresin)